 |
مكانيسم هاي تغيير
از: بهرام جاويدي نژاد
بديهي است كه تغيير يكي از پايه هاي اساسي پيشرفت است اما همواره بايد به روشها و مراحل و زمان مناسب اعمال آن توجه كامل داشت ، چرا كه هر سيستمي درمقابل تغيير از خود مقاومت نشان مي دهد. همچنين به دليل ميل هر سازمان به بي نظمي بايد مراحل تغيير بسيار بادقت انجام پذيرد. به دليل اينكه طي مراحل كار نبايد خط اصلي فراموش گردد، مديريت بايد با درنظرگرفتن اين موارد اقدام به تغيير كند.
حال بايد در درجه اول بين تغيير، تحول و انقلاب فرق قايل شد. اينكه يك سازمان نياز به تغيير دارد الزاما دليل بر اين نيست كه اين موضوع به تحول تبديل گردد. براي مثال اگر يك كارخانه توليدي موادغذايي در فروش خود دچار مشكل شده است بايد با بررسي وضع موجود تغييراتي در نوع ، اندازه و احتمالا بسته بندي و يا شايد در نحوه عرضه به بازار ايجاد كرد تا بتواند با بررسي بازخورها درنهايت راهكار مناسب جديد كه همانا تغييرمناسب است را پيدا كرد و اين بدين معنا نيست كه اساسا كارخانه را بايد منحل و كارخانه ديگري را ايجاد كرد. معمولا به همين دليل در خدمات و صنعت بيشتر بحث از تغيير بوده و به ندرت از تحول صحبت مي شود. در سازمانهاي كنوني مديران هر لحظه درپي ايجادتغييرات مناسب براي بهبود كار هستند و اين امر حتي حسب وسعت كارخانه به گروه خاصي كه به همين منظور استخدام شده اند واگذار گرديده كه با مطالعه بتواند روشهاي بهتري را ارائه كند. در ايجاد هر تغيير بايد مراحل ذيل مدنظر قرار گيرد.
1 - شناخت وضع موجود: شناسايي كامل سازمان از تمامي ابعاد شامل فضا، ابعاد، نوع فعاليت ، تعداد پرسنل و از همه مهمتر هدف نهايي و روند حركتي سازمان از گذشته تا به حال ، بسيار ضروري است . به فرض اينكه مشخص شود در يك سازمان بايد تغييري ايجاد گردد اولين سوال اين خواهدبود كه درحال حاضر اين روند به چه صورت انجام مي پذيرد و آيا امكان اين تغيير در سازمان تا به چه حد است و آيا اساسا با اين تغيير به اهداف سازمان نزديكتر خواهيم شد يا دورتر و آيا امكانات اين تغيير را در اين زمان خاص را داريم و به معناي ديگر در اين مقطع زماني تغيير به نفع سازمان خواهدبود ياخير.
2 - علت و نياز به اين تغيير: بايد دانست سازمان به چه دليل نياز به تغيير دارد، يعني درواقع داشتن مشكل كنوني سازمان و اينكه تغيير در كدام قسمت و با چه هدفي بايدصورت پذيرد و آيا اين تغيير مشكلات سازمان مرتفع خواهدشد يا خير. شايد با يك انتخاب غلط نه تنها به اهداف مان نزديكتر نخواهيم شد بلكه چه بسا دورتر هم خواهيم شد.
3 - شناخت تغيير: شناخت خود تغييرات بطوركامل . يعني اگر تمايل داريم قسمتي از خط توليدرا عوض نماييم ، بايد نسبت به آن قسمت جايگزين شده اطلاعات كافي به دست آورد ونسبت به توانايي ها و عدم توانايي هاي قسمت تعويض شده شناخت كامل پيدا كرد. درواقع بايددانست با تعويض اين قسمت جديد سيستم چقدر كاراتر خواهدشد.
4 - توانايي ايجاد تغيير براي سازمان : پس ازبررسي مراحل فوق بايد به موضوع توانايي سازمان براي ايجاد آن تغيير فكر كرد و بايدبررسي شود اين تغيير چه ابعاد مالي و هزينه هاي جنبي براي سازمان به بار خواهدآورد و درواقع اين تغيير به چه قيمتي انجام خواهدشد. چرا كه اين امكان وجود دارد كه با وجود نياز، اين تغييربار مالي زيادي كه بيش از نفع آن باشد ايجاد كندو يا به بيان ساده تر با وجود نياز به تغيير اين عمل مقرون به صرفه نباشد يا از ابعاد ديگر نيز نيروي انساني ، مكان و... ممكن است سازمان توانايي انجام آن را نداشته باشد.
5 - تعدد تغييرات : حتي المقدور تغييرات بايدبه صورت منفرد اعمال شود و تاحد امكان ازانجام تغييرات متعدد در يك زمان خودداري كرد.چرا كه اين امكان وجود دارد كه در كثرت تغييرات ، هدف اصلي بي معنا گردد و كاركنان دچار سردرگمي شوند كه در اين حالت نه تنها به اهداف سازمان نزديك نخواهيم شد بلكه اين امكان وجود دارد كه سازمان را در خطر نابودي قرار دهيم .
6 - بررسي مراحل تغيير: بعضا وسعت تغييرامكان اعمال يكباره آن را نمي دهد و بايد براي اعمال تغيير مراحلي را پي ريزي كرد و درهرمرحله دقتهاي لازم انجام گرفته و محيط را براي مرحله بعد آماده ساخت .
7 - روش و زمان اعمال تغيير: اينكه تغييرضروري است و نياز سازمان بر اين است وتوانايي سازمان نيز امكان اين تغيير را مي دهدشرط لازم است اما روش و زمان اعمال تغيير نيزداراي اهميت خاصي است كه اگر تغيير در زمان مقرر انجام پذيرد مي تواند بازده مناسب خود راداشته باشد.
8 - آموزش كاركنان : براي انجام درست وصحيح تغيير بايد به كاركنان آموزشهاي لازم داده شود به گونه اي كه علت و نياز به تغيير در سازمان براي هريك از پرسنل روشن گردد، تا با همياري آنها بتوان انجام تغيير را به طرز كامل و صحيح اجرا كرد.
9 - مرحله آخر بررسي بازخورهاي ناشي ازتغيير: با بررسي بازخورها مي توان به موثربودن تغيير پي برد و احيانا با بررسي مجدد مي توان تغييرات در تغيير ايجاد كرد.
از: بهرام جاويدي نژاد
بديهي است كه تغيير يكي از پايه هاي اساسي پيشرفت است اما همواره بايد به روشها و مراحل و زمان مناسب اعمال آن توجه كامل داشت ، چرا كه هر سيستمي درمقابل تغيير از خود مقاومت نشان مي دهد. همچنين به دليل ميل هر سازمان به بي نظمي بايد مراحل تغيير بسيار بادقت انجام پذيرد. به دليل اينكه طي مراحل كار نبايد خط اصلي فراموش گردد، مديريت بايد با درنظرگرفتن اين موارد اقدام به تغيير كند.
حال بايد در درجه اول بين تغيير، تحول و انقلاب فرق قايل شد. اينكه يك سازمان نياز به تغيير دارد الزاما دليل بر اين نيست كه اين موضوع به تحول تبديل گردد. براي مثال اگر يك كارخانه توليدي موادغذايي در فروش خود دچار مشكل شده است بايد با بررسي وضع موجود تغييراتي در نوع ، اندازه و احتمالا بسته بندي و يا شايد در نحوه عرضه به بازار ايجاد كرد تا بتواند با بررسي بازخورها درنهايت راهكار مناسب جديد كه همانا تغييرمناسب است را پيدا كرد و اين بدين معنا نيست كه اساسا كارخانه را بايد منحل و كارخانه ديگري را ايجاد كرد. معمولا به همين دليل در خدمات و صنعت بيشتر بحث از تغيير بوده و به ندرت از تحول صحبت مي شود. در سازمانهاي كنوني مديران هر لحظه درپي ايجادتغييرات مناسب براي بهبود كار هستند و اين امر حتي حسب وسعت كارخانه به گروه خاصي كه به همين منظور استخدام شده اند واگذار گرديده كه با مطالعه بتواند روشهاي بهتري را ارائه كند. در ايجاد هر تغيير بايد مراحل ذيل مدنظر قرار گيرد.
1 - شناخت وضع موجود: شناسايي كامل سازمان از تمامي ابعاد شامل فضا، ابعاد، نوع فعاليت ، تعداد پرسنل و از همه مهمتر هدف نهايي و روند حركتي سازمان از گذشته تا به حال ، بسيار ضروري است . به فرض اينكه مشخص شود در يك سازمان بايد تغييري ايجاد گردد اولين سوال اين خواهدبود كه درحال حاضر اين روند به چه صورت انجام مي پذيرد و آيا امكان اين تغيير در سازمان تا به چه حد است و آيا اساسا با اين تغيير به اهداف سازمان نزديكتر خواهيم شد يا دورتر و آيا امكانات اين تغيير را در اين زمان خاص را داريم و به معناي ديگر در اين مقطع زماني تغيير به نفع سازمان خواهدبود ياخير.
2 - علت و نياز به اين تغيير: بايد دانست سازمان به چه دليل نياز به تغيير دارد، يعني درواقع داشتن مشكل كنوني سازمان و اينكه تغيير در كدام قسمت و با چه هدفي بايدصورت پذيرد و آيا اين تغيير مشكلات سازمان مرتفع خواهدشد يا خير. شايد با يك انتخاب غلط نه تنها به اهداف مان نزديكتر نخواهيم شد بلكه چه بسا دورتر هم خواهيم شد.
3 - شناخت تغيير: شناخت خود تغييرات بطوركامل . يعني اگر تمايل داريم قسمتي از خط توليدرا عوض نماييم ، بايد نسبت به آن قسمت جايگزين شده اطلاعات كافي به دست آورد ونسبت به توانايي ها و عدم توانايي هاي قسمت تعويض شده شناخت كامل پيدا كرد. درواقع بايددانست با تعويض اين قسمت جديد سيستم چقدر كاراتر خواهدشد.
4 - توانايي ايجاد تغيير براي سازمان : پس ازبررسي مراحل فوق بايد به موضوع توانايي سازمان براي ايجاد آن تغيير فكر كرد و بايدبررسي شود اين تغيير چه ابعاد مالي و هزينه هاي جنبي براي سازمان به بار خواهدآورد و درواقع اين تغيير به چه قيمتي انجام خواهدشد. چرا كه اين امكان وجود دارد كه با وجود نياز، اين تغييربار مالي زيادي كه بيش از نفع آن باشد ايجاد كندو يا به بيان ساده تر با وجود نياز به تغيير اين عمل مقرون به صرفه نباشد يا از ابعاد ديگر نيز نيروي انساني ، مكان و... ممكن است سازمان توانايي انجام آن را نداشته باشد.
5 - تعدد تغييرات : حتي المقدور تغييرات بايدبه صورت منفرد اعمال شود و تاحد امكان ازانجام تغييرات متعدد در يك زمان خودداري كرد.چرا كه اين امكان وجود دارد كه در كثرت تغييرات ، هدف اصلي بي معنا گردد و كاركنان دچار سردرگمي شوند كه در اين حالت نه تنها به اهداف سازمان نزديك نخواهيم شد بلكه اين امكان وجود دارد كه سازمان را در خطر نابودي قرار دهيم .
6 - بررسي مراحل تغيير: بعضا وسعت تغييرامكان اعمال يكباره آن را نمي دهد و بايد براي اعمال تغيير مراحلي را پي ريزي كرد و درهرمرحله دقتهاي لازم انجام گرفته و محيط را براي مرحله بعد آماده ساخت .
7 - روش و زمان اعمال تغيير: اينكه تغييرضروري است و نياز سازمان بر اين است وتوانايي سازمان نيز امكان اين تغيير را مي دهدشرط لازم است اما روش و زمان اعمال تغيير نيزداراي اهميت خاصي است كه اگر تغيير در زمان مقرر انجام پذيرد مي تواند بازده مناسب خود راداشته باشد.
8 - آموزش كاركنان : براي انجام درست وصحيح تغيير بايد به كاركنان آموزشهاي لازم داده شود به گونه اي كه علت و نياز به تغيير در سازمان براي هريك از پرسنل روشن گردد، تا با همياري آنها بتوان انجام تغيير را به طرز كامل و صحيح اجرا كرد.
9 - مرحله آخر بررسي بازخورهاي ناشي ازتغيير: با بررسي بازخورها مي توان به موثربودن تغيير پي برد و احيانا با بررسي مجدد مي توان تغييرات در تغيير ايجاد كرد.
