| مديريت عوامل محيطي |
| از: عبدالمحمد مهدوي |
|
كمبود مواد و منابع مالي باعث وابستگي سازمان به منابع خارجي ميشود. وابستگي به منافع مشترك باعث بالارفتن قدرت سازمانهاي ديگر ميگردد. سازمانها در واكنش به نيازهاي خود ميكوشند تا بين استقلال و داشتن رابطه بين سازماني نوعي تعادل برقرار كنند. سازمانها براي ايجاد رابطه سازماني مطلوب و تامين منابع كمياب از روشهاي گوناگوني استفاده ميكنند. سازمانها با بستن قراردادها، مديريت مشاركتي و به مالكيت درآوردن سازمانهاي ديگر از ميزان وابستگي خود به محيط ميكاهند. شركتها علاوه بر تامين منابع، ايجاد روابط مطلوب سازماني تلاش ميكنند تا محيط را نيز تغيير دهند. چكيده در اين نوشتار به بررسي رابطه سازماني مطلوب و تامين منابع كمياب پرداخته شده و يكي از جنبههاي رابطه بين محيط و سازمان كه بر سازمانها اثر ميگذارد، نياز به مواد و منابع مالي است. منابع ارزشمند در محيط كمياب است و سازمان براي بقا يا ادامه حيات خود به منابع ارزشمند نياز شديد دارد. سهيم شدن در ريسكهايي كه ورود به بازارهاي جديد يا افزايش طرحها درپي خواهند داشت، كاهش هزينهها، تقويت وجهه سازمان در صنايع يا تكنولوژي خاص ازجمله دلايل برقراري روابط بين سازماني است. سازمانها براي كنترل عوامل محيطي يكي از اين استراتژيها را بهاجرا درميآورند: 1 - ايجاد رابطه مطلوب با عوامل اصلي محيط و 2 - تغيير دادن عوامل حاكم بر محيط. استراتژيهاي ايجاد روابط بين سازماني كه در اين مقاله به تبيين آنها پرداخته شده عبارتند از: مالكيت، بستن قرارداد، دعوت به همكاري، استخدام مديريت اجرايي، تبليغ كردن و روابطعمومي. همچنين به تغيير دادن عامل خارجي، فعاليت سياسي - مقررات، شوراهاي تجاري و فعاليتهاي غيرقانوني به عنوان ساير استراتژيهايي كه سازمانها براي تحت كنترل درآوردن عوامل خارجي بهاجرا درميآورند اشاره شده است. مقدمه محيط خارجي بر شيوه كاركرد سازمان و پديده عدم اطمينان كه مديريت با آن روبرو ميشود اثرات شديد دارد. معمولاً سازمانها بهصورت سيستمهاي باز اجتماعي هستند. بيشتر آنها با صدها عامل خارجي سروكار دارند. تغيير و پيچيدگي محيط نقش بسيار مهمي در طرحريزي و عمل سازمانها دارند. منشأ بيشتر فعاليتها، تصميمات و نتايج سازمان محيط خارجي است. محيطهاي سازماني، ازنظر عدم اطمينان و وابستگي به منابع، متفاوتاند. عدم اطمينان نتيجه دو بعد پايدار - ناپايدار و ساده - پيچيدهبودن محيط است. كمبود مواد و منابع مالي باعث وابستگي سازمان به منابع خارجي ميشود. در اين نوشتار به تبيين وابستگي سازمان به منابع و استراتژيهاي ايجاد رابطه سازماني مطلوب براي تامين منابع كمياب پرداخته ميشود. وابستگي به منابع يكي از جنبههاي رابطه بين محيط و سازمان كه بر سازمانها اثر ميگذارد، نياز به مواد و منابع مالي است. منابع ارزشمند در محيط كمياب است و سازمان براي بقا يا ادامه حيات خود به منابع ارزشمند نياز شديد دارد. تحقيقي در اين زمينه انجام شده كه آن را «ديدگاه وابستگي منابع» ناميدهاند. معني عبارت وابستگي به منابع اين است كه سازمان به محيط وابسته است ولي همواره تلاش ميكند تا اين منابع را تحت كنترل خود درآورد و بدينوسيله ميزان وابستگي خود را به پايينترين حدممكن برساند.(1) خلاصه در اين الگو فرض ميشود كه سازمانها ازنظر منابع به عوامل محيطي وابستهاند، مثل وابستگي كه سازمانها به عرضهكنندگان مواداوليه، مشتريان، رقبا، و قانونگذاري دارند.(2) سازمان ممكن است دست به كار شود تا آن منابع را به دست آورد و آنها را حفظ كند (براي مثال، بستن قراردادهاي بلندمدت در رابطه با يك كشف جديد). همچنين امكان دارد كه سازمان با ديگر سازمانها همكاري يا اشتراك مساعي كند. استراتژي سازمان باتوجه به اهميت نسبي هريك از چيزهايي كه به آنها وابسته است، فرق ميكند.(3) روابط بين سازماني روابط بين سازماني براي چه؟ دلايلي اصلي از اين قرارند: سهيم شدن در ريسكهايي كه ورود به بازارهاي جديد يا افزايش طرحها درپي خواهند داشت، كاهش هزينهها، تقويت وجهه سازمان در صنايع يا تكنولوژي خاص.(4) «رابطه بين سازماني» چنان پرقدرت است كه به اعتقاد بسياري از افراد صاحبنظر، يكي از دلايل اصلي موفقيت ژاپن در بازارهاي جهاني است و ميتسوبيشي را بهعنوان نمونه معرفي ميكنند. قدرت و وابستگي داشتن روابط رسمي با ساير سازمانها باعث ميشود كه مديران بامعماي بسيار مشكلي روبرو شوند. سازمانهاي آمريكايي براي تامين منابع با ساير سازمانها ارتباط برقرار ميكنند تا از ميزان ضربهپذيري خود بكاهند. ولي، از سوي ديگر مايلند كه عدم وابستگي، خودمختاري و استقلال خود را به حداكثر برسانند. داشتن رابطه بين سازماني مستلزم هماهنگي است و امكان دارد كه اينگونه ارتباطات آزادي عمل سازمانها را (ازنظر تصميمگيري) بكاهد زيرا در چنين حالتي به هنگام تصميمگيري بايد به نيازها و هدفهاي ساير سازمانها هم توجه كنند. بنابراين، يك سازمان در اثر ايجاد رابطه با ساير سازمانها و تامين منابع، مقدار زيادي از خودمختاري خود را از دست خواهد داد. وابستگي به منافع مشترك باعث بالارفتن قدرت سازمانهاي ديگر ميشود. اگر سازماني براي تامين منابع ارزشمند، به سازمانهاي ديگر وابسته باشد، آن سازمانها ميتوانند بر فرايند تصميمگيري مديريت اعمال نفوذ كنند.(5) ابعاد موثر بر وابستگي 1 - درجه فراواني - كميابي: حدودي كه منابع موردنياز سازمان قابل دسترس در محيط ميباشند - براي مثال دسترسي به نفت براي يك كارخانه شيميايي (رجوع شود بهPFEFFER : (1979AND SALANCIK, 8791, ALDRICH, . 2 - درجه تمركز - پراكندگي: حدودي كه منابع موردنياز بهطور مساوي در محيط پخش شده باشند. براي مثال تمركز اقتصادي با نسبت فروش يك صنعت تعريف ميشود كه به وسيله چهار يا هشت تا از بزرگترين شركتها كنترل ميشود (رجوع شود بهPFEFFER AND : (1968SALANCIK, 8791, NUTTER, . 3 - درجه هماهنگي - ناهماهنگي: حدود مواجهه يك سازمان با يك سري از عوامل موجود محيطي كه فعاليتهاي آنها بايد همخوان يا ساختاريافته شوند. براي مثال آيا يك فروشنده با فروشگاههاي خردهفروش مستقل يا سوپرماركتهاي زنجيرهاي مواجه است؟ هرچه منابع كميابتر، تمركز بيشتر و هرچه هماهنگي عوامل موجود در محيط بيشتر باشد، درجه وابستگي سازمان بيشتر است.(6) كنترل كردن منابع سازمانها در واكنش به نيازهاي خود ميكوشند تا بين استقلال و داشتن رابطه بين سازماني نوعي تعادل برقرار كنند. آنها از طريق اقداماتي كه درجهت تغيير دادن و تحت اداره و كنترل خود درآوردن ساير سازمانها انجام ميدهند ميكوشند تا چنين تعادلي را بهوجود آورند. شركت اصلي براي حفظ بقاي خود ميكوشد تا به عوامل محيطي دست يابد و آنها را تغيير دهد يا تحت كنترل خود درآورد. شركتها، براي كنترل عوامل محيطي يكي از اين استراتژيها را بهاجرا درميآورند: 1 - ايجاد رابطه مطلوب با عوامل اصلي محيط و 2 - تغيير دادن عوامل حاكم بر محيط. در نمودار شماره 1 روشهايي كه در هريك از اين استراتژيها به اجرا درميآيد، ارائه شدهاند. اين يك قانون كلي است كه اگر سازماني احساس كند منابع ارزشمند موردنيازش كمياب است، يكي از استراتژيهاي نمودار شماره يك را بهاجرا درخواهدآورد و سعي نميكند به هر قيمتي تنها بماند. ايجاد روابط بين سازماني مالكيت، شركتها براي ايجاد رابطه بين سازماني، در مواردي درصدد خريدن شركتي برميآيند كه ميخواهند بر آن كنترل داشته باشند. اين اقدام باعث ميشود كه شركت خريدار به تكنولوژي، محصولات يا ساير منابع دسترسي پيدا كند كه دايم به آنها نياز دارد. فرايند به مالكيت خود درآوردن و دردست گرفتن كنترل شركتها به روشهاي خاصي صورت ميگيرد كه به زبان حسابداري آنها را ادغام (MORGER) و خريد شركت (ECQUISITION) مينامند. يك شكل از خريدن شركت را كه الحاق افقي مينامند هنگامي رخ ميدهد كه يك شركت مالكيت شركت ديگري كه در همان صنعت فعاليت ميكند بهدست آورد، الحاق افقي شركتها زماني رخ ميدهد كه يك شركت اقدام به خريد شركتي ميكند كه عرضهكننده مواداوليه يا توزيعكننده محصولاتش است. نمودار 1 بستن قرارداد و مشاركت خاصJOINT ) VENTURE). شركتها براي كاهش عدم اطمينان اقدام به بستن قرارداد يا پيمان ميكنند و بدينوسيله نوعي رابطه قانوني با شركت ديگر بهوجود ميآورند. دعوت به همكاري. اين وضع به موردي گفته ميشود كه سازمان، رهبران يك بخش مهم را به عضويت خود درآورد. گاهي يك سازمان، مشتريان يا عرضهكنندگان ذينفوذ را به عضويت هيئتمديره خود درميآورد. مديريت مشترك نوعي رابطه رسمي است كه بين دو سازمان برقرار ميشود. اين نوع رابطه هنگامي بين دو سازمان برقرار ميشود، كه يكي از اعضاي هيئت مديره يك شركت به عضويت هيئت مديره شركت ديگر درآيد. موجوديت اين فرد به صورت رابطهاي درميآيد كه بين اين دو شركت برقرار ميشود و ميتواند بر سياستها و تصميمات آنها اثر بگذارد. رابطهاي كه بهوسيله يك نفر بين دو شركت بهوجود آيد مديريت مشترك مستقيمDIRECT ) INTERLOCK) مينامند. هنگامي اين رابطه به صورت مديريت مشترك غيرمستقيم است كه يك مدير از شركت الف و يك مدير از شركت ب عضو هيئت مديره شركت ج باشند. استخدام مديران سرشناس. نقل و انتقال مديران اجرايي سرشناس، يكي ديگر از روشهايي است كه سازمانها سعي ميكنند بدانوسيله با سازمانهاي خارجي رابطه مطلوبي برقرار كنند. وجود كانالهاي اثربخش ميتوانند از ميزان عدم اطمينان محيط (ازنظر مالي) و وابستگي سازمانها بكاهند. تبليغ، روابط عمومي. سازمانها از گذشتههاي دور به صورت سنتي ميكوشيدهاند تا از طريق تبليغ با محيط خارجي رابطه مطلوب برقرار كنند. سازمانها پولهاي بسيار زيادي خرج ميكنند تا بر سليقههاي مصرفكنندگان اثر بگذارند. بويژه در صنعتهايي كه براي جلبنظر مشتريان به شدت با يكديگر رقابت ميكنند و براي آنها كه تقاضا براي كالايشان تغييرات زيادي ميكند، تبليغات اهميت زيادي دارد. روابط عمومي هم همانند تبليغات است، با اين تفاوت كه هدف آنها جلب نظر عموم مردم است. كساني كه در روابط عمومي كار ميكنند ميكوشند تا در سخنرانيها، مصاحبههاي مطبوعاتي و تلويزيوني تصوير خوبي از يك سازمان ارائه كنند. نتيجهگيري سازمانها براي ايجاد رابطه سازماني مطلوب و تامين منابع كمياب از روشهاي گوناگوني استفاده ميكنند. يك سازمان با ايجاد رابطه سازماني ميكوشد تا محيط خارجي و عوامل آسيبپذير را تحت كنترل خود درآورد. سازمانها با بستن قراردادها، مديريت مشاركتي و به مالكيت درآوردن سازمانهاي ديگر از ميزان وابستگي خود به محيط ميكاهند. براي مثال، در نخستين سالهاي دهه 1980 بسياري از شركتهاي سازنده فيلم و آنها كه در امور سينمايي فعاليت ميكردند و با ريسكهاي سنگين و منابع كمياب روبرو ميگرديدند درهم ادغام شدند. شركتها، علاوه بر اين كه براي تامين منابع، روابط سازماني مطلوب ايجاد ميكنند، در برخي موارد درصدد تغيير دادن محيط برميآيند؛ براي اعمال نفوذ بر محيط يا تغيير دادن آن از روشهاي تغيير دادن قلمرو، مقررات و فعاليتهاي سياسي، شوراهاي تجاري و فعاليتهاي غيرقانوني استفاده ميكنندO . منابع و مأخذ: - DAVID ULRICH AND JAY B.BARNEY,1 PERSPECTIVES IN ORGANIZATIONS:" RESOURCE DEPENDENCE, EFFICIENCY, AND POPULATION," ACADEMY OF .81-471(4891), PP. 9MANAGEMENT REVIEW - M.E. PORTER. COMPETITIVE STRATEGY2 .(1980NEW YORK: FREE PRESS, ) 3 - ريچارد ال دفت، تئوري سازمان و طراحي ساختار؛ ترجمه علي پارسائيان و سيدمحمد اعرابي، تهران: چاپ اول، انتشارات وزارت امورخارجه، 1374، ص 177. - CHRISTINE OLIVER, "DETERMINANTS4 OF INTERORGANIZATIONAL RELATIONSHIPS: INTEGRATION AND FUTURE DIRECTIONS," ACADEMY OF .65-5241(0991), PP.1MANAGEMENT REVIEW 5 - ريچارد ال دفت، تئوري سازمان و طراحي ساختار، ص 175. 6 - ريچارد اسكات، سازمانها: سيستمهاي عقلايي، طبيعي و باز، ترجمه دكتر حسن ميرزايي اهرنجاني و فلورا سلطاني تيراني، تهران: انتشارات دانشكده مديريت دانشگاه تهران، 1374، صص 229-228. O عبدالمحمد مهدوي: مديرعامل موسسه تحقيقات و مشاوره مديريت بديعانديش |
