| سازمانها و نظام اطلاعات باز |
| از: علي رضائي |
|
مقدمه دنياي امروز تا مرحلهاي از وابستگي به اطلاعات پيشرفته است كه ناچار بايد آنرا «عصر اطلاعات» ناميد. در قرن اخير، حدود 90% از تمامي دانش و اطلاعات طول تاريخ بشر توليد شده است. بههمين دليل است كه اقتصاد جهان روز به روز، بيشتر به اطلاعات بهعنوان ماده اوليه نياز پيدا ميكند، تا جايي كه طبق آمارهاي موجود، بيش از 60% از توليد ناخالص كشورهاي امريكا و ژاپن منشا اطلاعاتي دارد. مقايسه كمي و كيفي آمار و اطلاعات توليدشده در كشورهاي پيشرفته و در حال توسعه مبين اين واقعيت است كه ميزان توسعه كشورها، با حجم و گستردگي نظامهاي توليد و انتقال آمار و اطلاعات ارتباط تنگاتنگ دارد. تصميمگيري در هر سطحي كه باشد، وابسته به وضعيت و شرايط دروني و بيروني يك سيستم است. اين وضعيت و شرايط با جمعآوري و پردازش دادهها و تبديل آنها به اطلاعات و آمار مشخص ميشود. از اينرو براي تصميمگيري موثر كه وظيفه عمده يك مدير موثر است، نياز به سيستمهايي است كه دادهها را جمعآوري كرده، دستهبندي و تحليل كند و سپس اطلاعات حاصل را در قالبي سازمان يافته به مدير ارائه دهد. اطلاعات، ماده خام تفكر است و تفكر عامل اساسي نوآوري وخلاقيت. درواقع بدون وجود آمار و اطلاعات، هيچ تصميم درستي گرفته نميشود و هيچ تغيير مثبتي انجام نخواهد شد. وظايف مديران هنري مينتزبرگ نقش مديران را بهصورت زير تقسيمبندي ميكند: 1 - نقش مراودهاي: َ رسمي: شركت در مراسم رسمي، انجام وظايف روزمره قانوني و اجتماعي؛ َ رهبري: انگيزش كاركنان، امور استخدامي و آموزش كاركنان؛ َ شبكهسازي: شبكهسازي با خارج سازمان. 2 - نقش اطلاعاتي: َ گيرنده اطلاعات: جستجو و دريافت اطلاعات از داخل و خارج سازمان (مركز اعصاب بيروني و دروني)؛ َ توزيعكننده اطلاعات: انتقال اطلاعات دروني و بيروني به كاركنان؛ َ سخنگو: انتقال آمار و اطلاعات به خارج، انجاموظيفه بهعنوان كارشناس در نشستي كه سازمان در آن است. 3 - نقشهاي تصميمگيري: َ كارآفريني: بررسي سازمان و محيط پيراموني آن جهت يافتن فرصتها براي سازمان، ايجاد و توسعه طرحهاي نو، تحول؛ َ مشكلگشا: انجام عمليات اصلاحي، وقتي سازمان با مسايل مهم و غيرمنتظره مواجه ميشود؛ َ تخصيصدهنده منابع: تصميمگيري در مورد تخصيص منابع سازمان از هرنوع؛ َ مذاكرهكننده: انجام مذاكرات بهنمايندگي از سازمان. باتوجه به وظايف و نقشهاي مدير كه اشاره شد، ميتوان چنين نتيجه گرفت كه مديريت برپايه شناخت و شناخت بر پايه اطلاعات است. مديريت ارشد صرفاً برپايه اطلاعات و آمار ميتواند سازمان را از تلاطمهاي محيطي به بهترين نحو، رها ساخته و براي مبارزه با مخاطرات آينده، سازمان را آماده سازد. مديريت مياني نيز براي تصميمگيريهاي عملياتي خود جهت كنترل فرآيند فعاليتها و خدمات و همچنين كنترل محصولات، بهاين ابزار نيازمند است. مزاياي وجود نظام آمار و اطلاعات وجود نظام گردش روان و سريع آمار و اطلاعات، موجب مزاياي ذيل ميشود: مشخصشدن نقاط ضعف و قوت سازمان؛ فرصتهاي از دست رفته و فرصتهاي جديد مشخص ميشود؛ اجتناب از سطحينگري؛ جلوگيري از اعمال سليقهها مشخصترشدن اساس دلبستگي و همبستگي افراد درون سازمان؛ در رفع معضلات و گرفتاريها كاربرد فراوان دارد؛ زمينهساز ابداع، ابتكار و خلاقيت است؛ تصميمگيريهاي موثر و دقيق را بههمراه دارد؛ مخاطرات ريسك را كاهش ميدهد؛ موجب مزيت نسبي سازمان ميگردد؛ قابليت انطباق با محيط را فراهم ميسازد؛ زمينهساز تحول و تغيير است؛ امكان قياس بين بخشهاي مختلف و همچنين يك بخش در زمانهاي مختلف را فراهم ميكند. نظام آمار و اطلاعات باز بدون وجود اطلاعات بهموقع، دقيق و قابل فهم، تصميمگيريها براساس فرضيهها، شايعات، ظن و گمان، بيم و اميدها صورت ميپذيرد. براي اجتناب از اين نوع تصميمگيريها وجود يك نظام كارآمد و دقيق براي طبقهبندي و سازماندهي اطلاعات ضروري است. در عين حال از آنجا كه دسترسي افراد به تمامي اطلاعات ميتواند منافع بعضي از شركتها و سازمانها را در معرض خطر قرار دهد، دولتها و سازمانها اقداماتي را نظير تدوين و تعريف سطوح دسترسي به اطلاعات در اين جهت، در پيش گرفتهاند. سوابق و تجربيات كشورها در حال حاضر در تمام كشورهاي صنعتي، آمار و اطلاعات بهصورت آزاد (نظام آمار و اطلاعات باز) در اختيار عموم قرار دارد. البته بايد خاطرنشان كنيم كه اصل «گمنامي» در تهيه و انتشار اين نوع آمار و اطلاعات رعايت ميگردد. در ژاپن سازمانها و ادارات دولتي موظف به ارائه همهگونه اطلاعات به مشتريان خود هستند. در اكثر كشورهاي پيشرفته، از دهه 1950، يك سازمان قانونگذاري وجود داشته كه كارفرمايان را ملزم ميسازد كه اطلاعات مربوط به ليست اشتغال، ارزيابي مشاغل، نرخهاي پرداخت و ساختارهاي آن و هرگونه تغييرات در شرايط استخدام و روشهاي كار خود را در اختيار نمايندگان شوراهاي كارگري يا اتحاديه تجاري قرار دهند. براساس اصلاحيه قانون كار در انگليس، روساي هيئتمديره شركتها، ملزم شدند نسبت به تهيه اطلاعات بهطور منظم درباره مسائل مربوط به كاركنان و ارائه آن اطلاعات به كاركنان اقدام كنند. آنها همچنين موظف شدند تا در مورد گزارش نشستهاي مشورتي كه بهطور مرتب با كاركنان يا نمايندگان آنها قبل از اتخاذ تصميمهايي كه احتمال دارد بر منافع كاركنان تاثير بگذارد، گزارشي ارائه دهند. در ميان كشورهاي معتقد به نظام آمار و اطلاعات باز، بلژيك داراي جامعترين الزامات قانوني نشر آمار و اطلاعات است. كارفرمايان ملزم هستند اطلاعات و آمار مربوط به استخدام اوليه، مالي و سازماني را در اختيار شوراهاي كارگري قرار دهند. اين اطلاعات بايد حداقل سالي يك بار بهصورت مكتوب و هرسه ماه يك بار بهصورت شفاهي و نيز بههنگام حوادث پيشبيني نشده و ساير سوانح عمده كه ممكن است بازتاب قابل توجهي روي تعهدات شركت يا كاركنان آن داشته باشد، تهيه گردد. در هرموردي كه تصميمي از سوي مديريت ممكن است تاثيري مانند اخراج گروهي (تعديل كاركنان) موقت يا سازماندهي مجدد كار داشته باشد، اطلاعات بايد قبل از اتخاذ چنين تصميمي و بهمنظور فراهمآوردن فرصت مشاوره، در اختيار كاركنان قرار بگيرد. در سال 1980، در كميسيون اروپا، دستورالعملي بهتصويب رسيد كه كليه شركتهاي فعال (اعم از چندمليتي و ملي محلي) در كشورهاي عضو جامعه اقتصادي اروپا را ملزم ميساخت هر شش ماه يك بار از طريق مديريت شركت، آمار و اطلاعات را در اختيار نمايندگان كاركنان قرار دهند. البته اين شركتها بايد حداقل 100 نفر پرسنل داشته باشند. اطلاعاتي را كه شركتها ملزم به ارائه آن هستند شامل موارد ذيل است: 1) ساختار و وضعيت نيروي انساني؛ 2) وضعيت اقتصادي و مالي؛ 3) وضعيت شركت و توسعه احتمالي توليد و فروش؛ 4) وضعيت استخدام و روند احتمالي آن؛ 5) برنامههاي توليد و سرمايهگذاري؛ 6) تحقيق و برنامههاي توسعه؛ 7) روشهاي توليد و كار، بهويژه معرفي روشهاي جديد كار؛ 8) ساير اقدامات و روشهايي كه تاثير بسزائي روي منافع كاركنان دارد. در انگليس دولت و سازمانها تنها در اين موارد مجازند كه اطلاعات را افشا نكنند: 1) مغاير با منافع امنيت ملي باشد؛ 2) مغاير با قانون باشد؛ 3) مربوط به يك فرد گردد؛ 4)بهطور محرمانه دراختيار قرار گرفته باشد؛ 5) موضوع دعواي حقوقي گردد؛ 6) موجب آسيب جدي به سازمان گردد. نتيجهگيري ضرورت وجود و دسترسي آسان به اطلاعات و آمارها، دولتها، مديريتها، اتحاديهها و... را بيش از پيش متوجه اهميت اطلاعات و آمار گردانده است. از تجربيات بهدست آمده از كشورهاي پيشرفته و صنعتي مشخص ميگردد اولاً الزامات قانوني و مشخصي جهت نشر و دسترسي به اطلاعات و آمار در آن كشورها وجود دارد و ثانياً خود شركتها و مديران نيز با مزايا و محاسن دسترسي به آمار و اطلاعات آشنا گرديدهاند و نسبت به سهيمكردن ديگران در آمار و اطلاعات خود، راغب هستند. در كشور ما متاسفانه هيچ نظام مشخصي براي تهيه دادهها و تبديل به اطلاعات و آمار وجود ندارد. در بعضي از سازمانهايي كه باتوجه به نياز به اطلاعات و آمار، اقداماتي صورت دادهاند، يا با شكست مواجه شدهاند و يا پيشرفت چنداني نداشتهاند. يكي از علل عمده اين شكست، بهانه بعضي مديران و مسئولان است كه انتشار اطلاعات و آمار ممكن است به منافع سازمان لطمه بزند و يا جناحهاي ديگر و رقبا از آن سوءاستفاده كنند. از اينرو پيشنهاد ميشود كميتههايي تشكيل گردد كه به بررسي و نظاممندكردن آمار و اطلاعات در داخل سازمانها اقدام كنند. آنگاه دولت نيز ميتواند در تدوين سياستهاي ملي در اين جهت نقش موثري داشته باشد. در آمريكا نيز نظام اطلاعات بهشكل سازمانيافته و منسجم وجود دارد. در اهميت نظام اطلاعرساني اين كشور همين بس كه در صنعت اطلاعرساني امريكا بيش از سه ميليون نفر مشغول بهكار هستند. براساس آمارهاي منتشرشده اين صنعت 114 هزار شركت با 623 ميليارد دلار سرمايه در گردش را در بر ميگيردO. منابع 1 - روزنامه همشهري، 5 آبان 78، شماره 1964 2 - نشريه توسعه، شماره 36 /www.hermesgroup. com/whitepapers/ info -/http: /intensive /spr. das. state. or. us/irmplan/instruct.htm/http: |
