سيستم اطلاعات مديريت منابع انساني 

از: سيدبابك علوي 


چكيده 
يكي از ابزارهاي مهم در نظام مديريت منابع انساني ، بويژه در سازمانهاي بزرگ "سيستم اطلاعات مديريت منابع انساني ""1" است . اين سيستم اطلاعاتي قادر است تا با استفاده ازپايگاههاي داده در رابطه با نيروي انساني سازمان ، اطلاعات موردنياز را براي تصميم گيري مديران مياني و مديران ارشد سازمان دررابطه بامديريت منابع انساني سازمان فراهم سازد. درنگاهي سيستمي مي توان گفت كه اين سيستم اطلاعاتي ، مي تواند به عنوان زير "سيستم ""2" درسيستم اطلاعات مديريت سازمان مطرح باشد وخود نيز به عنوان يك سيستم ، شامل دروندادهايي از داده هاي مرتبط با نيروي انساني و بروندادهايي است كه جهت برنامه ريزيهاي لازم در سطوح مختلف مديريت سازمان مورداستفاده قرار مي گيرد. در اين مقاله بدون اينكه بحث مقدماتي بر روي انواع سيستم هاي اطلاعاتي "3" صورت پذيرد، مستقيما به طرح موضوع سيستم اطلاعات مديريت درباره مديريت منابع انساني پرداخته شده و سعي درعرضه و بسط مفاهيم مربوطه دراين حوزه گرديده است .

مقدمه 
اطلاعات شرط لازم براي يك تصميم گيري صحيح است . فعاليتهاي كارمنديابي ، استخدام ،نگهداري ، بهسازي نيروي انساني "آموزش ،ارزشيابي ،..."، برنامه ريزي نيروي انساني و سايراجزا سيستم مديريت منابع انساني ، همگي نيازبه اطلاعات مناسب و در زمان صحيح خوددارند. درهركدام از فعاليتهاي موجود در مديريت منابع انساني ، گردش داده ها و اطلاعات مخصوص خود وجود دارد و با افزايش حجم آنها و نوع نياز مديران در سطوح مختلف سازمان به اطلاعات مناسب ، لزوم سازماندهي به اين امرو ايجاد سيستم صحيح براي آن داراي اهميت مي گردد. "سيستم اطلاعاتي مديريت منابع انساني " قادر است تا با توليد، سازماندهي ،نگهداري ، و توزيع اطلاعات نيروي انساني به مديران سازمان در سطوح مختلف تصميم گيري ،به عنوان يك ابزار بسيار ارزشمند مورداستفاده قرار گيرد.

1 - تحليل سازماني 
در هر سازمان باتوجه به سلسله مراتب موجود در آن مي توان حيطه تصميم گيريهاي متفاوتي را درنظر گرفت . در هر قسمت از سطوح سازماني ، حيطه تصميم گيريها و نوع برنامه ريزيهامتفاوت است . با حركت از سطوح پايين سازمان به سطوح بالاتر، تصميمات كلي تر و داراي تاثيرات بلندمدت تري مي گردند.
از طرف ديگر "مديريت منابع انساني " به عنوان يكي از دواير سازمان داراي گردش اطلاعات مخصوص خود در سطوح مختلف سازماني است .
در تقسيم بندي سازمان ، مديريت منابع انساني در رديف مديريت توليد و مديريت مالي قرار گرفته و انجام امور مربوط به آن به عهده حوزه اي معين واگذار گرديده است . اين حوزه ممكن است مستقيما تحت نظر رياست سازمان باشد يا اينكه با واسطه هايي تحت نظر رياست سازمان باشد... اما از آنجا كه سازمان به دست انسان طراحي و اداره مي شود و انسانهاي شاغل در كل سازمان موضوع اصلي مديريت منابع انساني هستند، مسائل نيروي انساني نمي تواندفقط به يك حوزه تخصصي محدود شود.درنتيجه تصميمات و عملكرد مسئولان امورپرسنلي در كليه سطوح سازماني و به تبع آن درعملكرد كلي سازمان تاثير مي گذارد."4" از اين رومي تون گفت كه نوع اطلاعات موردنياز و مرتبطبا مقوله "منابع انساني " در هر سطح از مديريت سازمان باتوجه به تفاوت موجود در حيطه هاي تصميم گيري در آنها متفاوت بوده و مي توان باتوجه به حيطه هاي تصميم گيري در هر سطح ، ونوع برنامه ريزي مديران آن سطوح در ارتباط باابعاد مختلف منابع انساني سطح و واحد خود،از داده هاي موجود، اطلاعات موردنياز راپردازش كرد."5"

2 - داده ها
"مديريت منابع انساني " شامل فعاليتهايي درزمينه هاي شناسايي انتخاب ، استخدام ، تربيت وپرورش ، نگهداشت و اصلاح رفتار كاركنان وساير فعاليتهاي مشابه است . چنانچه بررسي را ازپايين ترين سطح سازمان كه همان سطح عملياتي است ، شروع كنيم ، مي توان بانك داده هاي موجود را مورد مطالعه قرار داد. برخي ازمهمترين داده هايي كه مي توانند در پايين ترين سطح امور منابع انساني به صورت بانك داده نگهداري شوند، در جدول 1 - درج شده اند. اين بانكهاي داده ، نشان دهنده عمليات مختلف دردواير گوناگون سازمان و در ارتباط با مسايل مختلف نيروي انساني هستند."6"


جدول 1: نمونه اي از بانكهاي داده هاي مرتبط با نيروي انساني 
1 - حوادث كار
2 - تقاضاهاي استخدام 
3 - نتايج مصاحبه هاي استخدام 
4 - خروج از خدمت 
5 - انتقالات شغلي كاركنان به سايردواير يا سازمانها
6 - پرداخت حقوق كاركنان 
7 - شكايات 
8 - نمرات آزمون استخدامي 
9 - سلامت روحي و رواني 
10 - مصاحبه هاي خروج خدمت 
11 - مشخصات شغلي 
12 - شرح شغل 
13-برنامه هاي آموزشي وسوابق آموزشي كاركنان 
14 - تاريخچه پرسنلي 
15 - اطلاعات پزشكي كاركنان 
16 - پاداشهاي تعلق گرفته به كاركنان 
17-نتايج بررسيهاي ادواري سنجش روحيه وانگيزش 
18 - شغلهاي مالي 
19 - مهارتهاي كاركنان 
20 - نتايج ارزشيابي عملكرد كاركنان 
21 - حضور و غياب كاركنان 

از نگاه سيستمي مي توان گفت كه بانكهاي داده اشاره شده مي توانند به عنوان دروندادهاي سيستم تلقي شده و پردازشي كه روي آنهاصورت مي گيرد، آنها را تبديل به اطلاعات موردنياز مديران ، در سطوح مختلف مديريت كند.

3 - اطلاعات 
اطلاعات برخلاف داده ، اثر رفتاري دارند وبرخلاف آن توانايي انتقال معني و مفهومي خاص ، قابليت تفسير و تبيين شدن داشته ومبنايي براي تصميم گيري مي توانند باشند.
سيستم هاي مديريت اطلاعات با به دست آوردن ، نگهداري ، اصلاح و تركيب اين داده ها درشكلهاي مختلف و صور موردنياز تصميم گيري مديران ، توليد اطلاعات مي كنند.
بديهي است كه هركدام از داده هاي مربوط به امور نيروي انساني ازنظر سيكل حيات داده "7" بايكديگر متفاوت بوده و براي توليد اطلاعات صحيح ، بايد در زمانهاي مناسب بازيابي وذخيره سازي مجدد شوند. اين امر نشاندهنده لزوم وجود "واحد مديريت داده و اطلاعات " درسيستم اطلاعاتي است . همانطور كه گفته شد،براي طراحي اين سيستم اطلاعاتي نياز به شناخت حيطه هاي تصميم گيري مديران درسطوح مختلف سازمان در ارتباط با نيروي انساني داريم .
الف " سطح عملياتي : در قسمتهاي عملياتي ،عمدتا داده ها موردنظرند و از اجزا مختلف مديريت منابع انساني ، داده هاي متفاوتي قابل ذخيره سازي و استفاده هستند. "جدول 1"
ب " سطح مياني : در سطوح مديران مياني كه عمدتا تصميمات تاكتيكي اخذ مي شود، مي توان داده هاي موجود را تبديل به اطلاعات مناسبي جهت تصميم گيري در امور نيروي انساني كرد. دراين سطح مي توان عمده ترين تصميم گيريهاي مديران را در امور نيروي انساني در ارتباط بامسايل ذيل تقسيم بندي كرد."8" اجزا هركدام ازاين موارد در شكل "1" مطرح گرديده اند: 1 -آموزش 2 - پاداشها 3 - مديريت كاركنان 4 -استخدام 5 - روابط كاركنان 6 - كنترل هزينه بهره وري .
در اين سطح برخي از انواع تصميم گيريها وبانكهاي داده موردنياز به شرح ذيل است :
برنامه ريزي آموزشي كاركنان : با استفاده ازبانكهاي داده سوابق آموزشي ، مهارتها، نتايج ارزشيابي عملكرد، تحصيلات ، انتقالات شغلي ،... و تعيين نيازهاي آموزشي بر اساس آنها;
برنامه ريزي نيروي انساني : با استفاده از آمارخروج از خدمت ، انتقالات ، تركيب نيروي انساني موجود "ازنظر طبقه شغلي ، سن ،تحصيلات ،..."، نرخ رشد توليد،...;
تصميم گيري جهت ارتقا شغلي كاركنان وانتخاب مديران : با استفاده از بانكهاي داده شامل :شغلهاي خالي ، مهارتها و تجارب قبلي كاركنان ومديران ، نتايج آزمونها، اطلاعات پزشكي ، شرح شغل ،...;
بررسي عوامل ايجاد سوانح و تحليل ايمني كاركنان و تصميم گيري در رفع خطرات : بانك داده حوادث كار، اطلاعات پزشكي كاركنان ،نتايج بررسي ادواري سنجش روحيه و انگيزش ،شكايات ، مصاحبه هاي خروجي از خدمت ،...;
تصميم گيري جهت پاداش كاركنان : نمرات ارزشيابي عملكرد، ارزشيابي ادواري واحدها،...;
كارمنديابي و استخدام : استفاده از بانكهاي داده نتايج آزمونهاي استخدامي ، نتايج مصاحبه ها، فرمهاي درخواست استخدام ،...;

شكل 1 - ارتباط سيستم اطلاعات منابع انساني با اجزا سيستم مديريت منابع انساني 

در ادامه اين قسمت براساس مفاهيم مطرح شده مي توان براي هر مفهوم ، شاخص "9" مناسبي تعريف نمود. بطور مثال شاخصهاي :
تعدادكاركنان واحدتعدادحوادث هرواحد ، تعدادكاركنان واحدساعات غيبت كاركنان هرواحد

تعدادكاركنان مجموع اضافه كار كاركنان هر واحد در ماه ، تعدادكاركنان مجموع تعداد شكايات دريافت شده 

و شاخصهاي مشابه به همراه ساير اطلاعات موردنياز مي توانند در شناخت مشكلات انگيزشي و وضعيت روابط انساني هر واحدشناخت خوبي به وجود آورند. استفاده ازشاخصهاي ديگر براساس نيازهاي اطلاعاتي مديران در اين سطح سازماني ، مي تواند دربسياي از تصميم گيريها مورداستفاده قرار گيرد.
ج " سطح استراتژيك : در سطح مديريت ارشد كه بيشتر برنامه ريزي استراتژيك ، موردانتظار است ،قبل از شناخت نيازهاي اطلاعاتي لازم است شناخت مناسبي از مفهوم "برنامه ريزي استراتژيك منابع انساني " داشته باشيم .
در برنامه ريزي استراتژيك منابع انساني بايدبه سوالاتي مانند موارد ذيل پاسخ داده شود:
چگونه بايد برنامه هاي منابع انساني تعيين شوند تا بطور موثر با مقتضيات و فشارهاي محيطي سروكار داشته باشند؟
چه افرادي براي اداره و هدايت سازمان درآينده براي رسيدن به هدفهاي استراتژيك شركت موردنياز هستند؟"10"
چه جنبه هاي ضعيفي از سيستم مديريت منابع انساني سازمان بايد تقويت شود تا ازفرصتهاي محيطي بيشترين استفاده به عمل آيد؟
چه جنبه هاي ضعيفي از سيستم مديريت منابع انساني سازمان بايد تقويت شوند تا سازمان را در برابر تهديدات محيطي مصون نگاه دارد؟
چه جنبه هاي قوي داخلي مديريت منابع انساني سازمان بايد جهت استفاده از فرصتهاي محيطي مورداستفاده قرار گيرند؟
چه جنبه هاي قوي مديريت منابع انساني سازمان بايد جهت مصونيت سازمان در برابرتهديدات محيطي موردتوجه قرار گيرند؟
براي پاسخ به سوالات فوق و يا سوالات مشابه ، اطلاعات و بانكهاي داده ذيل مي توانندبراي تصميم گيري صحيح مورداستفاده قرارگيرند: "جدول 2و3"


جدول 2 - اطلاعات داخلي 

اطلاعات موردنياز جهت تجزيه وتحليل منابع انساني داخلي 
سطح خرد
سطح كلان 
*اطلاعات وآمارجمعيتي كاركنان ومديران "سني ،تحصيلي ،تجربي ،..."
* سطوح مهارت كاركنان و مديران 
* اطلاعات بهره وري و عملكرد واحدها
* وضعيت بالقوه كاركنان و مديران 
*اطلاعات رضامندي كاركنان ازطريق گزارشهاي ادواري 
*صلاحيت وشايستگي مديريت ازطريق سيستم ارزشيابي 
* صلاحيت كاركنان ازطريق سيستم ارزشيابي 
* اطلاعات درباره جو سازماني 
* ساختار سازماني 
* كيفيت زندگي شغلي 
* روند غيبتها
* روند نقل وانتقالات 
* تجزيه وتحليل شغل و طراحي شغل 
* سودوزيان برنامه هاي فعلي منابع انساني 


جدول 3 - اطلاعات محيطي 
اطلاعات موردنياز تجزيه وتحليل محيطي 
* اطلاعات جمعيتي از محيط سازمان 
* اطلاعات اقتصادي از محيط سازمان 
* اطلاعات تكنولوژيك از محيط سازمان 
* اطلاعات اجتماعي و فرهنگي از محيط سازمان 
* اطلاعات بازار نيروي كار از محيط سازمان 
* اطلاعات قوانين و مقررات نيروي انساني 
* اطلاعات سياسي 

در "سيستم اطلاعات مديريت منابع انساني "، در سطوح استراتژيك ، شناخت ازشرايط محيطي بسيار مهم است و درواقع شناخت از شرايط محيطي و تاكيد بر آن ، يكي ازعوامل اصلي و مميز برنامه ريزي استراتژيك باساير برنامه ريزيهاست .
از اين رو بسياري از كارشناسان ، سيستم هاي MIS را با تاكيد بر ذخيره اطلاعات و آگاهي محيطي در طراحي هاي خود مدنظر دارند."11"

4 - نگاه سيستمي 
حال به جمع بندي بحث مربوط به اجزاسيستم مي پردازيم . همانطور كه در شكل 4 -مشاهده مي شود دروندادهاي سيستم كه شامل بانكهاي داده از فرايندهاي داخلي و شرايطمحيطي است براساس نيازهاي اطلاعاتي پردازش شده و تبديل به اطلاعات قابل استفاده در برنامه ريزي و تصميم گيريهاي لازم در سطوح مختلف مي شوند. "سيستم مديريت داده واطلاعات " نيز وظيفه سازماندهي ، به روزنگهداري ، و ساير كاركردهاي لازم براي استفاده صحيح از داده ها و اطلاعات را دارد.

نتيجه گيري 
در اين مقاله سعي گرديد تا چارچوبي نظري جهت شناخت اجزاء و كاربرد "سيستم اطلاعات مديريت منابع انساني " در يك سازمان عرضه گردد. بديهي است كه شناخت سطوح مختلف مديريت سازمان و تعيين حيطه هاي تصميم گيري و اطلاعات و داده هاي موردنياز هر سطح وشناخت فرايندهاي سازمان از مقدمات ايجاد اين سيستم هستند. استقرار اين سيستم ، مديران سازمان را در هر سطح تصميم گيري ، مجهز به اطلاعات موردنياز كرده و آنها را قادر مي سازد تادرباره استراتژيك ترين منبع سازمان تصميمات بهتري را اتخاذ كنند. طراحي دقيق اين سيستم نيزنياز به بسط و انطباق عملي هركدام از اجزاءاشاره شده با شرايط كاري سازمان دارد كه دراين باره مي توان با بهره گيري از متخصصان مديريت منابع انساني و متخصصان تحليل وايجاد سيستم هاي اطلاعاتي در قالب كاري گروهي ، سيستم مناسبي را ايجاد كرد. 


پانوشتها
1- PERSONEL / HUMAN RESOURCE MANAGEMENT INFORMATIN SYSTEM.

2- SUBSYSTEM

3 - سيستمهاي اطلاعاتي نظير EIS,DSS,MIS
4 - اسفنديار سعادت ، مديريت منابع انساني ،"تهران : انتشارات سمت 1375"، ص 1
5 - كنت وجين لاودون ، "رويكرد مديريت ،سازمان ، و فناوري : نظام اطلاعات مديريت "MIS""ترجمه : فريدون رهنماي رودپشتي ، تدبير 84، ص 35.
6- ROBERT, L.MATH IS F.JOHN H.JACKSON, PERSONNEL /HUMAN RESOURCE MANAGEMENT, "NEWYORK: WEST, 1991", P.554.

8 - منبع P.556 - 6
9- INDICATOR
10 - سرلام نكمو، "برنامه ريزي استراتژيك براي منابع استراتژيك "نيروي انساني "" ترجمه :حسن زارعي متين ، ماهنامه دانش مديريت ، شماره 17ص 67
11- VLADIMIR ZWASS, MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM "NEWYORK: BROWN PUBLISHER, 1992".P.14.
سيدبابك علوي : كارشناس ارشد مديريت آموزشي و مديرعامل شركت مهندسي فراپوش كيان