 |
واگذاري اختيار در سازمان پروژه
از: مهرداد بختياري
در يك پروژه اقدامات زيادي در راستاي تحقق اهداف از پيش تعيين شده آن صورت مي پذيرد. و مدير پروژه كسي است كه براي حصول به اين اهداف فعاليت مي كند. در اين راستا مدير پروژه اصولي را تبيين مي كند كه از طريق ديگران آنها را به انجام مي رساند. درپروژه هاي بزرگ ضروري است تا مدير پروژه از محيط اطراف خود و منابع خارجي وداخلي سازمان ياري جويد. مدير پروژه در اين خصوص مي تواند از توانائيها وتخصصهاي درون سازماني و از افراد مجرب سازمان پروژه كه داراي آشنايي كامل با امورپروژه ها هستند، استفاده كرده يا اينكه از تخصص شركتها و موسسات مجري كه داراي تجربيات مفيدي در ارتباط با موضوع پروژه هستند براي اجرا و تكميل پروژه كمك بخواهد. در اغلب موارد مديران پروژه مجبورند تا براي انجام امور پروژه ها، خصوصابراي تكميل پروژه هاي بزرگ صنعتي ، نيروگاهي ، عمراني ... از شركتهاي خارج از سازمان (پيمانكاران ( با اعطا اختياراتي به آنان استفاده كند.
در بحث سازمان پروژه سه عامل مهم اختيار، مسئوليت و پاسخگويي درقبال مسئوليتها و اختيارات بايد به درستي موردتوجه قرار گيرند. در اين مقاله به دليل اهميت مفهوم اختيار و واگذاري آن در سازمان پروژه سعي گرديده تا امر واگذاري و شرايطاعطاي اختيار به طور مختصر ارائه گردد.
1 - واگذاري اختيار
واگذاري اختيار زماني صورت مي گيرد كه در بيشتر از يك مكان و زمان امري انجام پذيرد. با توجه به اين محدوديت مدير پروژه بايد براي رسيدن به اهداف موردنظر قسمتي از اختيارات خود را به ديگران واگذار كند. در مديريت پروژه امور مختلف يك پروژه رامي توان به يك سطح فردي و سازماني واگذار كرد. در سازمان براي اجراي پروژه لازم است اختياراتي به مدير پروژه واگذار گردد (كه البته حدود اين اختيارات در ساختارهاي سازماني مختلف متفاوت است ( تا وي وظايف خويش را به نحو احسن به انجام رساند.در راستاي انجام وظايف محوله مدير پروژه مي تواند هر زمان كه لازم باشد قسمتي ازاختيارات خود را به منظور انجام درست و سريع فعاليتهاي پروژه به ديگران واگذار كند.
فرايند واگذاري اختيارات در شرايط گوناگون متفاوت است . واگذاري اختيارات به سطوح فردي و افراد داخل سازمان ممكن است موجب بروز لغزشهاي فردي گردد،همچنين استفاده از توان و تخصص شركتهاي خارجي ، پيمانكاران فرعي و موسسات مشاوره اي ممكن است به علت عدم شناخت و اشراف كافي روي موضوع و فعاليتهاي پروژه و همچنين فرهنگ و هنجارهاي سازماني موجود مشكل ساز باشد. بنابراين ضروري است در اعطاي اختيارات به سطوح فردي و سازماني تعادل برقرار كرده و باشناخت هريك از آنان اين مهم صورت پذيرد.
درارتباط با امر واگذاري وظايف و اختيارات پروژه به ديگران توجه به نكات ذيل ضروري است :
چه چيز بايد واگذار شود؟ چه وقت واگذار شود؟ چگونه واگذار شود؟
چه چيز بايد واگذار شود؟
مديران پروژه بدون داشتن اختياراتي متناسب با مسئوليتهايشان قادر نيستند تا پروژه تحت نظر خود را با كارايي بالا به پيش برند. مديران پروژه امور مربوط به پروژه را صرفااداره نمي كنند بلكه فعاليتها را هدايت ، هماهنگ ، كنترل واجرا مي كنند. در اين راستا آنهابراي انجام صحيح كليه مسئوليتها و وظايف خويش براي حصول به نتايج موردانتظارلازم است از ديگران كمك گيرند. به همين جهت بايد قسمتي از اختيارات خود را كه به تنهايي قادر به انجام آنها نيستند به ديگران واگذار كنند.
واگذاري اختيار به مديران پروژه در سازمانهاي مختلف ممكن است بسيار گسترده ويا اندك باشد. اين حدود در شكل 1 نشان داده شده است . در اين شكل براي مديران پروژه پنج سطح متفاوت از حدود اختيارات درنظر گرفته شده است . البته اين سطوح تنهاحالات ممكن نيستند و مي توان حالات ديگري را در اين محدوده پيشنهاد كرد.
شكل شماره1- اختيار مديران پروژه
بديهي است كه هر وظيفه اي را نمي توان به ديگران واگذار كرد. از طرفي واگذاري زماني بايد صورت پذيرد كه اختيارات رسمي باشد. همچنين اختيارات اعطا شده خصوصا واگذاري اختيارات به شركتها و سازمانهاي خارجي بايد مدون و مشخص بوده ودر قالب عقد قرارداد صورت پذيرد به طوري كه در آن حدود اختيارات و موضوع كار ووظايف اعطا شده كاملا مشخص باشند. چرا كه يكي از موانع اساسي و مهم در اجراي بعضي از پيمانها و تعيين كردن دقيق وظايف ، زمان ارائه و تحويل كار، نحوه انجام مكاتبات و مراودات مربوط به پروژه ، برنامه زمانبندي پروژه ... است كه در ارتقا سطح بهره وري و راندمان فعاليتهاي پروژه تاثيرگذار هستند، لذا ضروري است در واگذاري اختيارات به سطوح فردي و سازمانهاي متخصص و توانمند خارجي (پيمانكاران فرعي (نهايت دقت به عمل آيد.
نكته مهم و اساسي ديگر در اين خصوص آن است كه با واگذاري قسمتي ازاختيارات به ديگران مسئوليت امور و وظايف واگذار شده توسط واگذاركننده ، سلب نمي گردد. بنابراين مديران پروژه با اعطا قسمتي از وظايف خود به ديگران همچنان درمقابل رئيس پروژه مسئول هستند.
چه وقت واگذار شود؟
واگذاري مناسب اختيارات به افراد موسسات و شركتها، سبب بالابردن ظرفيت وتوانايي در انجام امور پروژه خواهدشد. به طوري كه مديران پروژه در موارد زير قسمتي ازوظايف خويش را به ديگران واگذار مي كنند:
وقتي كه حجم كار بسيار زياد باشد و وي نمي تواند به تمامي وظايف خويش در زمان موردنظر رسيدگي كند;
وقتي كه اطلاعات و آگاهي كافي درخصوص چگونگي اجرا و تكميل فعاليتها و امورپروژه نداشته باشد;
وقتي كه امور تخصصي است و نمي توان فعاليتهاي پروژه را با راندمان بالا و در زمان تعيين شده انجام داد;
زماني كه كيفيت در اولويت باشد، امر واگذاري هم از لحاظ اقتصادي و هم از لحاظزمان مناسب است ;
وقتي كه كارها محرمانه و سري نيست ;
زماني كه كارها روتين بوده و زمان زيادي را به خود اختصاص مي دهند;
وقتي قصد و هدف اين باشد كه از طريق واگذاري توان و تخصص افراد داخل سازمان و سازمانهاي اقماري را افزايش داد.
باتوجه به موارد بالا، بديهي است كه واگذاري اختيار امري مطلوب و عقلايي است ودرعين حال اجتناب ناپذير. مديران پروژه هيچگاه اختيارات ضروريشان را واگذار نمي كنندبلكه براي كاهش فشار كاري و افزايش توانمندي در اجراي پروژه قسمتي از وظايف غيرضروري خويش را واگذار مي كنند. در اغلب موارد در امر واگذاري اختيار به سازمانهاي خارجي و پيمانكاران فرعي ميان كارفرمايان و مديريت پروژه شركتهاي مجري اختلاف نظر وجود دارد به طوري كه گاهي اوقات كارفرما با اعطاي اختيار به ديگران مخالفت مي ورزد اما مديريت پروژه تمايل زيادي به واگذاري قسمتي از امور پروژه به شركتهاي تخصصي و پيمانكاران فرعي دارد و برعكس .
يكي از مسائل عمده اي كه در امر واگذاري در داخل سازمان و در سطح فردي مطرح است و مديريت پروژه بايدكاملا به آن توجه داشته باشد، خصوصيات رفتاري و ويژگيها وتوانمنديهاي شخصي است كه اموري به آن تفويض مي شود. به همين جهت بايد سعي گردد اختيارات موردنظر به افراد متعهد، كارآفرين درست كار و اثربخش واگذار گردد.
مسائلي كه اغلب در امر واگذاري ، مديريت پروژه با آن مواجه است عبارتند از:
چه وظايفي حفظ گردد و چه وظايفي واگذار شود؟
چه برنامه هاي كاري بايد به طور همزمان شروع و اجرا گردند؟
چگونه عواملي كه باعث عدم اطمينان در امر واگذاري مي گردند را شناسايي كرد؟
چه ميزان از اختيارات مي توانند با هم به اشتراك گذاشته شوند بدون اينكه سازمان متحمل ريسكي گردد؟
چگونه مي توان مسئوليتها و اختيارات واگذار شده را با يكديگر تنظيم كرد؟
چه كنترلهايي بايد در زمان واگذاري صورت پذيرد؟
چگونه مي توان براي دخالتهاي بي موردي كه به طور غيررسمي در واگذاري اختيارات تاثير مي گذارند را برنامه ريزي و چاره انديشي كرد؟
چگونه مي توان براي واگذاري وظايف به ديگران ايجاد انگيزه كرد؟
چگونه واگذار گردد؟
به منظور استفاده بهينه و صحيح از امر واگذاري ، بايد تصوير كاملي از آن ترسيم گرددو اينكه چه چيزي بايد انجام شود؟ چگونه انجام شود و چه اختياراتي براي انجام آن كارها موردنياز است . درواقع امر واگذاري خواه در سطح فردي يا در سطح موسسات وشركتهاي پيمانكاري مستلزم شناخت كافي از روند فعاليتهاي پروژه است .
واگذاري و تفويض اختيار، يك امر اتفاقي و ساده نيست . بهترين نتايج زماني حاصل مي شود كه هم شخص واگذاركننده و هم شخصي كه وظيفه اي به او اعطا شده شناخت كاملي از چگونگي واگذاري و اينكه چه چيزي واگذار شده داشته باشند. اگر واگذاري به طور صحيح صورت نپذيرد نه تنها باعث تسريع در پيشرفت امور و حصول به اهداف ازپيش تعيين شده نمي گردد بلكه مانعي درجهت مسير اجراي پروژه خواهدشد. بنابراين دربحث چگونگي واگذاري اختيار ابتدا مي بايستي وظايف قابل ارائه شناسايي و سپس افراد مناسب و كارآمد براي اجراي آن وظايف انتخاب گردند. عدم هماهنگي و تناسب بين فرد و وظيفه واگذار شده سبب كاهش عملكرد پروژه و اصراف در زمان و منابع پروژه خواهدشد.
خلاصه
در مسير اجراي پروژه اقدامات زياد و گوناگوني صورت مي پذيرد كه مدير پروژه درقبال نتايج آنان متعهد و مسئول است . به همين جهت براي هدايت و اجراي صحيح كارها مدير پروژه مجبور است اصول و برنامه هايي را تعريف و تنظيم كند تا از حصول به اهداف پروژه مطمئن شود. به دليل حجم زياد كارها و فعاليتهاي پروژه و عدم توانايي براي اداره صحيح كليه امور لازم است مدير پروژه قسمتي از وظايف خود را به ديگران واگذاركند. واگذاري مي تواند به سطوح فردي و سازماني (پيمانكاران فرعي ( صورت پذيرد كه هريك داراي مزايا و معايب خاص خود هستند. در ارتباط با امر واگذاري وظايف واختيارات پروژه به ديگران توجه به موارد ذيل ضروريست :
چه چيز واگذار شود؟ چه وقت واگذار شود؟ چگونه واگذار شود؟
در فرايند واگذاري اختيار در سازمان پروژه بايد حدود وظايف ، زمان و مدت واگذاري و نيز چگونگي اعطاي آن كاملا مشخص و مدون باشد.
در كشورهاي درحال توسعه كه دانش مديريت پروژه جايگاه واقعي و بايسته خود راتاكنون به دست نياورده متاسفانه امر واگذاري و تفويض اختيار در سازمانها به درستي صورت نمي پذيرد و معيارها و شاخصهاي مهم در خصوص امر واگذاري ناديده انگاشته مي شوند. تفويض و سلب اختيار در زمانهاي كوتاه ، جابجايي متعدد اعضاي تيم اجرايي پروژه ها در مدت زمان اجراي پروژه ، عدم ثبات شغلي ، عدم اختيار كافي مديران پروژه متناسب با مسئوليتهايشان ، دخالتهاي بي مورد در تصميم گيريهاي كليدي پروژه ... گواه اين مدعاست .
منابع
UIH-WARG|CM|.TNEMEGANAM|TCEJORP|.YTHDUOHC|S|-|1.
TNEMEGANAM|TCEJORP|.RENZREK|DLORAH|-|2.
3 - سيد محمد اعرابي . طراحي ساختار سازماني .
مهرداد بختياري : كارشناس ارشد مديريت صنعتي و مديرعامل شركت انديشه كارآمد
