مفهوم "مديريت اسناد آشكار"

از: داريوش شمس 

مقدمه 
يكي از مهمترين عوامل موفقيت يك سازمان در جهان متلاطم كنوني ، نيروي انساني متعهد و بالنده است . به همين دليل مديران موسسات توليدي /خدماتي توجه بيشتري به نيروي انساني دارند و سعي مي كنند بااستفاده از روشها و تكنيكهاي مناسب و جديدانگيزه آنان را افزايش داده و مشاركت بيشتر آنان را براي دستيابي به اهداف سازماني به دست آورند. در اين نوشته سعي بر آن داريم كه به معرفي يكي از تكنيكهاي جديدمديريت يعني مديريت اسناد آشكار"OPEN BOOK MANAGEMENT"بپردازيم .
تعريف و بررسي - بعد از مفهوم "مديريت درهاي باز" "OPEN DOOR MANAGEMENT"كه در چند دهه قبل ارايه شد و بحثهايي را در پي داشت ، امروزمفهوم جديد مديريت اسناد آشكار مطرح شده است . مديريت اسناد آشكار، همان طوري كه از نام آن پيداست به معني گشودن و آشكاركردن صورتحسابهاي مالي و عملياتي سازمان به روي همه كاركنان است . اين روش در حقيقت نوعي اشتراك و سهيم شدن كاركنان در اطلاعات سازماني است .
اصولا وقتي شركتي اطلاعات خود را در اختيار كاركنان نمي گذارد و يا اطلاعات بسيار ناچيزي را براي آنها افشا مي كند چند پيام ضمني به كاركنان خود مي دهد:
شركت به كاركنان خود اعتماد ندارد;
شركت ظرفيت كاركنان را در حد درك اين اطلاعات نمي داند;
داشتن اين اطلاعات را براي كاركنان مفيد نمي داند.
اين پيش فرضهاي مديريت ، كاملا ضدانگيزشي بوده و مشاركت واقعي كاركنان راتنزل مي بخشند و وجود اين موارد در هر شركتي ، مشكلاتي را به همراه خود خواهندآورد. تكنيك "جديد" و تسهيم اطلاعات باعث مي شود كه كاركنان به شكل عملي وواقعي ببينند كه چگونه كاركرد آن به موفقيت و سودآوري شركت كمك مي كند و اين احساس را در آنها ايجاد مي كند كه شركت و مديريت آن به آنان اطمينان داشته و آنان راقادر به درك واقعيات و كليات عملياتي و مالي مي داند. از مزاياي اين روش اين است كه به استقرار يك محيط كاري باز و منعطف كمك مي كند و همكاري بين كاركنان وواحدهاي مختلف را افزايش مي دهد و قسمتي از مشكلاتي كه مربوط به هماهنگي درسازمان هستند را رفع مي كند.
يكي از اولين كساني كه به معرفي اين روش پرداخته است جان كيس "JOHN CASE" است . وي معتقد است سازمان همان طوري كه به شركاي تجاري و مالي خوداطلاعات را عرضه مي كند، بايد اين اطلاعات را در اختيار كاركنان خود نيز قرار دهد. وهمچنين اين اطلاعات بايد واقعي باشند، يعني دقيقا همان اطلاعاتي كه مدير براي تصميم گيري در اختيار دارد. همان طوري كه مي بينيد اين روش چيزي بالاتر از ارايه اطلاعات به افراد است و جنبه هاي ديگري را نيز در بر مي گيرد. يكي از اين مطالب "زمان ارايه اطلاعات " است .
امروزه در بعضي از شركتهايي كه اطلاعات را در اختيار كاركنان خود قرار مي دهندمشاهده مي شود كه اين اطلاعات عموما مربوط به گذشته بوده و صرفا داده هاي مربوط به دوره هاي مالي قبل هستند. حال آنكه ماهيت اين روش تسهيم اطلاعات در هر هفته و ياحتي در هر روز است نه ارايه اطلاعات صرفا تاريخي به كاركنان .
يكي از كساني كه اين روش را درعمل اجراكرده است جك استاك "JACK STACK"مديرشركت |"SPRINGFIELD REMANUFACTURING"است ، از او اغلب به عنوان موج سوار اين تكنيك ياد مي شود. او معتقد است كه بهترين راه براي اطمينان از موفقيت يك شركت در اجراي اين روش ، آموزش كاركنان براي استفاده از اسناد مالي / عملياتي است . شركت 
"SANDSTORM PRODUCT نيز توانسته است در حالي كه در سال 1991 در حال زياندهي بوده است بااجراي اين تكنيك در سال 1993 به سودي معادل 800 هزار دلاربرسد.
الزامات اجرا - شركتهايي كه مي خواهند اين روش را اجرا كنند ابتدا بايستي يك سري تغييرات فرهنگي "نگرشي " را در سازمان خود ايجاد كنند. اولا بايد جو اعتماد و اطمينان را در بين كاركنان و همچنين بين مديريت و كاركنان را افزايش بخشند تا كاركنان به آن به شكل وظيفه اي اضافه شده بر وظايف قبلي نگاه نكنند ثانيا آموزشهاي لازم به كاركنان داده شود و ثالثا بين مشاركت كاركنان در فرآيند اين روش و سطح حقوق و دستمزدهاي دريافتي آنان ارتباطي به وجود آيد و پاداشهاي مناسب سازماني براي مشاركت بيشتردرنظر گرفته شود. البته در اجراي اين روش مشكلاتي نيز وجود دارد كه عبارتند از:
دشواربودن اجراي آن ;
وقت گير بودن ;
ايجاد مشكلات رواني در كاركنان : يعني وقتي كه كاركنان اطلاعات مالي شركت رادريافت مي كنند و توانايي مالي بالاي سازمان را مي بينند ممكن است اين توانايي مالي رابا وضعيت و توانايي مالي خود بسنجند كه مشكلاتي را به همراه خواهد آورد. البته اين مشكلات با تلاش مستمر و پيگير مدير و مشاركت كاركنان قابل حل بوده و رفع خواهندگرديد.
ميزان افشاي اطلاعات - به مانند بسياري از مفاهيم مديريت ، ميزان افشاي اطلاعات دراين روش به شكل يك طيف "پيوستار" مطرح مي شود "شكل 1".

 

در قطب A شركت هيچ اطلاعاتي را دراختيار كاركنان قرار نمي دهد و بالعكس درنقطه |Bشركت تمامي اطلاعات را در اختيار كاركنان قرار مي دهد. البته كمتر شركتي روي اين دو قطب قرار مي گيرد و معمولا شركتها برروي طيف گسترده هستند. در اين طيف هرچه از A به سمت B حركت كنيم افشاي اطلاعات بيشتر مي گردد. اينكه سازمان دركجاي اين طيف قرار گيرد به سياست و استراتژي شركت و عوامل ديگري بستگي دارد.اين عوامل عبارتند از:
1 - رشته فعاليت سازمان : نوع فعاليت سازمان برروي سطح افشاي اطلاعات تاثير دارد.مثلا شركتي كه برروي پروژه هاي دفاعي و امنيتي و يا روي تكنولوژيهاي سطح بالا كارمي كند معمولا اطلاعات خود را چندان تسهيم نمي كند بخصوص در مورد اطلاعات عملياتي به دليل استراتژيكي بودن و سري بودن آنها، افشاي چنداني صورت نمي گيرد.
2 - پيش فرض مديريت عالي : زمينه فكري مديريت نيز در اين مورد موثر است . اگرمديري در مورد كاركنان خود فرضيات مثبتي داشته باشد يعني آنها را قابل اعتماد دانسته و داراي توانائيهاي لازم بداند، اطلاعات بيشتري را در اختيارشان مي گذارد. نكته آخر اين است كه در مورد اجراي اين تكنيك بايد به شكل اقتضايي عمل كرد، يعني باتوجه ودرنظرگرفتن كليه عوامل از قبيل محيط سازمان ، فرهنگ سازماني ، اهميت اطلاعات وو...سياست مناسب را در مورد تسهيم اطلاعات اتخاذ كرد كه متضمن منافع سازمان وكاركنان آن باشد.
منابع و ماخذ:

1-CASE, JOHN, "THE GREAT GAME", ACROSS THE BOARD, (NOV-DEC 1995). PP. 9

2- FALCONI, ROBERT. R. "OPEN BOOK MANAGEMENT, SAYS WHO?" FINANCIAL EXECUTIVE (NOV-DEC 1995), PP15

3-HARIS, JIM, "THE PARTNERSHIP FACADE", MANAGEMENT REVIEW, (APRIL 1996), PP45

4- LEE CHRIS, "OPEN BOOK MANAGEMENT", TRAINING, (JULY 1994), PP 21

5- "PLAYING THE GAME", HR MAGAZINE (MAY 1995), PP42

6- ROMANO CATHERINE, "INNOVATION FOR MOTIVATION", MANAGEMENT REVIEW, (MARCH 1996) PP6

7- WHITFORD, DAVID, "BEFORE AND AFTER", INC, (JUNE 1995). PP 44

داريوش شمس : كارشناس ارشد مديريت صنعتي