مهندسي مجدد

نويسندگان : رضا فرضي پور صائني - زكريا ذوقي 

مقدمه :
مهندسي مجدد مشهورترين و جنجال برانگيزترين نظريه مديريتي ، در طول سالهاي اخير بوده است . مهندسي مجدد، اصل مشهور و چندصد ساله "تقسم كار آدام اسميت " رانقض مي كند و سازمانهاي سنتي مبني بر وظيفه را به صورت كاملي از ميان مي برد.مهندسي مجدد تحولات تدريجي را نمي پذيرد و بادرنظر گرفتن دگرگونيهاي پرشتاب ،تكنولوژي و اقتصاد، دگرگونيهاي بنيادين را مدنظر قرار مي دهد"1".
در مهندسي مجدد اعتقاد براين است كه مهندسي مجدد را نمي توان با گامهاي كوچك و محتاط به اجراء درآورد. اين قضيه همان قضيه صفر يا يك است . به عبارت ديگريا تغييري تحقق نيابد و يا در صورت تحقق از ريشه و بنيان تغيير حاصل گردد. مهندسي مجدد به اين معنا نيست كه آنچه را كه از پيش وجود دارد ترميم كنيم يا تغييراتي اضافي بدهيم و ساختارهاي اصلي را دست نخورده باقي بگذاريم . مهندسي مجدد يعني از نقطه صفر شروع كردن ، يعني كنارنهادن روشهاي قديمي و افكندن نگاهي نو به كار.
مهندسي مجدد عبارتست از: تفكر دوباره و اصولي درباره فرآيندها و طراحي مجددو ريشه اي آنها به منظور دست يابي به اصلاحات چشمگير در عملكرد، از قبيل هزينه ،كيفيت ، خدمت و سرعت "2" اين تعريف حاوي چهار واژه كليدي است :
واژه كليدي اصولي : مهندسي مجدد هيچ چيز را مسلم فرض نمي كند آنچه را هست ناديده مي انگارد و بر آنچه بايد باشد متمركز مي گردد.
واژه كليدي ريشه اي : منظور از ريشه اي به معناي رسيدن به ريشه امور است ، نه انجام تغييرات سطحي يا مشغول شدن به آنچه از پيش وجود داشته ، بلكه به دورافكندن كهنه هاست .
واژه كليدي چشمگير: مهندسي مجدد را تنها هنگامي بايد مطرح ساخت كه نياز به انفجارسنگين باشد اصلاحات جزئي نياز به اقدامات ظريف و دقيق دارد، اصلاحات چشمگيرمستلزم تخريب ساختارهاي قديمي و جايگزيني آنها با ساختارهاي تازه است . سه نوع شركت وجود دارد كه مهندسي مجدد را انجام مي دهند:
نخست شركتهايي هستند كه خود را گرفتار بحران عميق مي بينند. اينها چاره اي ندارند. دوم شركتهايي هستند كه هنوز گرفتار بحران نشده اند اما مديريت آنها پيش بيني مي كند كه گرفتار بحران خواهند شد. شايد در حال حاضر، نتايج مالي رضايت بخش است ليكن در افقهاي دور چشم اندازي از ابرهاي توفان زا وجود دارد. ديدگاه اين شركتها اين است كه پيش از آنكه گرفتار مصيبت گردند، مهندسي مجدد را آغاز كنند. سوم شركتهايي هستند كه در اوج موفقيت هستند. اين شركتها نه در حال حاضر و نه در آينده اي قابل پيش بيني هيچ گونه دشواري قابل مشاهده اي ندارند، اما مديريت آنها بلندپرواز و مهاجم است . شركتهايي كه در اين تقسيم بندي در نوع سوم قرار دارند مهندسي مجدد را به منزله فرصتي براي افزايش برتري خويش بر رقبايشان تلقي مي كنند. با بالابردن عملكردشان درپي آن هستند تا سد رقابت را به مراتب بالاتر برده و ادامه حيات هر شركت ديگر رابه مراتب دشوارتر كنند.

واژه كليدي فرآيند: فرآيند را مجموعه اي از فعاليتها مي دانند كه يك يا چند درون داد گرفته و يك ، يا چندبرون داد به وجود مي آورند كه براي مشتري داراي ارزش است .

تاريخچه :
پيش زمينه مهندسي مجدد "طرح مطالعاتي مديريت در دهه 90" دانشگاه انستيتوي تكنولوژي ماساچوست "MIT" بوده است . مايكل همر نخستين نظريه پردازي است كه مفهوم مهندسي مجدد را مطرح كرد. او با مقاله "اتوماسيون كارساز نيست ، فعاليتهاي زايدرا حذف كنيد" در مجله هاروارد بيزينس ريويو در سال 1991، مهندسي مجدد را به جهان دانش مديريت معرفي كرد. سپس كتاب مهندسي مجدد سازمان "منشور انقلاب سازماني "را با كمك جيمز چمپي نوشت و مهندسي مجدد را در قالب يك تئوري تشريح كرد.

ويژگيهاي مهندسي مجدد:
چند كار درهم مي آميزد و تبديل به يك كار مي شود. عمده ترين ويژگي فرآيند مهندسي مجدد اين است كه كارها در هم ادغام مي شوند و وظايف مشترك به جاي وظايف تخصصي به وجود مي آيند;
بوروكراسي كاهش مي يابد;
سازمانها مسطح مي شوند;
تصميمها به وسيله كارگران اتخاذ مي شود;
مراحل موجود در فرآيند به شكل طبيعي انجام مي شود. مهندسي مجدد فرآيندها، فارغ از جبر توالي در امتداد خط مستقيم است ، تقدم طبيعي در كار بهتر از تقدم مصنوعي ناشي از خصيصه خطي بودن مي تواند مورد بهره برداري قرار گيرد. خط زدائي كردن فرآيندها سرعت كار را افزايش مي دهد;
ساختارهاي وظيفه اي از بين مي روند;
فرآيندها نمونه هاي متعددي دارند. بايستي چندين نمونه از فرآيند داشته باشيم و هركار را مطابق با فرآيند خاص آن انجام دهيم . به عبارت ديگر براي هر موقعيت ، فرآيندمناسب آن را پديد آوريد;
فرآيندها ساده تر مي شوند;
توجه شديدي در دست يابي به اهداف مي شود;
كار جايي انجام مي گردد كه بيشترين معنا را بدهد;
مديران تبديل به مربي مي شوند;
از تكنولوژي اطلاعات بهره مي گيرد;
بازرسي ها و كنترلها كاهش مي يابد;
از نگرش سيستمي استفاده مي شود;
از بهبودهاي ناقص و تدريجي اجتناب مي شود;
مهندسي مجدد هم علم است و هم هنر. علم از نظر تئوري و هنر در اجرا.

انواع تغييرات در مهندسي مجدد:
1 - تغيير واحدهاي كاري از قسمتهاي اجرايي به گروههاي فرآيندي : شركتهايي كه مهندسي مجدد مي كنند، عملا كاري را كه آدام اسميت سالها پيش به اجزاي كوچك تقسيم كرده بود دوباره به يكديگر پيوند مي دهند. هنگامي كه آنان دوباره به هم مي پيوندند، آنان را گروه فرآيندي نام مي دهيم . به عبارت ديگر گروه فرآيندي واحدي است كه به طور طبيعي در كنار هم قرار مي گيرند تا يك كار كامل "يعني يك فرآيند" را اجرا كنند;
2 - تغيير مشاغل از وظايف ساده به كار چند بعدي : اشخاصي كه در گروههاي فرآيندي كار مي كنند كارشان را با مشاغلي كه به آنها خو گرفته بودند متفاوت مي بينند. مهندسي مجدد، كار زايد را حذف مي كند. بيشتر كارهاي مربوط به بازرسي ، انتظار، رفع مغايرت ،پيگيري و نظارت يعني كارهاي غير مولدي كه به خاطر مرزهاي موجود در سازمان وبه منظور جبران ناشي از تقسيم فرآيند وجود دارد، از طريق مهندسي مجدد حذف مي شود، كه به معناي آن است كه اشخاص وقت بيشتري را صرف كار واقعي مي كنند.پس از مهندسي مجدد كار رضايت بخش تر مي شود، چرا كه كارگران از كار خود به احساس بزرگتري دست مي يابند و آن احساس تكميل و پايان انجام كار است .
3 - تغيير مربوط به نقشهاي شخص از شخص تحت نظارت به شخص صاحب اختيار:شركتهايي كه مهندسي مجدد شده اند كاركناني را كه بتوانند از مقررات تبعيت كنندنمي خواهند، آنها كساني را مي خواهند كه مقررات متعلق به خودشان را به وجود آورند;
4 - تغييرات مربوط به آمادگي براي كار از آموزش به تحصيلات رسمي : اگر كار در فرآيندمهندسي مجدد شده ايجاب كند كه افراد از مقررات تبعيت نكنند، آن وقت كاركنان نياز به تحصيلات كافي دارند تا اينكه بتوانند تشخيص دهند كار درست چيست . آموزش ،مهارتها و شايستگي را افزايش مي دهد و به كاركنان "چگونگي " يك كار را مي آموزد.تحصيلات بصيرت و درك آنان را بالا مي برد و "چرايي " كار را تعليم مي دهد;
5 - تغيير معيارهاي عملكرد و پرداخت دستمزد از فعاليت به نتيجه فعاليت : پرداخت به كاركنان براساس سمت يا تجربه در سازمان مغاير با اصول مهندسي مجدد است . بلكه پرداخت مي بايد باتوجه به نتيجه فعاليت باشد.
6 - تغيير ملاك ترفيع از عملكرد به توانايي : تصور متعارف اين است كه اگر آقاي Xشيميدان خوبي است ، براي شيميدان ها نيز مدير خوبي خواهد بود، اين تصور اغلب تصور غلطي است و ارتقاي شغل آقاي X به بهانه يك شيميدان خوب بودن ، يك مدير بدرا نصيب شركت مي كند;
7 - تغيير مديران از سرپرست به مربي : گروههاي فرآيندي كه شامل يك يا چندنفرهستند، نيازي به رئيس ندارند، آنان به مربي نياز دارند. گروهها از مربيان خويش خواهان اندرز هستند. مربيان به گروهها كمك مي كنند تا مسايل را حل كنند;
8 - تغيير ساختار سازماني از سلسله مراتبي به مسطح : در شركتهايي كه مهندسي مجددكرده اند، ساختار سازماني آن چنان موضوع مهمي نيست . كار در اطراف فرآيندها وگروههايي سازمان مي يابد كه آن را انجام مي دهند. كاركنان با هركسي كه نياز داشته باشندارتباط برقرار مي كنند. كنترل به افرادي واگذار مي شود كه فرآيند را اجرا مي كنند.

الماسي مهندسي مجدد:
مهندسي مجدد فرآيندهاي كسب و كار شركت و عملا هر چيزي را در شركت تغييرمي دهد، زيرا كليه اين جنبه ها يعني فرآيند كسب و كار، مشاغل ، مديران و ارزشها بايكديگر پيوند دارند. آنها را شبيه به چهار نقطه مي دانيم كه تشكيل يك الماسي رامي دهند. نقطه فوقاني اين الماس فرآيند كسب و كار "يعني نحوه انجام كار" است ، دومين نقطه مشاغل و ساختار شركت است ، سومين نقطه نظامهاي مديريت و سنجش و نقطه چهارم فرهنگ شركت يعني چيزي كه كاركنان برايش احترام قايل هستند و باور دارند.شكل زير مبين اين موضوع است .



بنابراين با تغيير چهار عامل فوق ، تحول ارزشمندي در سازمان ايجاد مي گردد.

نكات قابل توجه در اجراي مهندسي مجدد
نكات مهمي كه مي بايد در اجراي مهندسي مجدد به آن توجه داشت عبارتند از:
1 - ساختاردهي بر حسب نتيجه نه بر حسب وظيفه ;
2 - از ميان بردن مفروضات اوليه در طراحي فرآيند جديد;
3 - به كارگيري قدرت تكنولوژي اطلاعات ;
4 - پيش از آنكه گروه مهندسي مجدد بتواند مبادرت به مهندسي مجدد كند، لازم است برخي چيزها را درباره فرآيند موجود بداند، يعني چه مي كند، تا چه اندازه خوب عمل مي نمايد. از آنجا كه هدف گروه بهبود بخشيدن به فرآيند موجود نيست ، نيازي به تجزيه وتحليل و آموزش اين فرآيند براي نشان دادن تمام جزئيات آن نيست . مهمترين محلي كه گروه مهندسي مجدد مي تواند درك يك فرآيند را شروع كند جايي است كه به مشتري ختم مي شود. از آنجا كه هدف نهايي مهندسي مجدد ايجاد فرآيندي است كه نياز مشتري را بهتر رفع كند، درك واقعي اين نيازها از سوي گروه موضوعي بسيار حياتي است ;
5 - تجربه نشان مي دهد شركتهايي كه بيشترين موفقيت را در مهندسي مجدد داشته اندشركتهايي هستند كه روشن ترين پيامها را درباره لزوم مهندسي مجدد پديد آورده اند.مديران عالي اين شركتها دو پيام را به كاركنان خود مي رسانند. پيام اول "دليل اقدام " است كه بايستي موجز، قابل فهم و الزام آور باشد. دليل اقدام بايد مختصر و حداكثر 5 تا 10صفحه و روشن باشد. يك شركت نبايد متزلزل و در آستانه ورشكستگي باشد تا دليلي متقاعدكننده براي مهندسي مجدد داشته باشد. دليل اقدام مي تواند حتي براي شركتي وجود داشته باشد كه عملكرد خوبي دارد. چنين شركتي مي تواند استدلال كند كه اگرمهندسي مجدد نكند در آينده دچار دردسر مي شود.
پيام دوم "نحوه انجام مهندسي مجدد و نتايج مورد انتظار" است . بدين ترتيب كه نحوه انجام و نتايج مورد انتظار تشريح مي گردد اين پيام بايستي كمي باشد. استفاده توام از پيام اول و دوم همانند اهرم و كهرباست . حركت دادن افراد از جايي كه هستند به جايي كه قرار است باشند، مستلزم دو اقدام است . نخست ، بايد آنان را از جايي كه گير كرده اندبركند. وسيله اي كه اين عمل را انجام مي دهد پيام اول است . سپس اشخاص كنده شده بايد جذب ديدگاه ديگري گردند كه اين كار كهربا "پيام دوم " است .
6 - تنها عنصر كاملا ضروري در هر مهندسي مجدد آن است كه به سمت يك فرآيندهدايت گردد نه به سمت يك وظيفه ;
7 - مهندسي مجدد سفري نيست كه براي يك بار انجام شود. بلكه اين يك سفرپايان ناپذير است ، چرا كه در جهان كار تغيير ادامه دارد. فرآيندهايي كه يك بار مهندسي مجدد شده اند بايد روزي در آينده بار ديگر به طور كامل مهندسي مجدد شوند. مهندسي مجدد يك پروژه مقطعي نيست ، بلكه فرآيندي دايمي است ;
8 - مهندسي مجدد از بالا به پايين است . دو دليل وجود دارد اولا كاركنان خط مقدم ومديران مياني نمي توانند يك تلاش موفقيت آميز مهندسي مجدد را شروع و اجرا كنند،زيرا فاقد ديدگاه سيستمي هستند. تخصص آنها بيشتر محدود به وظايف فردي وقسمتهاي سازماني است . ثانيا هر فرآيندي ناگزير از مرزهاي سازماني عبور مي كند،بنابراين هيچ مدير سطح مياني اختيار كافي در مهندسي مجدد را نخواهد داشت .

تفاوت طراحي مجدد و مهندسي مجدد
واژه هاي طراحي مجدد "REDESIGN" و مهندسي مجدد "REENGINEERING"گاهي اوقات به جاي يكديگر به كار مي روند. در حالي كه نتايج مدنظر اين دو ظاهرا يكسان به نظر مي رسند اما اين دو واژه تفاوت زيادي با يكديگر دارند. فرآيند طراحي مجددروشي سيستماتيك است كه درصدد تسهيل و ساده كردن فرآيندهاي فعلي شركت است در حالي كه مهندسي مجدد فرآيندهاي جديدي ايجاد مي كند و باعث تغييرات ريشه اي ونوآورانه در شيوه هاي كسب وكار مي گردد. كارشناسان معتقدند كه طراحي مجدد فرآيندهنگامي اتفاق مي افتد كه تقريبا 10 الي20 درصد جريان كار تغيير يابد. مهندسي مجددهنگامي اتفاق مي افتد كه 70 الي 100 درصد فرآيندهاي كار تغيير يابد"3".


تفاوت ميان طراحي مجدد و مهندسي مجدد

ارتباط تكنولوژي اطلاعات و مهندسي مجدد
تاكيد مهندسي مجدد ابتدا به فرآيند كار است ، آن گاه تكنولوژي متناسب با فرآيند كارجديد را دنبال مي كند. به گفته مايكل همر "فرآيندهاي كاملا جديدي وجود دارند كه وجودآنها بستگي به تكنولوژي اطلاعات دارد". تكنولوژي اطلاعات شامل سخت افزار ونرم افزارهايي به شرح زير است :
شبكه هاي محلي "LAN"، شبكه هاي گسترده "WAN"، پاسخ صوتي تعاملي "INTERACTIVE VOICE RESPONCE"، سيستم هاي خبره ، نرم افزار كار گروهي ،نرم افزار چندرسانه اي و اتوماسيون نيروي كار وSCANING.

نتيجه گيري 
كافي است به كيفيت محصولات و خدمات توليدي جامعه و نحوه توزيع آنها توسطشبكه هاي سنتي و كاغذبازيهاي زايد، رفت وآمدهاي مكرر و تلف شدن ساعتها، روزها وهفته ها براي يك كار پيش پا افتاده اداري نگاهي بيندازيد تا ضرورت انجام مهندسي مجدد، به عنوان يك نياز را لمس كنيد. 

منابع و ماخذ
1 - عبدي ملك آبادي فرشيد، تيرماه 1376، مهندسي مجدد عرصه اي نو براي مديريت ومهندسي صنايع ، مجله روش ، شماره 38.
2 - مايكل همر، جيمز چمپي ، ترجمه ايرج پاد، 1378، طرح ريزي دوباره شركت مهندسي مجدد، انتشارات سازمان مديريت صنعتي 

3- 0 CONNEL SANDRA E, NOVEMBER1994,RE - ENGINEERING: WAYS TO DO IT WITH TECHNOLOGY, HBRMAGAZINE, PAGE 40.
* رضا فرضي پور صائني : مدير تحقيق و توسعه شركت كارتن ايران 
** زكريا ذوقي : معاونت اقتصادي و منابع انساني شركت كار