يكي از اعضاي كميته بهره وري ايران تشريح كرد

پنج فرمان سازمانهاي يادگيرنده 

يكي از ويژگيهاي سازمانهاي يادگيرنده رواني جريان اطلاعات در آنهاست . اين رواني باعث افزايش دانش و رشد مديريت نيروي انساني در سازمان مي شود و طبيعي است كه با افزايش دانش كاركنان بهره وري نيز بهبود مي يابد.

در سازمانهاي يادگيرنده پنج قاعده يا فرمان وجود دارد كه جريان تفكر سيستمي ازقواعد مهم در اين سازمانهاست . همچنين در سازمانهاي يادگيرنده تمامي اجزا به هم ربط و پيوندي عميق دارند.

سازماني كه از حالت ايستا خارج و پويا مي شود، به تدريج حلقه هاي فزاينده خود راافزايش مي دهد. مثلا وقتي ميزان كيفيت يك محصول افزايش مي يابد، فروش آن محصول بالا مي رود، پس حلقه مشتريان گسترده مي شود.

رفتار بسيار مشهود در سازمانهاي يادگيرنده اين است كه آنها باتوجه به الگوهاي ذهني تكامل يافته ، همواره براي حل مشكلات خود به سه عامل تامل ، پرسش و تدافع توجه دارند. اما سازمانهاي ما بيشتر به تدافع مي پردازند تا تامل و پرسش .

سازمانهاي يادگيرنده ، پديده اي هستند كه با شروع دهه 09 ميلادي مطرح شدند.علت پديدار شدن چنين سازمانهايي ، شرايط، نظريه ها و تغيير و تحول در محيطهاي سازماني قبل از دهه مذكور بوده است . به گونه اي كه تمام سازمانها تلاش گسترده اي رابراي بقاي خود آغاز كرده بودند و براي آنكه بتوانند خود را در محيط پرتلاطم اطراف خودحفظ كنند مي بايست از قالبهاي غيرپويا خارج و به سمت سازمان يادگيرنده متحول شوند. يعني در ساختار و اساس خود تغييرات عميقي ايجاد كنند.
اما اينكه ، >چگونه سازمان خود را به سازمان يادگيرنده متحول سازيم <. موضوع سخنان آقاي دكتر مجتبي رجب بيگي ، استاد دانشگاه و عضو كميته بهره وري ايران در يكي از گردهمايي هاي اخير دفتر سمينارهاي سازمان مديريت صنعتي بود كه در آن گروهي ازمديران فروش ، آموزش و مديران عامل سازمانها حضور داشتند.
آقاي رجب بيگي در شروع سخنان خود به ويژگيهاي سازمانهاي يادگيرنده اشاره كرد وگفت : حركت و فعاليت چنين سازمانهايي به صورت عمودي و بسيار فعال است . هر جزءدرحال انجام كارهاي خود است و پس از مدتي ارتباطات به صورت سيستمي ، ماتريسي و تشكلي ايجاد مي شود.
در سازمانهاي يادگيرنده تمامي اجزاء به هم ربط و پيوندي عميق دارند طوري كه >پيتردراكر<، اين گونه سازمانها را به اركستري تشبيه مي كند كه هركس ساز خود را مي زند امانكته مهم اين است كه تمامي نوازندگان عميقا تابع و مرتبط با رهبر اركستر هستند. نتيجه كار يك آهنگ موزون است . طبيعت سازمانهاي يادگيرنده امروزي نيز چنين است كه باپرسنل گسترده و با فرهنگهاي متفاوت همچنان درحال رشد و فعاليت هستند. نظيرشركتهاي >آي .بي .ام < يا >مايكروسافت <.
امروز با رشد فناوريهاي جديد ارتباطي و به صورت مجازي شدن بسياري از شركتهادرصد بالايي از فروش شركتهاي بزرگي چون >كرايسلر< ازطريق شبكه اينترنت انجام مي شود كه حدود 52 درصد است .
همچنين آمارها نشان مي دهند كه در هر ساعت حدود 007 خانوار آمريكايي به شبكه اينترنت مي پيوندند. با رشد و شناسايي قابليت هاي شبكه اينترنت تمامي سازمانهايي كه بستر لازم را براي شكوفايي خود فراهم كرده اند. با استفاده از پديده اينترنت ، خود را بامحيطهاي پرتنش بيروني تطبيق و به بقاي خود ادامه مي دهند.
سخنران افزود; از ويژگيهاي ديگر سازمانهاي يادگيرنده ، رواني جريان اطلاعات دراين سازمانهاست اين رواني باعث افزايش دانش و رشد مديريت نيروي انساني درسازمان مي شود و مي دانيد كه با رشد دانش پرسنل ميزان |QIسازمانها افزون و بهره وري آنان ارتقاء مي يابد. ازسوي ديگر در اين سازمانها، كاركنان به علت آموزشهاي مكرر وتفويض اختياري كه به آنها مي شود با ايجاد تيم هاي متعدد و انجام بحثهاي گروهي به ارتقاي اطلاعات و توانمندي خود مي پردازند. چنين روندي باعث مي شود فرهنگ بسيارقوي در سازمان حاكم و آرمان يا ديدگاه مشتركي ميان نيروي انساني و سازمان فراهم آيد.چنين آرمان يا ديدگاه مشترك در يك سازمان ايجاد نمي شود مگر در سايه يك رهبري قوي سازماني . در اين حالت استراتژي كلي سازمان به صورت مشاركتي خواهدبود، اين استراتژي از پايين به بالا تنظيم مي شود، اطلاعات به صورت باز جريان دارد و تمامي بخشها با اطلاعات و توانمندي بالايي كه به دست آورده اند در تعامل منطقي با يكديگرقرار مي گيرند.
به طور كل در سازمانهاي يادگيرنده 5قاعده يا فرمان وجود دارد كه جريان تفكرسيستمي از قواعد مهم در اين سازمانهاست . اين 5قاعده عبارتند از، >الگوهاي ذهني ،آرمان مشترك ، يادگيري تيمي ، قابليت فردي و درنهايت تفكر سيستمي <. براي ايجاد تفكرسيستمي در سازمان اولين گام ; جريان جزيي نگري و توجه به اجزاء است . دوم ، ريشه يابي مرزهاي سيستم مي باشد )مرزبندي ميان تمام بخشها(. در تفكر سيستمي ، ريشه ها به خوبي بررسي شده و به كمك الگوهاي پويا )SLEDOM|CIMANID(، تمامي علتها ومعلولها موردمطالعه قرار مي گيرد.
يكي از زيرمجموعه هاي تفكر سيستمي ، مرزبندي ميان بخشهاي يك سيستم است كه هويت سيستم در اين مرزبندي مشخص شده و ارتباط ميان سيستم و محيط در آن صورت مي گيرد. تمامي داده ها و ستاده ها از مرز سيستم عبور مي كنند و ريشه مشكلات معمولا درون مرز سيستم جاي دارند.
زيرمجموعه ديگر، كل گرايي است مي دانيم كه سيستم ، كلي است متشكل ازمجموعه دو يا تعداد بيشتري از اجزاء كه رفتار هر جزء بر رفتار كل اثر مي گذارد ووجودش بستگي به تعامل اجزاء با يكديگر دارد.
آنچه كه در بحث ريشه يابي به عنوان زيرمجموعه مهم تفكر سيستمي سازمانها مطرح است ، شناسايي ريشه مشكلات براساس تعامل اجزاي سيستم با يكديگر است . اين شناسايي ممكن است براساس پويايي سيستم ، اجتناب از تمركز به وقايع و يافتن اهرم مناسب براي رفع مشكلات باشد.
دكتر رجب بيگي در ادامه افزود، سازماني كه از حالت ايستا خارج شده و پويا مي شودبه تدريج حلقه هاي فزاينده خود را افزايش مي دهد مثلا وقتي ميزان كيفيت يك محصول افزايش مي يابد فروش آن محصول بالا مي رود پس حلقه مشتريان گسترده مي شود. اماتصور نشود كه اين رشد نهايي است چرا كه هر رشد محدوديتها و مشكلات خاص خودرا دارد كه بر اثر فشارهاي مختلف ممكن است مشكلات قبلي يا جديدي ظاهر شوند كه بايد مشكلات جديد را بطور منطقي و به كمك حلقه هاي تعادلي كه وجود دارد، رفع كرد.
در حلقه تعادلي ، فاصله اي براي رسيدن به آنچه كه مطلوب ماست وجود دارد وتلاش براي دستيابي به نقطه مطلوب است . معمولا سعي بايد بر اين باشد تا اين فاصله ازميان برداشته شود. فرض كنيد، تبليغي كرده ايد و فكر مي كنيد فروش تان بالا مي رود.براساس تقاضاي خرده فروش خط توليد خود را فعال تر مي كنيد. اما زماني نياز داريد تاكالاي خود را سريع به دست خرده فروش برسانيد كه معمولا با نوعي تاخير همراه است همين تاخير باعث مي شود تا بازار كالاي شما با كاهش فروش روبرو شود اگرچه توليدخود را افزايش داده ايد. بنابراين برخود مي بينيد تا با مشكل تاخير برخورد منطقي كنيد تااين فاصله يا شكاف ازبين برود. در اين حالت بايد سعي شود به كل سيستم آسيبي واردنشود. بنابراين ، بايد حلقه هاي رشد و حلقه هاي تعادلي را باهم و همزمان موردمطالعه قرار دهيد. ازسوي ديگر براي فروش بالاي بازار خود نبايد وجود رقباي خود را ناديده بگيريد. زيرا رقبا مي توانند خود نوعي محدوديت براي رشد به حساب آيند. با ازبين بردن فاصله تاخير و توجه به رقبا، براي دستيابي به نقطه مطلوب در بازار مي بايست حلقه هاي كيفيت كالاي خود را نيز گسترش بيشتري بدهيد. براي اين كار مي توان مشاركت وارتباطات درون سازماني خود را ميان پرسنل افزايش داد. اين باعث افزايش توان نيروي انساني خواهدشد بويژه آنكه كاركنان دانشگر، آموزش يابند. با آموزش كاركنان مستعد،دانش و رشد، بهره وري كار و فرصتهاي كاري افزايش مي يابد و رفاه پديدار مي شود. اين فرايند فقط به كمك تفكر برد - برد مي تواند ايجاد شود. دراين حالت است كه هم ما و هم رقباي ما در محيطهاي بيروني برنده خواهيم بود و اين تفكر سيستمي عميقي است براي بقاي سازمانهاي يادگيرنده كه از يك دهه قبل به اين سو به آن دست يافته اند.
نكته قابل توجه ديگر اين است كه وقتي مشكلات در هر شرايطي بروز مي كنند نبايدفشارها را به بخش ديگر انتقال داد. مثلا زماني كه كاركنان آموزش مي بينند و قوي ترمي شوند، بلافاصله از متخصص نيروي انساني استفاده مي كنيم اين باعث مي شود تافشارها به او انتقال يابد و درنتيجه عملكرد مديريتي سازمان كاهش يابد.
اگر مسايل بطور ريشه اي حل و رفع شوند نيازي به انتقال آنها نيست زيرا با انتقال آن ،از جاي ديگر سازمان سر در خواهند آورد. نتيجه اينكه براي ايجاد چنين رفتاري بايدبسياري از الگوهاي فرهنگي تغيير يابند.
رفتار بسيار مشهود و قابل توجه در سازمانهاي يادگيرنده اين است كه آنها باتوجه به الگوهاي ذهني تكامل يافته ، همواره براي كل مسايل و مشكلات خود به سه عامل تامل ،پرسش و تدافع توجه خاص دارند. اين درحالي است كه سازمانهاي ما بيشتر به تدافع مي پردازند تا تامل و پرسش .