 |
از: حسن گيوريان
مقدمه
در اين مقاله پيشرفتها، تاثيرات و محدوديتهاي سيستم هاي اطلاعات مديريت وتكنولوژي نوين سازماني بحث خواهد شد. سيستم هاي اطلاعات و تكنولوژي پيشرفته سازماني ، زمينه ارتقا توانايي مديران براي هماهنگي و كنترل فعاليتهاي سازمان و كمك در تصميم گيري اثربخش را فراهم مي كند. به موجب همين امر امروزه اين ابزارها جزءاصلي هر ساختار سازماني شده اند. سيستم هاي اطلاعات مبتني بر كامپيوتر مي توانندبه عنوان منبعي مطرح باشند كه موجبات مزيت رقابتي سازمان را فراهم مي كنند.
سازمانهايي كه نتوانند خود را به سيستم هاي پيشرفته اطلاعاتي تجهيز كنند به احتمال زياد از ضعف رقابتي برخوردار خواهند شد. در اين مقاله چگونگي رشد سريع سيستم هاي اطلاعات كامپيوتري و اثرات آن بر ساختار سازماني و مزيتهاي رقابتي كه آن ايجاد مي كند، بررسي مي شود. همچنين مشكلات اجراي موثر سيستم هاي اطلاعات مديريت و محدوديتهاي آن بحث خواهد شد.
تكنولوژي اطلاعاتي و ساختار سازماني
يكي از راههاي كاهش سلسله مراتب سازماني توسعه سيستم هاي اطلاعات مبتني بركامپيوتر است . رشد سريع سيستم هاي اطلاعات كامپيوتري ، ساختارهاي سلسله مراتبي سازماني را مسطح نموده و آنان را به سوي عدم تمركز و جريان افقي اطلاعات هدايت كرده است . "شكل شماره 1".
سازمانهاي مسطح
مديران بااستفاده از دستاوردهاي جديد ارتباطي ، سيستم هاي اطلاعات مديريتي باكيفيت ، بهنگام ، مرتبط و كاملي را توسعه داده اند كه موجبات كاهش نياز به سلسله مراتب بلند سازماني را فراهم كرده است . سيستم هاي نوين اطلاعاتي ، نياز به وجودسلسله مراتب بلند در انجام وظايف را كاهش داده اند. مضافا براين ، برخلاف ساختارهاي سنتي كه هماهنگي و كنترل در آنها به كندي صورت مي گرفت در ساختارهاي مسطح
"FLAT STRUCTURE"كه مجهز به سيستم هاي نوين اطلاعاتي هستند، كنترل وهماهنگي به سهولت انجام مي شود و همين امر موجب كاهش سلسله مراتب سازماني شده است . براي مثال ; مشاهده مي شود سازمانهاي معروفي همچون ;
IBM، بااستفاده ازسيستم هاي نوين اطلاعاتي ، به ميزان زيادي نياز مديران به هماهنگي و كنترل در جريان توليد را كاهش داده اند.
جريان افقي اطلاعات
بسياري از سازمانهاي موفق دنيا با طراحي و توسعه پردازشگرهاي مركزي كامپيوتري ، سرويس دهنده هاي خودكار
"به كاركنان و مشتريان " و به خدمت گرفتن سايرفناوريهاي نوين كامپيوتري ، شبكه هاي كامپيوتري را در عرصه سازمان توسعه داده اند كه مي تواند به سرعت ، اطلاعات را انتقال دهد.
سيستم هاي پست الكترونيك ، توسعه برنامه هايي به شكل نرم افزار براي ايجاد مدارك و اسناد الكترونيكي ، ايجاد شبكه هاي ارتباطي داخلي و همچنين توسعه اينترنت ، انتقال اطلاعات ، را سرعت مي بخشند. همه اين موارد منتج به جريان افقي اطلاعات درون سازمان مي شود.
توسعه شبكه هاي كامپيوتري در سازمان ، موانع سنتي كه برسر راه جداسازي بخشهاي مختلف سازمان وجود داشت را از ميان برداشته و منجر به بهبود عملكرد،كارايي بيشتر، كيفيت بهتر، نوآوري و پاسخگويي مناسب به مشتري شده است .
سيستم هاي اطلاعاتي و مزيت رقابتي
تكنولوژي اطلاعات مي تواند وضعيت رقابتي سازمان را بهبود بخشد. درواقع ، تحقق مزيت رقابتي به توسعه و تطبيق سريع سازمان به چنين سيستم هايي بستگي دارد.به عنوان مثال ; سيستم هاي اطلاعات مديريت مانند; سيستم هاي پشتيبان مديريت وسيستم هاي پشتيبان تصميم گيري ، مي توانند اطلاعات بهنگام ، مناسب و سريعي را دراختيار مديران قرار دهند تا آنها بتوانند با حداقل اشتباه ، تصميم گيري كنند. مشابه همين ،توسط كاهش سلسله مراتب سازماني كه موجب بهبود كارائي و نهايتا مزيت رقابتي سازمان را فراهم مي كند، تامين مي شود. يك دليل ساده براي افزايش كارايي در استفاده ازسيستم هاي نوين اطلاعاتي ، مي تواند كاهش تعداد كاركنان مورد نياز جهت اقدامات سازماني باشد.
به كمك سيستم هاي نوين اطلاعاتي شركتهاي كداك و اينتل به ترتيب سلسله مراتب سازماني خود را از
13 به 4 و از 10 به 5 سطح تقليل داده اند. افزايش كارايي ، كاهش سلسله مراتب سازماني ، از ميان برداشتن موانع سنتي بين بخشهاي مختلف سازمان ،افزايش كيفيت محصول ، نوآوري ، پاسخگويي بهتر به مشتريان و.... دستاوردهايي است كه از به كارگيري و توسعه جريان افقي اطلاعات و شبكه هاي كامپيوتري حاصل شده است .
سيستم هاي نوين اطلاعاتي موجب توسعه سازمانهاي مجازي ، توليدات مجازي وسازمانهاي مشتري گرا شده است . سيستم هاي اطلاعاتي و تكنولوژي پيشرفته به سازمانهااين اجازه را مي دهد كه بدون تحمل هزينه هاي فراوان سفارشهاي دريافتي مشتريان را دراسرع وقت تحويل دهند. شركت
IBMنمونه فعالي در اين رابطه است . مديران IBMسيستم اطلاعاتي را توسعه داده اند كه قادر است از طريق كامپيوترهاي شخصي براي نيازهاي مشتريان انفرادي سفارش قبول كند و آن را با حداقل هزينه انجام دهد.
موانع اجرا
سيستم هاي نوين اطلاعات مبتني بر كامپيوتر علي رغم تمامي مزيتهاي آن به آساني در سازمان اجرا نمي شوند. مشكلات تكنولوژيك مقاومت از جانب كاربرها و مخالفتهاي سياسي درون سازمان ، از جمله عواملي هستند كه اجراي آن را با مشكل مواجه مي كنند.
مشكلات تكنولوژيك
يكي از موانع اصلي تكنولوژيك در اجراي موفقيت آميز سيستم هاي اطلاعاتي ،فقدان انسجام در استانداردهاي تكنولوژيك است . توليدكنندگان مختلف كامپيوتر وتجهيزات شبكه ها ممكن است از استانداردهاي فني متفاوتي استفاده كنند. براي مثال ;بخش پردازش اطلاعات كامپيوتر كه توسط شركت
IBM توليد مي شود از استانداردهاي فني متفاوتي نسبت به شركت اپل برخوردار است . اين استانداردهاي متفاوت موجب ايجاد مشكل در منسجم كردن شبكه كامپيوتري سازمان مي شود. يا مي توان از مشكلي كه در انتقال فايلها از كامپيوترهاي شخصي اپل به كامپيوترهاي شخصي كه براساس استانداردهاي مايكروسافت و يا اينتل طراحي شده اند، نام برد.
مقاومت از جانب كاربرها
مقاومت از جانب كاربرهاي فردي موجب شكست در اجراي سيستم هاي اطلاعاتي در سازمان مي شود. مطالعه اي در اين زمينه نشان داده است كه بسياري از مديران دراستفاده از سيستم هاي پشتيبان تصميم گيري و مديريت در حوزه كاري خود موفق نبوده اند. دلائل اوليه در عدم توفيق آنان در اين راه عبارتند از: ترس از تكنولوژي ، عدم اعتماد نسبت به توانايي تكنولوژي و فقدان ستاد پشتيباني مناسب در سازمان .
مقاومت از جانب كاربرها مي تواند، به وسيله آموزش مديران درباره ارزش سيستم هاي اطلاعاتي در كارشان و در دسترس قراردادن ستاد پشتيباني كاهش يابد ومديران را براي استفاده از اين سيستم ها تشويق كند.
مخالفتهاي سياسي
سيستم هاي اطلاعاتي مي توانند توسط مسطح كردن سلسله مراتب و توسعه جريان اطلاعات به صورت افقي و ميان وظيفه اي روش مديريت سازمان را تغيير دهند. بسياري از مديران دريافته اند كه اين تغييرات ممكن است تهديدي براي قدرت ، اقتدار و حتي امنيت شغلي آنها محسوب شود.
مديران رده مياني نگرانند كه گسترش سيستم هاي اطلاعات مديريت مبتني بر كامپيوتر،اقتدار آنها را به خطر اندازد. بنابراين آنها ممكن است در اجراي چنين سيستم هايي درسازمان مقاومت كنند. رئيس يك بخش وظيفه اي ممكن است به اين خاطر نگران باشدكه توسعه شبكه هاي كامپيوتري در سازمان
"كه اطلاعات را به صورت ميان وظيفه اي به جريان مي اندازد" توانايي او را در كنترل جريان اطلاعات در داخل و خارج بخش محدود كند. اگر فقدان كنترل بر جريان اطلاعات اثرات منفي بر قدرت مدير داشته باشد،به احتمال زياد مدير در اجراي سيستم هاي اطلاعاتي سنگ اندازي خواهد كرد.
تحقيقات نشان مي دهد مديراني كه بااهداف سياسي مانع از اجراي سيستم هاي اطلاعاتي مي شوند از چنين روشهايي استفاده مي كنند:
منابع و اهداف را از پروژه "اجراي سيستم هاي اطلاعاتي
" منحرف مي كنند;
انرژيهاي در راستاي پروژه را هدر مي دهند;
نظارت مناسب و خوبي براجراي پروژه اعمال نمي كنند.
محدوديتهاي سيستم هاي اطلاعاتي
باوجود منافعي كه سيستم هاي اطلاعاتي دارند آنها با محدوديتهايي نيز روبروهستند. ممكن است توسعه شبكه هاي كامپيوتري - كه موجب ارتباطات الكترونيك مي شوند - يا فقدان نيروي انساني مناسب ، اين محدوديتها را موجب شوند. همچنين برخي از انواع اطلاعات را نمي توان توسط سيستم هاي اطلاعاتي تهيه ، خلاصه و گزارش كرد.
در اين راستا هنري مينتزبرگ اطلاعات فشرده را مورد توجه قرار داده است و بيان مي كند آنان نيازمند هماهنگي و كنترل زيادي براي استفاده در تصميمات هستند.مينتزبرگ معتقد است به علت اهميت و عمق اين اطلاعات انسجام و تركيب آنها فقط درچارچوبهاي كمي ، نتايج مناسبي را به وجود نخواهند آورد. به زعم ايشان ، چنين اطلاعاتي بايد در محل توسط افرادي كه درگير مشكل هستند كشف و توسعه يابد.
اهميت اطلاعات فشرده ، توافق بر اين مطلب را تقويت مي كند كه ارتباطات الكترونيك بايد پشتيبان ارتباطات رو در رو باشند نه جايگزين آن . براي مثال ; مشاهده ارقام كمي كه توسط سيستم اطلاعات درباره ارزيابي عملكرد فرد تهيه شده ، مي توانداشتباهاتي را به وجود آورد. درواقع ، در مورد قضاوت عملكرد افراد، تنها به ارقام كمي بسنده كردن ، ما را دچار مشكلات ارزيابي عملكرد خواهد كرد. مشكلات ارزيابي عملكردتوسط ملاقاتهاي رو در رو در مسير جمع آوري اطلاعات مي تواند حل شود. مدير ارشدشركتي بيان مي كند:
"در شركت ما استفاده از پست الكترونيك و ساير ابزارهاي ارتباطي نتوانسته جايگزين بسياري از ملاقاتهاي افراد شود". پست الكترونيك كانالهاي ارتباطي بين افراد را توسعه مي دهد اما بسياري از ملاقاتها و روابط كاري را نه تنها نمي تواند حل كند بلكه ممكن است موجب ضعف در استحكام روابط و ايجاد سوء تفاهماتي بين افرادشود.
مديريت سيستم هاي نوين اطلاعاتي
مديران مي توانند براي سهولت در اجراي سيستم هاي اطلاعاتي به موارد ذيل توجه كنند. آنها بايد ليستي از اهداف اصلي سازمان تهيه و سپس انواع اطلاعات اصلي كه آنها رادر رسيدن به اهداف ياري مي رساند، جمع آوري كنند. بعد از آن بايد سيستم هاي اطلاعات موجود را از نظر ميزان صحت ، قابل اعتمادبودن ، سرعت ، مرتبط بودن و مناسب بودن مورد تجزيه وتحليل قرار دهند. سپس مديران بايد بررسي كنند كه آيا منابع اطلاعاتي براي بهبود كارايي ، كيفيت محصول و يا خدمات ، نوآوري و پاسخگويي به مشتريان به خوبي عمل مي كند؟ آيا سيستم هاي اطلاعاتي سازمان متبوع آنها از سوي رقبا به عنوان بنچ ماركينگ
"BENCH MARKING" "ارزيابي برتر""1" شناخته مي شود؟
وقتي اين تجزيه و تحليلها كامل شد، مديران بايد حمايت كاركنان را در توسعه سيستم هاي اطلاعاتي كسب كنند. مديران مي توانند با بيان اينكه اين سيستم ها، موجب ارتقا عملكرد شغلي افراد و سازمان مي شود، افراد را در پشتيباني از آن ، متقاعد سازند.بعد از اين مرحله ، مديران بايدبرنامه هاي آموزشي مناسبي براي كاركنان تدارك ببينند ونشان دهند كه سيستم هاي اطلاعاتي و تكنولوژي جديد مي تواند به عنوان يك دوست درخدمت آنها عمل كند. بالاخره مديران بايد براين نكته تاكيد كنند كه سيستم هاي اطلاعات جايگزين ارتباطات رو در رو نخواهند شد و كاركنان همه سطوح سازمان در بحثي مستمردرباره چگونگي كشف بهترين تكنولوژي اطلاعات براي رسيدن به مزيت رقابتي ،مشاركت خواهند داشت .
نتيجه گيري
1 - براي تصميم گيري موثر، طراحي سيستم هاي اطلاعات مديريت و اطمينان از كيفيت ،به روز بودن ، كامل بودن و مناسب بودن آنان لازم است ;
2 - مديران بايد سيستم هاي اطلاعاتي سازمان را به ابزارهاي نوين و پيشرفته مجهز كنندزيرا در عصر ارتباطات استفاده از تكنولوژي هاي سنتي و قديمي راه به جايي نخواهد برد;
3 - اجراي سيستم هاي نوين اطلاعاتي فرايند مشكلي است و مديران ممكن است دراين راه با مشكلاتي همچون ; مقاومت از جانب كاربرها و مقاومتهاي سياسي در سازمان مواجه شوند;
4 - بهبود تكنولوژي اطلاعات يك اولويت در تمام سطوح عملكردي سازمان محسوب مي شود;
5 - سيستم هاي اطلاعاتي مي توانند مزيت رقابتي سازمان را افزايش دهند و همچنين موجب افزايش بهره وري ، كيفيت محصول و يا خدمات ، نوآوري و پاسخگويي به مشتريان را فراهم آورند.
بنابراين توسعه سيستم هاي نوين اطلاعاتي به عنوان ابزار مديريت يك ضرورت اجتناب ناپذير عصر حاضر است .
پي نوشت
1 - براي بنچ ماركينگ "BENCHMARKING"معادلهايي همچون ;
"ارزيابي مقايسه اي "،"محك زني "، "مقايسه پردازي
"، "مقياس گذاري "، "الگوبرداري كلي "، "برتري سنجي
" و... درزبان فارسي پيشنهاد شده است ، اما نگارنده
"ارزيابي برتر" را معادل مناسب تري براي آن تشخيص داده است .
"بنچ ماركينگ و يا ارزيابي برتر عبارت است ، فرايند اندازه گيري دقيق عملكرد سازمان در مقابل سازمانهاي الگو و نمونه در صنعت و خدمات
"عمومي وخصوصي " و استفاده از ابزارهاي تحليلي به منظور بهبود محصول ، خدمات ، عمليات ووضعيت هزينه است
".
منابع و ماخذ
منابع فارسي
1 - دكتر بهشتيان ، مهدي و ابوالحسني ، حسين ، سيستم هاي اطلاعات مديريت : نگرش جامع بر تئوري ، كاربرد و طراحي ، بنياد مستضعفان و جانبازان انقلاب اسلامي
"معاونت اقتصادي وبرنامه ريزي "، اول ، 1373.
2 - دكتر رهنورد، فرج اله ، "محك زني براي نظام اداري برتر"، مركز آموزش مديريت دولتي ،مجله مديريت دولتي ، شماره هاي
45 و 46، پاييز و زمستان 1378.
3 - طبرستاني ، مريم و صادقي ، نازيلا، "ارزيابي مقايسه اي چيست ؟"، مجله تعاون ، شماره
110، آبان 1379.
4 - منصوري ، هدايت اله ، "بنچ ماركينگ فرايند استراتژي و تحليلي اندازه گيري عملكرد"،سازمان امور اداري و استخدامي كشور، دومين جشنواره شهيد رجائي ، شهريور
1378.
5 - دكتر مومني ، هوشنگ ، سيستم هاي اطلاعات مديريت
"M.I.S"، اتحاد، اول ، 1372.
6 - دكتر مومني ، هوشنگ ، مديريت منابع اطلاعات "I.R.M"، اتحاد، اول ،
1372.
منابع انگليسي
7- COOK, SARAH, PRACTICAL BENCHMARKING: AMANAGER'S GUIDE TO CREATING A
COMPETITIVE ADVANTAGE, KOGAN - PAGE, SECOND,1997.
8- JONES. R, GARETH, GEORGE. M, JENNIFER AND HILL. W.L, CHARLES, CONTEMPORARY MANAGEMENT, MC GRAW - HILL, SECOND, 2000.
9- MURDICK. G, ROBERT, ROSS.E,JOEL AND CLAGGETT.R, JAMES, INFORMATION SYSTEM
FOR MODERN MANAGEMENT, PRENITIC - HALL, THIRD, 1990.
حسن گيوريان : عضو هيئت علمي دانشگاه آزاد و دانشجوي دوره دكتري تخصصي مديريت دولتي و عضو انجمن مديريت ايران
