برخورد با تامين كنندگان كالا وخدمات 

تامين كننده (SUPPLIER) كسي است كه بخشي از كالاها يا خدمات موردنياز يك سازمان را درجهت توليد محصول يا ارائه خدمت به مشتري تامين مي كند. چنين شخصي مطابق تعريف ويرايش قديمي استاندارد ايزو 9000 (ويرايش سال 1994) پيمانكار فرعي (SUBCONTRACTOR) ناميده مي شد. اين تغيير عنوان اخيرا در ويرايش سال 2000استاندارد مذكور انجام شده تا مخاطب قادر باشد با واژه <تامين كننده > كه به خوبي بيانگرماهيت كار او نيز هست ارتباط ذهني راحت تري برقرار كند. براي مثال ، توليدكنندگان گچ و سيمان براي يك شركت ساختماني به عنوان تامين كننده محسوب مي شوند،همان طوري كه يك جوشكار اسكلت يا يك آرماتوربند نيز كه هريك ، تامين كننده بخشي از خدمات فني - پيمانكاري پروژه هستند، چنين حكمي را براي آن شركت ساختماني خواهند داشت .

در ويرايش جديد استاندارد ISO9000علاوه بر اين تغيير عنوان ، توجه فراواني به اهميت و نقش تامين كننده و چگونگي برخورد با وي شده است ، به طوري كه اگر به الزامات اين استاندارد به دقت توجه كنيد خواهيد ديد كه در بند 1-4-7 يعني <فرايندخريد> سازمان موظف شده است كه تامين كنندگان خود را برمبناي توانايي آنان در ارائه محصول منطبق با الزامات تعريف شده ، ارزيابي ، رتبه بندي و انتخاب كند. همچنين دربند 4-8 از استاندارد مذكور كه به <تجزيه وتحليل داده ها> اختصاص دارد صراحتا تاكيدشده است كه سازمان موظف است نسبت به جمع آوري و تجزيه وتحليل داده ها واطلاعات مرتبط با تامين كنندگان خود اقدام كند.
حال كه با استناد به متن استاندارد، اهميت و نقش تامين كنندگان بيش از پيش مشخص شد، به نظر مي رسد كه مي بايست در ارتباطات خود با آنان تجديدنظر كرده و به توصيه هاي زير در اين خصوص عمل كرد:

1 - به تامين كنندگان خود به چشم يك طرف ذينفع (INTERESTED|PARTY) نگاه كنيد. چرا كه عملكرد شما وضعيت و موقعيت آنها را نيز تحت تاثير قرار خواهد داد. بااين نگرش بايد گفت كه واژه <ذينفع > به معناي اثرپذير است كه اين اثر مي تواند شامل جنبه هاي مثبت و منفي باشد. به عبارت ديگر اگر تجارت و كار شما رونق گيردتامين كنندگان شما نيز به نسبت سهم خود در موفقيت شما، از اين موضوع منتفع خواهندشد و اگر كار و تجارت شما دچار ركود گردد، بالطبع اين مساله به تامين كنندگان شما نيز سرايت خواهدكرد. لذا همواره به دنبال برقراري يك رابطه سودآور دوطرفه باتامين كنندگان خود باشيد و سعي كنيد در اين ارتباطات متقابل ، همواره استراتژي برنده -برنده نمود پيدا كند. اين نكته همان موضوعي است كه به عنوان يكي از اصول هشتگانه مديريت كيفيت از آن نام برده مي شود.

2 - ارزيابي تامين كنندگان موضوعي نيست كه يك بار براي هميشه انجام شود. بلكه لازم است اين ارزيابيها را به طور مستمر و با رعايت يك فاصله زماني مشخص و معقول تكراركنيد. نكته مهم ديگر اينكه انجام ارزيابي مجدد برروي كليه تامين كنندگان ، حتي مواردي كه از آنها خريد نكرده ايد، ضروري است . اهميت اين موضوع وقتي بيشتر مشخص مي شود كه متوجه شويد يك يا چند مورد از شرايط تامين كننده نظير قيمت ، تجهيزات ،زمان تحويل و غيره با گذشت زمان تغيير كرده است .

3 - ممكن است در تامين يكي از كالاها يا خدمات موردنياز خود حق انتخاب نداشته باشيد. يعني به اصطلاح تك منبع (SINGLE|SOURCED) باشيد. تحت اين شرايطاحتمالا احساس مي كنيد كه نيازي به انجام ارزيابي تنها تامين كننده موجود نيست ، چرا كه نتيجه ارزيابي شما هرچه كه باشد، بر روي تصميم تان مبني بر اقدام در جهت خريد از وي تاثيري نخواهد داشت . زيرا شما مجبوريد از او خريد كنيد. حتي مواردي وجود دارد كه شما علي رغم اينكه با چندين تامين كننده مواجه هستيد بنابه دلايلي نظير دلايل سياسي ،ناچار به خريد از يك تامين كننده خاص مي باشيد. درهر حالت به شما توصيه مي كنيم كه باز هم از انجام ارزيابي تامين كنندگان خود برپايه ميزان توانايي آنان در برآورده ساختن الزامات موجود غافل نشويد. براي مواردي كه تنها با يك تامين كننده مواجه هستيد، حتماوضعيت تامين كننده را با وضعيت قبلي اش بسنجيد تا مشخص شود كه عملكرد وي باگذشت زمان مثبت بوده يا دچار افت وخيز شده است . اين موضوع مي تواند براي شما ازدو جهت مفيد باشد:

الف - با علم به شرايط و وضعيت تنها تامين كننده خود، قادر خواهيد بود كه چنانچه درآينده ، امكان همكاري با تامين كننده ديگري نيز برايتان فراهم شد، درصورت داشتن مزيت هاي نسبي ، فورا او را جايگزين تامين كننده فعلي كنيد. اين تمايل به جايگزيني قطعابه ميزان حساس بودن شما درجهت ارتقا كيفيت كار تامين كنندگان تان بستگي دارد.

ب - اين ارزيابي ها حداقل به شما كمك مي كند كه از مشكلات تامين كننده و شرايط كالايا خدمات وي كاملا مطلع شويد و با تنظيم و اصلاح شرايط در سيستم خود، به نوعي مشكلات او را جبران يا خنثي سازيد.

4 - اگر در تامين يكي از كالاها يا خدمات موردنياز خود با چند تامين كننده مواجه هستيدكه يكي از آنها در مقايسه با بقيه ، بسيار مشهورتر و معروف تر باشد، ممكن است بدون ارزيابي شرايط سايرين ، او را از بين گزينه هاي موجود، به عنوان تامين كننده برتر انتخاب كنيد. اگر چنين كرديد و بدون انجام ارزيابي هاي دقيق و تنها به واسطه اعتمادي كه به شهرت و اعتبار آن تامين كننده داشته ايد، او را انتخاب كرديد، هرگز از انجام بازرسي اقلام يا كنترل خدمات تدارك شده توسط وي غافل نشويد. چرا كه تحت شرايط موجود، اين كار مي تواند بر اعتماد شما مهر تاييد بزند يا مشخص كند كه اعتماد شما بي دليل بوده است .

5 - اگر خواهان بهبود عملكرد تامين كنندگان خود هستيد، بد نيست كه يك نسخه ازروش اجرايي يا دستورالعمل يا چك ليست ارزيابي خود را كه براي ارزيابي تامين كنندگان از آن استفاده مي كنيد به صورت كنترل نشده دراختيار آنها قرار دهيد. اين كار چند مزيت عمده به دنبال دارد:

الف - باعث مي شود كه تامين كنندگان پس از مطالعه مدارك ارسالي با ديدگاههاي شمابيشتر آشنا شده و تلاش كنند ضمن نزديك ساختن شرايط خود به شرايط مطلوب وموردنظر، شانس خود را براي همكاري با سازمان شما افزايش دهند. بدين ترتيب جلوبروز برخي مشكلات احتمالي كه ممكن است در آينده پيش آيد گرفته مي شود.

ب - تامين كننده متوجه مي شود كه سازمان شما ميان خوب و بد تفاوت قائل است وهمه را به يك چشم نگاه نمي كند. به عبارتي تامين كننده متوجه مي شود كه شما يك سياست شايسته سالاري را دنبال مي كنيد، لذا با ميل و رغبت بيشتري براي همكاري باشما اعلام آمادگي مي كند.

6 - براي مواردي كه ممكن است در انجام ارزيابي هاي مجدد، تامين كننده اي نتواندحدنصاب لازم را كسب كند و درنتيجه از ليست تامين كنندگان معتبر شما خارج شود،توصيه مي گردد كه حتما به صورت مكتوب موضوع را به وي اطلاع داده و دلايل ردصلاحيت او را اعلام كنيد. همچنين توصيه مي شود كه درجهت ارتقا عملكرد سيستم مديريت كيفيت خود، يك سازوكار منطقي براي برگشت مشروط چنين تامين كنندگاني به ليست تامين كنندگان معتبر تعريف كنيد. بدين ترتيب كه ضمن اعلام مراتب به تامين كننده مبني بر كنار گذاشته شدن وي از ليست مذكور و تشريح دلايل آن ، اين شانس را براي وي قائل باشيد كه درصورت رفع مشكلات گزارش شده و اصلاح شرايط خود، مجددا قادرباشد به جمع همكاران شما بپيوندد. طبيعتا تحت اين شرايط، چنانچه تامين كننده مايل به ادامه همكاري با سازمان شما باشد، طرح جديدي را به شما پيشنهاد مي كند و اعلام مي كند كه براي رفع مشكلات گزارش شده ، چه تمهيداتي انديشيده است (بهتر است اين طرح را به صورت مكتوب از تامين كننده بخواهيد. حتي بهتر است با تامين كننده راجع به طرح پيشنهادي وي طي يك نشست حضوري صحبت كنيد). پس از بررسي طرح پيشنهادي تامين كننده ، درصورتي كه آن را درجهت حل مشكلات يا كاهش آنها موثريافتيد، اين اجازه را به وي بدهيد كه مجددا و به صورت مشروط وارد ليست تامين كنندگان معتبر شما شود. بديهي است پس از گذشت يك زمان منطقي ، قادريد راجع به حضور يا كنار گذاشتن قطعي وي از ليست تامين كنندگان معتبر تصميم گيري كنيد. يقيناشما برمبناي عملكرد وي در مدت حضوري مشروط در ليست ، تصميم گيري خواهيدكرد.

7 - توصيه مي شود كه يك نسخه كپي از نتيجه ارزيابي هاي خود را براي كليه تامين كنندگان يا حداقل تعدادي از تامين كنندگان مهم خود ارسال كنيد. حتي بهتر است عملكرد آنها را طي دوره موردبررسي ، تحليل و اعلام كنيد تا تامين كنندگان از وضعيت وجايگاه خود در سيستم شما مطلع شده و بدانند كه چه مشكلاتي دارند. 

مهدي خادمي زنجاني : كارشناس ارشد مهندسي صنايع ، مشاور سيستم هاي مديريت كيفيت