عوامل موفقيت درپياده سازي سيستم هاي اطلاعاتي مديران ارشد

رضا ارزاقي 
arzaghi916@yahoo.com


مقدمه 

امروزه با رشد روزافزون نياز به سيستم هاي اطلاعاتي و نقش اساسي عمده اي كه اطلاعات در فعاليتهاي روزانه و حيات آينده سازمانها بازي مي كند، سازمانهايي مي تواننددر ميدان رقابت موفق عمل كنند كه قادر باشند جريان اطلاعات درون و بيرون خود رابه درستي مديريت كنند. سيستم هاي اطلاعاتي مديران ارشد (EXECUTIVE INFORMATION SYSTEMS =EIS) نيز به عنوان يكي از اجزاي سيستم هاي اطلاعاتي مديريت (MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS = MIS) به مثابه يك ابزار استراتژيك دردست مديران ارشد براي كنترل اين جريان ، از اهميت وافري برخوردار است . به همين دليل اجراي موفقيت آميز اين سيستم و حفظ كارآمدي و اثربخشي آن ازطريق بهبود وتوسعه مستمر آن امري ضروري است .

درهمين رابطه در اين مقاله ده مورد از عوامل كليدي موفقيت (CRITICAL SUCCESS FACTORS = CSF) كه براي پياده سازي موفق سيستم هاي اطلاعاتي مديران ارشد بايد موردملاحظه قرار گيرند و پنج معيار براي سنجش ميزان موفقيت اين سيستم هاي به اجرا درآمده ، تشريح مي شود. (شكل 1)

 

درواقع اين مقاله بادرنظر گرفتن دو مقطع زماني قبل و بعداز پياده سازي سيستم هاي اطلاعاتي مديران ارشد، به مديران سازمانها و موسسات اين امكان را مي دهد تاسيستم هاي خود را به صورت موفقيت آميزي ايجاد كنند و از طريق سنجش دائمي موفقيت اين سيستم بتوانند آن را بهبود بخشند و متناسب با مقتضيات و تحولات محيطي پيش روند.

سيستم هاي اطلاعاتي مديران ارشد

در عصر حاضر با پيچيدگيهاي روزافزون محيط و ضرورت برخورد مناسب مديران ارشد با فرصتها و تهديدهاي محيطي ، مديران ارشد ديگر زماني را براي تنظيم داده ها وتجزيه وتحليل اطلاعات ندارند، به همين دليل اطلاعات بايد به صورت سريع تجزيه وتحليل شده دردسترس آنها قرار گيرد. يكي از ابزارهاي كه اين امكان را براي مديران ارشد فراهم مي آورد سيستم هاي اطلاعاتي است كه مي توان آن را به صورت زيرتعريف كرد:
سيستم هاي اطلاعاتي مديران ارشد سيستم هاي اطلاعاتي مديريتي هستند كه تصميم گيري در بالاترين سطح مديريت را ساده مي كنند، اين سيستم ها برمبناي نرم افزاري كه دسترسي آسان به مقدار زيادي از داده هاي پيچيده را فراهم مي كند، طرح ريزي شده اندو ازطريق آن نرم افزار، داده ها را در يك شيوه سريع ، تجزيه وتحليل مي كنند و سپس آنها رانمايش مي دهند. اين سيستم ها با دسترسي سريع به اطلاعات داخلي و خارجي ، مديران عالي را براي اتخاذ تصميمات استراتژيك آماده مي كنند.

اين سيستم ها كه معمولا سيستم هاي پشتيباني مديران ارشد (EXECUTIV ESUPPORT SYSTEMS = ESS) نيز ناميده مي شوند مزاياي بسيار ارزشمندي ازقبيل افزايش توان كنترل گسترده مسئوليتها و اختيارات واگذارشده به زيردستان ، كنترل حوزه فعاليت از طريق دردسترس بودن و به روز اطلاعات همه بخشها، توان بالاي تجزيه وتحليل و انعطاف پذيري بالا برخوردار هستند.

عوامل كليدي موفقيت 

در اين قسمت به عواملي مي پردازيم كه به عنوان عوامل كليدي موفقيت در اجراي سيستم اطلاعاتي محسوب مي شوند. درواقع مي خواهيم دريابيم كه براي رسيدن به يك سيستم اطلاعاتي موفق چه شرايطي موردنياز است .

1 - مدير آشنا به سيستم اطلاعاتي 

يكي از مهمترين عوامل تاثيرگذار بر پياده سازي موفقيت آميز سيستم اطلاعاتي مديران ارشد پشتيباني بالاترين مقام سازمان است كه تصميم به برپايي آن مي گيرد. لازمه اين پشتيباني اين است كه اولا مدير علاوه بر تعهد به سيستم ، نسبت به تواناييها ومحدوديتهاي آن يك ديد واقع بينانه داشته باشد. ثانيا مديريت عالي بر روند پيشرفت پروژه سيستم اطلاعاتي نظارت مستقيم داشته باشد، درنتيجه بايد زمان كافي براي نظارت بر اين پروژه را تخصيص دهد.

2 - مدير پروژه 

اجراي هر پروژه سيستم اطلاعاتي يك زمان مشخص و محدود دارد و براي اينكه ازاين زمان حداكثر استفاده به عمل آيد، لازم است كه يك مدير پروژه براي مديريت جزئيات فعاليتهاي مربوط به اجراي پروژه سيستم اطلاعاتي تعيين گردد. اين مدير پروژه علاوه براينكه بايد از لحاظ كاري با حمايت كننده اجرايي يا همان مدير ارشد آشنا باشد، ارتباطنزديكي نيز با كاربرها و تيم اجراكننده پروژه داشته باشد. نكته ديگر اينكه مدير پروژه سيستم اطلاعاتي بايد به عنوان يك عامل مياني براي تطابق نيازهاي شغلي با توانائيهاي تكنولوژيكي عمل كند، درواقع وي بايد نيازهاي كاربرها را شناسايي كرده و به گروه طراحي انتقال دهد.

3 - كادر مناسب پروژه سيستم هاي اطلاعاتي (IS)

كيفيت كادر سيستم هاي اطلاعاتي (INFORMATION SYSTEMS = IS) درپياده سازي موفق سيستم اطلاعاتي مديران ارشد حائزاهميت است . اين كادر هم بايد دربرقراري ارتباط با مدير ارشد كاركشته باشد و هم قادر به كاركردن با تكنولوژي موردنيازسيستم باشد. كادر IS مي تواند شامل : تامين كنندگان داده ها، تحليلگران اطلاعات كسب وكار، مدير توسعه تكنولوژي اطلاعات (INFORMATION TECHNOLOGY DEVELOPMENT =ITD)تحليلگران سيستم ، حمايت كننده هاي فني درون سازمان ومشاوران خارجي باشد. نكته قابل توجه درمورد كادر IS اين است كه آنها در ايجاد يك سيستم اطلاعاتي مديران ارشد موفق به نوعي مكمل يكديگرند، همانگونه كه تحقيقات نشان مي دهد شركتهايي كه تنها بخشي از اين كادر را به كار گرفته اند در 

پياده سازي موفقيت آميز اين سيستم با شكست مواجه شده اند.

4 - تكنولوژي مناسب 

انتخاب سخت افزار و نرم افزار مناسب درمورد اينكه يك سيستم موردقبول واقع مي شود يا نه بسيار تعيين كننده است ، درگذشته يكي از مهمترين مواردي كه باعث گرديده بود تا پشتيباني مناسبي از مديران ارشد به عمل نيايد فقدان سخت افزار و نرم افزار متناسب با ضرورت روشهاي كاري متغير و محيط درحال تغيير بود ولي درحال حاضر به كمك پيشرفتهاي تكنولوژيكي ازطريق انتخاب مناسب ترين تكنولوژي به اين نيازها به خوبي پاسخ داده مي شود. تكنولوژي مناسب را تاحدود زيادي مي توان با درنظرگرفتن مواردي چون قابليت سازگاري ، ظرفيت و مدت زمان پاسخگويي آن تعيين كرد كه به وسيله كاربران مشخص مي گردد.

5 - مديريت داده 

توانايي اينكه تاچه حد داده هاي معتبري را مي توان از منابع دروني و بيروني مهيا كرديك عامل تعيين كننده در موفقيت يك سيستم اطلاعاتي است ، مشكل جمع آوري ،دسترسي و استخراج داده ها از چند پايگاه داده فرعي مي تواند يك مانع بزرگ براي اجراي يك سيستم اطلاعاتي مناسب براي مديران اجرايي باشد. به علاوه يكي ازمهمترين فعاليتهايي كه در مديريت داده ها بايد مدنظر قرار داد. به روز كردن اطلاعات است چون اگر اطلاعات به روز نباشد از درجه اعتبار آنها كاسته مي شود و ممكن است درنتيجه تصميم گيري براساس اطلاعات غلط زيانهاي سنگيني متوجه شركت شود. به همين دليل قبل از پياده سازي يك سيستم اطلاعاتي بايد اطلاعات موردنياز و منابع آنها شناسايي شود و تدابيري براي جمع آوري ، انسجام و به روز كردن اطلاعات انديشيده شود.

6 - ارتباط واضح با اهداف كسب وكار

سيستم اطلاعاتي مديران ارشد بايد مشكلات تعريف شده كسب وكار را حل كند، وپياده سازي آن با درنظر گرفتن يك نياز يا مشكل مربوط به كسب وكار آغاز شود. در كل اين سيستم به همراه تمامي اجزايش بايد به صورت آشكار با اهداف كسب وكار مرتبط باشند وبراي تمامي كاربران اهداف و منافع به كارگيري اين سيستم به درستي تشريح شده باشد.

7 - مديريت مقاومت سازماني 

اكثر افراد سازمان تمايل دارند كه تكنيك هاي جمع آوري اطلاعات به عنوان يك برگ برنده نزد خودشان بماند و چون اجراي يك سيستم اطلاعاتي مديران ارشد ممكن است جريان اطلاعات را در يك سازمان تغيير دهد درنتيجه به احتمال زياد يك مقاومت سازماني درمقابل پياده سازي اين سيستم به وجود مي آيد. به همين دليل اين مقاومت سازماني محتمل بايد به خوبي اداره شود، يكي از راههاي غلبه بر اين مقاومت سازماني ايجاد يك فرهنگ همكاري در رابطه با اين سيستم است ، اين فرهنگ را مي توان ازطريق آموزش ، ارتباطات و مذاكره گسترش داد.

8 - مديريت تحول و گسترش سيستم 

زماني كه يك سيستم اطلاعاتي به صورت موفقيت آميز به اجرا درآيد، به صورت منظم مورداستفاده كاربران قرار مي گيرد و چون مزايا و منفعت هاي ناشي از استفاده اين سيستم آشكار مي شود، به صورت اجتناب ناپذيري زيردستان يا همكاران خواهان يك سيستم مشابه مي شوند، به همين دليل قبل از اجراي يك پروژه سيستم اطلاعاتي مديران ارشد پيش زمينه هاي مربوط به توسعه و گسترش آن بايد درنظر گرفته شود. پس مديريت تحول و گسترش سيستم را مي توان به عنوان مجموعه فعاليتهاي شناسايي كردن عملكردهاي خاص شغل ، جهت گيريهاي فني و نيازهاي پشتيباني اطلاعات مربوط به هركاربر بالقوه تعريف كرد.

9 - برنامه توسعه تكاملي 

داشتن يك برنامه توسعه تكاملي به عنوان يكي از مهمترين عوامل كليدي براي پياده سازي موفق سيستم اطلاعاتي درنظر گرفته مي شود، پس قبل از اجراي اين پروژه بايد يك طرح تكاملي براي آن درنظر گرفته شود و با استفاده از طرح اوليه اي كه تدارك ديده ايم در مسير تكامل سيستم حركت كنيم ، تا پيشاپيش تطابق سيستم را با تغييرات درون سازماني و تحولات محيطي تضمين كرده باشيم .
طرح تكاملي و طرح اوليه را مي توان به ترتيب به صورت زير تعريف كرد، فرايندتكراري كه به توسعه دهندگان اجازه مي دهد سيستمي را به صورت جزءبه جزء طراحي كنند درحالي كه هر قسمت به صورت دقيقي تعريف شده است را طرح تكاملي و فرايندتكراري كه به كاربران اجازه مي دهد تا هر قسمت از سيستم را تست كنند طرح اوليه گويند.

10 - تعريف دقيق نيازهاي اطلاعاتي 

كاربران سيستم 

 

يك امر حياتي در طراحي و پياده سازي موفق سيستم اطلاعاتي تشخيص نيازهاي اطلاعاتي افرادي است (مديران ارشد) كه قصد استفاده از آن را دارند، البته چون نيازهاي اطلاعاتي مديران ارشد متفاوت است تشخيص اين نيازها بسيار مشكل است و مي توان از آن به عنوان بزرگترين چالش نام برد كه تيم هاي طراحي و توسعه سيستم با آنها روبروهستند. از گزارشهاي موجود مديريت ، مصاحبه با مديران ارشد به عنوان راهنمايي براي تشخيص اين نيازها مي توان استفاده كرد.

ارزيابي موفقيت يك سيستم اطلاعاتي 

ارزيابي و سنجش مستمر يك سيستم اطلاعاتي عاملي بسيار مهم در دوام و كارايي آن است . همانگونه كه از شواهد تاريخي برمي آيد بسياري از اين سيستم ها با وجودي كه با موفقيت به اجرا درآمده اند اما بعداز مدتي با شكست مواجه شده اند، البته به دليل ناملموس و ناپايدار بودن منفعت هاي ناشي از بكارگيري اين سيستم ها سنجش ميزان موفقيت آنها بسيار مشكل است ولي به عنوان يك عامل اساسي براي حفظ كارآمدي وحيات اين سيستم ها الزامي است . به همين دليل در زير به پنج مورد از معيارهاي سنجش موفقيت اشاره مي شود:

1 - دسترسي 

يكي از مهمترين معيارهاي سنجش موفقيت يك سيستم اطلاعاتي ميزان دسترسي است كه كاربران به سيستم دارند، اين مورد كاملا واضح است كه اگر تيم ايجادكننده اين سيستم نتواند سيستمي قابل دسترس براي كاربران بسازد، كاربر نمي تواند به سيستم دسترسي پيدا كند درنتيجه باعث ناموفق جلوه كردن كار سيستم مي شود. همچنين اين مشكل زماني كه يك سيستم به ظاهر دردسترس است نيز مي تواند به وجود آيد.بدين صورت كه دسترسي به سيستم تنها از تعدادي از كانالهاي معين امكان پذير باشد.

2 - ميزان استفاده 

يكي ديگر از معيارهاي سنجش موفقيت اين سيستم ها دفعات و مدت زمان استفاده اي است كه از سيستم به عمل مي آيد، هر چه ميزان استفاده بالاتر باشد موفقيت سيستم بيشتر و هرچه پايين تر باشد نشان دهنده موفقيت كمتر سيستم است ، اين موردكاملا مشخص است كه اگر يك سيستم درنتيجه عدم استفاده متوقف شده باشد. هيچ منفعتي را براي مديران ارشد و سازمان نمي تواند داشته باشد.

3 - رضايت مندي 

آيا رضايت كاربر درنتيجه استفاده از اين سيستم تامين مي شود يا نه . رضايت مندي كاربر يكي از مهمترين معيارهاي مورداستفاده براي موفقيت يك سيستم اطلاعاتي است ،به علاوه اگر سيستم نتواند آنچه كاربر مي خواهد را تامين كند رضايت مندي كاربر ازسيستم كاهش مي يابد، درنتيجه استفاده كاربر از سيستم پايين مي آيد و اين خود يكي ازنشانه هاي عدم موفقيت سيستم است .

4 - اثر مثبت 

يك سيستم اطلاعاتي موفق بايد اثر مثبتي بر روي مديران ارشد و سازمان داشته باشد چون يك سيستم اطلاعاتي مديران ارشد موفق مدل ذهني را كه مدير از شركت داردرا بهبود مي بخشد و لازمه اينكه يك مدير تصميمات بهتري را اتخاذ كند داشتن يك مدل ذهني مناسب از شركت است و مديري كه مي تواند تصميمات بهتر و مناسب تري اتخاذكند اثر قابل توجه اي بر دستاوردهاي شركت دارد.

5 - گسترش 

بعداز اينكه اين سيستم به وسيله كاربران اوليه مورداستفاده قرار مي گيرد. با آگاه شدن ديگران از مزيت ها و منفعت هاي آن ممكن است متقاضي استفاده از آن شوند، به علاوه وقتي كاربران مي بينند كه اين سيستم مي تواند اثر مثبتي بر همكارانشان داشته باشدممكن است كه سيستم را به آنها انتقال دهند و باعث گسترش سيستم شوند. دركل هرچه روند گسترش و توسعه اين سيستم در يك سازمان صعودي باشد نشانگر موفقيت بيشترو هرچه اين روند كمتر باشد نشانگر موفقيت كمتر آن سيستم است .

زمينه ادامه كار

همانگونه كه قبلا اشاره شد يكي از دلايل عمده به كارگيري اين سيستم ها دردسترس قرار دادن اطلاعات معتبر، مختصر و به روز به صورت سريع براي مديران ارشد است ، وباتوجه به ماهيت اطلاعات موجود در اين سيستم ها كه عمدتا در اتخاذ تصميمات استراتژيك مورداستفاده قرار مي گيرند و همچنين ضرورت تصميمات استراتژيك به موقع و سريع نسبت به تغيير و تحولات محيطي ، به تدريج مورد به روز بودن اطلاعات نسبت به ساير موارد از اهميت فزاينده اي برخوردار مي شود. درنتيجه مطالعه درجهت ايجاد يك سيستم اطلاعاتي مديران ارشد كه هرچه بيشتر بر مبناي فرايند  ON-LINEطرح ريزي شده باشد مي تواند در توسعه و بهبود عملكرد اين سيستم ها تاثير به سزايي داشته باشد.كه در اين ميان نرم افزار پردازشگر تحليلي (ONLINE ANALYTICAL PROCESSING)ممكن است نتايج موردنظر را تامين كند.

نتيجه گيري 

با گسترش كاربرد سيستم هاي اطلاعاتي مديران ارشد و مشخص شدن منفعت ها وتوانائيهايي كه اين سيستم ها به مديران اعطا مي كنند، اهميت موفقيت يا شكست درپياده سازي و به كارگيري اين سيستم ها بيش از پيش مشخص مي گردد، همچنين به دليل هزينه هاي هنگفتي كه استقرار اين سيستم ها براي سازمانها و موسسات دربردارد،ضروري است كه هرگونه اقدام درجهت پياده سازي و يا نگهداري اين سيستم ها با مطالعه قبلي و به صورت برنامه ريزي انجام شود تا علاوه بر افزايش درصد موفقيت اين سيستم هااز ضرر و زيانهايي جلوگيري شود كه درنتيجه عدم موفقيت آنها به سازمان تحميل مي شود. 

منابع 

1-POPO POON, CHRISTIAN WAGNER,<CRITICAL SUCCESS FACTORS:SUCCESS AND FAILURE CASES OF INFORMATION SYSTEMS FOR SENIOR EXECUTIVES>. DECISION SUPPORT SYSTEMS  30(2001) 393-418.
2-BRYAN ESHELMAN, ASHLEY SKAT OFF, <EXECUTIVE INFORMATION SYSTEMS: FIVE FACTORS FOR SUCCESS>BOBBIN, COLUMBIA SEP(1998).
3-K.R.R AINER,H.J.WATSON,<THE KEYS TO EXECUTIVE INFORMATION SYSTEMS SUCCESS>. JOURNAL OF MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS12 (2)(1995) 83-98.
4 -RICHARD.L.DAFT, <MANAGEMENT>, DRYDEN PRESS, FIFTH EDITION.
5- BARBARA.C.MCNURLIN,RALPH.H. SPRAGUE,JR.<INFORMATION SYSTEMS MANAGEMENT IN PRACTICE>PRENTICE -HALL PRESS,SECOND EDITION.

رضا ارزاقي : دانشجوي كارشناسي ارشد مديريت صنعتي دانشگاه علامه طباطبايي