برنامه ريزي استراتژيك سيستم هاي اطلاعاتي

روح الله ابراهيم نژاد

ebrahimnejad58@yahoo.com

خلاصه

برنامه ريزي استراتژيك سيستم هاي اطلاعاتي يك فعاليت علمي است كه سازمانها راقادر مي سازد كه اولويتهاي توسعه سيستم هاي اطلاعاتي را باتوجه به اهداف تجاري شركت مشخص كنند. در حقيقت اين برنامه ريزي در پي آن است كه شكاف بين اهداف توسعه سيستم هاي اطلاعاتي و اهداف تجاري را از بين ببرد و متدولوژي اي براي توسعه سيستم هاي اطلاعاتي انتخاب كند كه اين خواسته را برآورده سازد.

براي برنامه ريزي استراتژيك سيستم هاي اطلاعاتي سه گام مشخص شده است :

تعيين اهداف سيستم هاي اطلاعاتي ;

استخراج كردن و اولويت بندي پروژه هاي (INFORMATION SYSTEMS=IS) موردنياز;

ارزيابي ظرفيت و منابع مورد نياز.

چندين رويكرد با گرايشهاي مختلف مشخص شده اند كه براي برنامه ريزي استراتژيك سيستم هاي اطلاعاتي (STRATEGIC INFORMATION SYSTEMSPLANNING=SISP) مورد آزمايش قرار گرفته اند. برمبناي پرسشنامه هايي كه در يك تحقيق از 276 مدير IT دريافت شده است ، چهار رويكرد جداگانه مطرح شده است .مقايسه اين چهار رويكرد با پنج رويكردي كه ارل (EARL.MJ) (1993) در SISP آزمايش كرده است نشان مي دهد كه در سه مورد با رويكرد <سازماني > و رويكرد <رهبري كسب وكار> و رويكرد <اداري > شباهت وجود دارد در حالي كه مجموعه چهارم مربوط به رويكرد<روش - مدار> و <رويكرد تكنولوژيك > است . تحليل اين رويكردها نشان مي دهد كه رويكرد <سازماني > بسيار موفق تر بوده است .

 مقدمه

هدف از مطرح شدن سيستم هاي استراتژيك اطلاعاتي درواقع هم سو كردن اهداف توسعه سيستم هاي اطلاعاتي بااهداف كسب و كار است . و اولين قدم در برنامه ريزي اين مهم ، ساختن سيستم هاي اطلاعاتي است كه از طرفي به كاربر توجه داشته باشد ونيازهاي آنها را برآورده سازد و از سوي ديگر بااهداف تجاري شركت همخواني داشته باشد. در حقيقت در اين مدل سازمان ديگر از ISها براي بهينه كردن يا حفظ وضع موجوداستفاده نمي كند بلكه منظور، رسيدن به مزيت رقابتي ، توسعه قلمرو، توسعه محصول و... است .

 دو فلسفه متفاوت

دو فلسفه كلي مي تواند براي توسعه سيستم هاي اطلاعاتي مورد استفاده قرار بگيرد.يك فلسفه سيستم هاي اطلاعاتي را به عنوان يك سلاح دفاعي ، تاكتيكي و عملياتي ،براي پردازش نيازهاي اطلاعاتي و گزارش دهي سريع به مراجع اختيار براي كمك به سازمان براي بقا و حركت در مسير ثابت مي داند. در حقيقت انجام پروژه هاي IS اقدامي انفعالي در برابر محيط، تعريف مي شوند.

فلسفه ديگر سيستم هاي اطلاعاتي را به عنوان يك سلاح تهاجمي و استراتژيك مي داند كه مي تواند براي شركت يك مزيت رقابتي ايجاد كند. اين فلسفه مطرح مي كند كه توسعه ISها نه فقط هزينه را كاهش مي دهد بلكه باعث افزايش درآمد و بهره وري مي گردد.

سوال اصلي اين است كه ما چگونه مي توانيم سيستم هاي اطلاعاتي مان را همراه بااهداف كسب وكارمان كنيم ؟ (شكل 1)

در فلسفه اول برنامه ريزي IS افقي معمولا سال به سال ، و در يك محدوده كم است .

اما در فلسفه استراتژيك قلمرو برنامه ريزي استراتژيك كل شركت را مي پوشاند وچهارچوب زماني آن 3 سال يا بيشتر است . اهداف IS بااهداف تجاري هم سو مي شودنيازمنديهاي اطلاعاتي آينده پيش بيني مي شود.

شكل 1: برنامه ريزي توسعه و مديريت فرايندهاي سيستم هاي اطلاعاتي

 از ISPبه SISP : برنامه ريزي توسعه براي IS

(ISP) به طور كلي بر تقاضاي كاربران و توجيهات مالي استوار است و از هنگامي كه سازمانها به تكنولوژي اطلاعاتي متوسل شده اند مورد استفاده قرار گرفته است .

از اواخر 1970، مديران ITازISPبراي بهبود ارتباطات با كاربران IS، كمك به مديران ارشد، پيش بيني كردن نيازمنديهاي منابع ، تخصيص منابع ، و پيداكردن فرصتهايي براي بهبود عملكرد بخش IS استفاده كردند.

مفهوم SISP از سال 1980 آمده است . مهمترين تفاوت بين SISP و اعمال برنامه ريزي ISP كه قبلا آن را گفتيم در تاكيد واضح بر مسير استراتژيك يا اثر رقابتي آن است .

SISP را به عنوان فرايند تشخيص يك پورت فوليو از اعمال برمبناي كامپيوترمي شناسد كه سازمان را براي اجراي برنامه ريزي تجاري و تشخيص اهداف تجاري اش ياري مي دهد. ارل پيشنهاد مي كند كه دو جنبه تعريف كليدي از SISP <سرمايه گذاري برIS همسو با اهداف تجاري > و <بهره گيري از IT براي مزيتهاي رقابتي > هستند.

 گام هاي برنامه ريزي استراتژيك

گام اول : در فرايند SISP تعيين اهداف IS است . قلمرو عمليات ساختمان ، خطمشي هاي سيستم و طرح كسب و كار در اين مرحله مرور مي گردد. هدف از اين مرحله تعريف اهداف سازمان و همسوكردن اهداف IS باآن است .

بررسي اسناد و مدارك ، منشور سازماني ، شرح وظايف ، دستورالعملها، گزارشهاي مميزان داخلي و خارجي جزء اعمال اين مرحله است . در اين مرحله اهداف مشخصي دنبال مي شوند از جمله :

1 - طراحي و اجراي پروژه هايي كه اهداف سازماني را حمايت مي كند;

2 - بهره برداري از فرصتهاي جديد كسب و كار كه به وسيله تكنولوژي جديد اطلاعات مهيا مي شود;

3 - پيروي از متدولوژي توسعه سيستم ها;

گام دوم : از تعامل ميان افراد و سيستم هاي پرسنلي ، يك سري نياز به پروژه هايي به وجودمي آيد تا اهداف گام اول به صورت عملياتي دنبال شوند. اما در هر سازماني اولامحدوديت مالي و منابع براي انجام اين پروژه ها وجود دارد و همچنين معلوم نيست كه اين پروژه هاي تعريف شده هم همگي مهم و داراي اولويت يكسان باشند. لذا در اين مرحله يك اولويت بندي بين پروژه هايي با فاكتورهاي استراتژيك بودن و عملي بودن انتخاب شوند.

جدول شماره 1: چرخه برنامه ريزي 

گام سوم : منابع كليدي و ظرفيت كاري هر سيستم اطلاعاتي به وسيله تكنولوژي و نيروي انساني نشان داده مي شود. هدف گام سوم اين است كه تعيين شود كه پروژه هاي برنامه ريزي شده چه تاثيري بر منابع دارد و همچنين اطمينان از اينكه ظرفيت كافي درطول سيكل برنامه ريزي وجود دارد كه هم پروژه هاي كنوني را تغذيه كند و هم پشتوانه ومحركي براي پروژه هاي آتي باشد.

جدول شماره 1:

اجراي SISP از متولوژي تا رويكرد: رويكرد تركيبي از روشها، فرايندها، و اجرا است . امامتدولوژي ها بر تكنيك ها، رويه ها تمركز دارند و ارتباطات فرايند را چشم پوشي مي كنند.آنچه كه ارل پيشنهاد مي كند آينه اي از رويه ها، تكنيك ها، روابط متقابل IS و كاربران وتحليلهاي مخصوص را دربر مي گيرد كه يك روش متعادل براي اجراي برنامه ريزي استراتژيك است .

ارل پنج رويكرد جداگانه SISP تشخيص داده و مطرح كرده است . رويكرد رهبري -كسب و كار سازماني ، اداري ، تكنولوژيك ، روش - مدار. علاوه بر اين ارل همچنين با يك معيار اثربخشي اين رويكردها را مرتبط مي كند و نتيجه گيري مي كند كه رويكرد سازماني بيشترين موفقيت و رويكرد اداري كمترين توفيق را داشته است .

نويسندگاني چون <ساب هروال و كينگ > نيز رويكردهايي در اين مورد با هشت ويژگي كليدي مطرح كرده اند. چهار ويژگي اول برنامه ريزي ، تجزيه و تحليل برنامه ريزي ،و سياستها نشان دهنده فعاليتهاي برنامه ريزي است .

و چهار مورد ديگر تاثير خارجي ، تاثير داخلي ، تاثير مدير عالي ، تاثير سيستم اطلاعاتي نشان دهنده نيروهاي موثر است .

به طور مشابه <ليارد> SISP را با ويژگيهايي (ابعاد برنامه ريزي موقعيتي ، فعاليتها ورفتارها) مشخص مي كند.

<نوتابلي > هم پيشنهاد مي كند كه تطبيق عقلايي موثرترين راه براي اجراي SISPاست .

انطباق عقلايي با شش بعد برنامه ريزي مشخص شده است : درك كردن ، رسميت (رسمي سازي )، تمركز، جريان ، مشاركت ، اقتضايي بودن كه باتوجه به تحقيقاتي كه انجام داده است اهميت اين مطالب را تصريح مي كند.

در يك تحقيق ديگر كه از 276 مدير IT از 276 شركت انجام شده است و نتايج به دست آمده در چهار خوشه تقسيم بندي شده است . در اين نگرش از روش به كارگيري فواصل مربع اقليدسي استفاده شده است . يعني رويكردهاي مختلفي را كه با ده متغير،جامعيت ، رسميت ، تمركز، جريان ، مشاركت فراواني ، همخواني (مطابقت )، مالكيت ،اجرا و كانونهاي رقابتي تقسيم بندي كرده اند. در اين چهار خوشه جاگذاري كرده اند.

در اين بررسي چهار خوشه اين طور توضيح داده شده است :

 خوشه 1:

اين خوشه بزرگترين امتياز را آورده است . يعني 36% پاسخها، جوابشان در اين خوشه گنجانده شده است . هم خواني (هم رديف با استراتژي شركت بودن )، كانون رقابتي و اجرا از خصوصيات اين خوشه است .

در اين خوشه يك فرايند مداومي از بررسي و تعديل براي حفظ موقعيت رقابتي پيشنهاد مي شود. هم چنين نگرش منظمي را براي برنامه ريزي فراهم مي آورد كه ممكن است براي اهداف استراتژيك ضروري باشد.

 خوشه 2:

در اين خوشه 29% جوابها طبقه بندي مي شود. يك كانون خلاق ، كانون رقابتي وهم خوان با استراتژي شركت با هم وجود دارد كه آغاز يك نگرش برنامه ريزي كه به طوراستراتژيك جهت يافته را پيشنهاد مي كند. اما فرآيند برنامه ريزي به طور كافي ساختارنيافته است . به طور كلي اين سازمان يك سازمان - يادگيرنده را مجسم مي كند. در اين مجموعه حركت به سوي SISP درست است اما تاكنون قادر به ادغام نيروهاي كسب و كار(موسسه ) با فرآيندهاي برنامه ريزي نبوده ايم .

 خوشه 3:

در اين خوشه 26% موارد آورده شده است . مشخصات اين خوشه مقابل خوشه اول است ، در نگرش پيشنهادي اين خوشه برنامه ريزي به طور صريح براي دستيابي به اهداف ،هم خواني استراتژيك و دستيابي به مزيتهاي رقابتي را جستجو نمي كند.

در حقيقت يك نگرش ISP كه فاقد درجه كانون استراتژيك است ، در تعريف ما ازSISP، گنجانده شده است . اين نگرش كمتر اجرايي است . در حقيقت يك شكل نابالغ ازISP را پيشنهاد مي كند.

 خوشه 4:

اين خوشه فقط براي 9% كل موارد به حساب مي آيد. اين نگرش پيشنهادي امتيازات بالايي برحسب تشريفات ، جامعيت كنترل و كانون اجرا دارد. ولي امتياز نسبتا پاييني برحسب هم خواني با هداف استراتژيك و كانون رقابتي دارد.

اين يك نگرش برنامه ريزي را پيشنهاد مي كند كه اسلوب دار است ولي فاقد اثراستراتژيك است . اين چنين برنامه ريزي مي تواند در سازمانهايي كه هنوز براي اتخاذ يك نگرش سيستماتيك و خوب ساختار يافته به جاي تحقق يك سبك استراتژيك تمركزيافته اند. اعمال شود.

چهار نگرش مشتق شده SISP كه به طور مختصر در بالا توصيف شد، مخصوصا باتوجه به درجه جهت استراتژيك و ساختارشان متفاوت بوده اند. اين تفاوت را مي توان درماتريس شكل 3 كه براي بررسي مشخصات نگرش چهارگانه مهيا كرده است ، مشاهده كرد.

بين پنج نگرشي كه ارل پيشنهاد داده است و چهار دسته نگرشي كه در خوشه ها نشان داديم مشخص مي شود كه خوشه يك با نگرش سازماني ارل شباهت دارد. ارل در سال 95 پيشنهاد داد كه فرضيات زيربناي نگرش سازماني عبارت است از:

SISP يك فعاليت تصميم گيري مداوم است كه به وسيله سيستم اطلاعاتي و موسسه برمبناي درك مديريت از پيچيدگي ، تسهيم مي شود. اين مشخص مي كند كه بين نگرش سازماني و خوشه يك شباهتهاي قوي وجود دارد.

نگرش انطباق منطقي (SEGARS-98) نيز، اصل عقلايي بودن را از طريق سطح بالايي از جامعيت ، به وسيله رسميت و از طريق يك جريان برنامه ريزي بالا به پايين ، تاكيد براهميت يك نگرش ساختاريافته به وسيله مديريت را ابراز مي كند. اصل انطباق به ظرفيت يادگيري مربوط مي شود.

هم چنين يك بررسي از مشخصات خوشه 2 نشان مي دهد كه درجه بالايي ازهم بستگي بين آن نگرش و نگرش رهبري كسب و كار وجود دارد.

در اينجا هم خواني (بااهداف استراتژيك ) سزاوار توجه و تفسير ويژه اي است .فرضيه زيربناي رهبري كسب و كار ارل اين است كه برنامه ها و نيازهاي موسسه بايد ازبرنامه هاي ISمشتق شود.

ارل يادآوري مي كند كه در نگرش رهبري كسب و كار كاربران و مديران احتمال اينكه درگير بشوند خيلي پايين است . در حقيقت ، فقط مديران IS را مالك و متصدي اين روش مي داند و مشاركت را بسيار كم مي داند.

خوشه 3 هم شباهت محسوسي با نگرش اداري ارل دارد. البته نگرش پيشنهادي اداري ارل نگرش پايين به بالا به جاي بالا به پايين در آن تفكر استراتژيك غايب است .آنچه كه در مورد خوشه 4 به نظر مي آيد هم خواني اين نگرش با يكي از دونگرش تكنولوژي و روش -مدار ارل است . البته نمي توان اين طور بيان كرد كه اين نگرش با يكي از دونگرش تكنولوژيك و روش -مدار هم خواني دارد بلكه هردو اين نگرشها مي توانند بانگرش خوشه 4 همخواني داشته باشند. اين باعث شده است كه نگرش مربوط به خوشه 4 را براي اينكه جامعيت و كامليت لازم را داشته باشد نگرش سيستماتيك بناميم .

 شكل 2 : خصوصيات و ويژگيهاي چهار رويكرد SISP (به دست آمده از تحقيق )

پس از تقسيم بندي ، اين طبقه بندي چهارگانه كه در يك تحقيق از مديران IT انجام شده بود با 5 نگرش ارل تطبيق داده شد. تجزيه تحليلها نشان مي دهد كه نگرش سازماني بالاترين امتيازات را از نظر موقعيت آورده است . براي سنجش موقعيت اين نگرشها هفت بعد مدنظر است . هم خواني با اهداف استراتژيك ، تجزيه و تحليل پذيربودن ، توانايي (قابليت )، مساعدت ، همكاري ، اجرا و رضايت . موفق ترين نگرشها پس از آن نگرش رهبري كسب و كار و نگرش سيستماتيك هستند و نهايتا نگرش اداري ميانگين امتيازبسيار پاييني آورده است . به علاوه ، دو عامل ديگري را كه كالرز (CALLERS) براي موفق بودن SISP لازم مي داند تعهد مديريت ارشد و درگيربودن آن مديران در كار است .

 مزيت هاي اجراي برنامه ريزي استراتژيك

يكپارچگي بين وظايف IS با سازمان را راحت مي كند;

به شناخت فرصتها براي استفاده سيستم هاي اطلاعاتي براي اهداف استراتژيك كمك مي كند;

اطمينان مي دهد كه منابع كافي و مناسب براي عمليات بحراني اختصاص يافته است .

اطمينان مي دهد كه اعمال IS اهداف و فعاليتهاي كانون يك سازمان را در هر سطحي ياري مي كند.

 نتايج

نهايتا جالب است يادآوري شود در يك دنياي كسب و كار رقابتي كه تكنولوژي اطلاعاتي به طور فزآينده اي نقش استراتژيك مهمي را بازي مي كند نياز به اقدامات برنامه ريزي استراتژيك سيستم هاي اطلاعاتي موثر و حياتي بوده است . در تحقيق انجام شده از 276 از مديران IT، نگرش سازماني بالاترين امتيازات عمل برنامه ريزي را براي متغير هم خواني استراتژيك و كانون رقابتي به دست آورد و از نظر اجرا نيز امتياز بالايي كسب كرد كه دقيقا با تعريفي كه در اول مقاله از SISP داشتيم هم سويي دارد.

اين مطالعه ، آشنايي با چند رويكرد مرتبط با SISP و مفهوم آن را ايجاد كرد. البته هنوزنياز است كه كار سنگين تر و عملياتي در اين زمينه انجام گيرد تا مسيري فراروي مديران كشورمان براي به كارگيري و برنامه ريزي استفاده از ITباتوجه به اهداف استراتژيك ، قراردهد.

منابع

NN. F.D HERTY C.G.MARPLES, A. SNHAIMI.1999 THE ALTERNATIVE SUCCESSSTRATEGIC INFORMATION SYSTEMS PLANNING. JOURNAL OF STRATEGICINFORMATION SYSTEMS. 8 (1999)263-283.

-EARL, M,G. 1993. EXPERIENCES IN STRATEGIC IMFORMATION SYSTEMSPLANNING .M.I.S.QUARTERLY - MARCH .

-LEDERER,A, SETHI, V.1998, THE IMPLEMENTATION OF SISP.MIS QUARTERLYSEPTEMBER. 445-461 .

-SEGARS,A,GRORER,V,1998, STRATEGIC ISP SUCCESS, AN INVESTIGATION OFTHE CONSTRACT AND ITS MEASUREMENT MANAGEMENT. MIS. QUARTERLY .

-BRAINL. COOPER. HUNGH J, WASTON, H, WIXON, DALE .

-2000). DATA WAREHOUSING SUPPORTS CORPRATE STRATEGY. MIS. Q 2000) .

-JOUN. G. BURCH, GARY. INFORMATION SYSTEMS. THEORY AND PRACTICE .

روح الله ابراهيم نژاد: دانشجوي كارشناسي ارشد مديريت صنعتي . دانشگاه علامه طباطبايي معاون پژوهشي انجمن علوم مديريت ايران