نويسندگان : مهندس سيدمرتضي ناصريان ، مهندس محمدرضا فرشيدنژاد

به لحاظ ضرورتهاي تحول اداري و لزوم تحول مستمر در ادارات بايستي بيشتر ازنيروهاي داخل هر اداره براي اصلاح امور استفاده شود. نظام پيشنهادها ابزار مفيدي براي تحول دروني و مستمر ادارات است و باعث مشاركت عمومي كارمندان مي شود. با اين حال ساختار كهن و ركود نسبي سيستم اداري موجود با ماهيت پوياي نظام پيشنهادهامطابقت نداشته و بايستي موانعي كه فراروي اجراي نظام پيشنهادهاست شناسايي وحتي المقدور رفع شوند. ويژگيهاي نظام اداري با شركتها و سازمانهاي خصوصي تفاوتهاي زيادي دارد، كه تاثير آن بر نظام پيشنهادها تاحدودي بررسي مي شود.

سازمان مديريت و برنامه ريزي بايستي مقدمات لازم براي ترويج و اجراي نظام پيشنهادها را در سطح ملي پيگيري و لوايح قانوني و چارچوبهاي نظام پيشنهادها را ارائه كند. به جهت تفاوتهاي فراوان ادارات با همديگر بايستي تدوين آئين نامه هاي اختصاصي ادارات به خودشان واگذار شود.

مشكلات موجود در ساختار اداري كشور ضرورت بهره گيري از شيوه هاي مناسب ونوين براي ساماندهي به وضعيت ادارات دولتي و رفع مشكلات آنها را دوچندان ساخته است . با وجود تاكيدهاي مكرر بر اهميت تحول اداري و اقدامهاي انجام شده براي شناسايي و رفع مشكلات نظام اداري ، عملكرد آن مطلوب نيست . البته نبايستي تلاشهاي فراوان و صادقانه مديران و كارمندان را ازنظر دور داشت كه گردش كنوني امور به واسطه همين تلاشهاست .

در چنين شرايطي نظام پيشنهادها به عنوان روشي درجهت بهبود مستمر، وضعيت وعملكرد ادارات دولتي و جلب رضايت مردم مي تواند نقش موثري ايفا كند. به همين دليل اخيرا شوراي عالي اداري اجراي نظام پيشنهادها در ادارات و سازمانهاي دولتي را تصويب و ابلاغ كرده است . منظور از نظام پيشنهادها مشورت و تبادل نظر بين كارمندان و مديران است كه به صورت ابزاري بين لايه هاي هرم قدرت درنظر گرفته مي شود تا انگيزه بهبود وتحول در همه افراد سازمان فراگير شود و عملكرد و وضعيت ادارات دولتي بهبود يابد. دراين مقاله مفاهيم و منافع كلي نظام پيشنهادها شناخته شده تلقي مي شود.

براي اجراي نظام پيشنهادها در ادارات اولا بايستي موانعي رفع شوند كه براي اجراي آن در سازمانها و ادارات دولتي وجود دارد و همچنين براي هريك از سازمانها و ادارات دولتي ، آئين نامه مناسبي برحسب ساختار، وظايف و وضعيت سازمان تهيه و توسط افرادمطلع و معتمد به اجرا درآيد. در اين مقاله سعي مي شود برخي از موانع موجود براي اجراي نظام پيشنهادها در ادارات بررسي و راه حلهايي مطرح شود.

تحول اداري فرايندهاي متعددي همچون مشاركت عمومي كاركنان ، اصلاح ساختارهاي اداري ، تناسب وظايف و اختيارات ، توانمندسازي كاركنان و مديران ،پاسخگويي دولتمردان درمقابل شهروندان ، نظارت بر نظام اداري و توسعه شيوه هاي اطلاعاتي و... را دنبال مي كند. با اين حال علي رغم تلاشهاي فراواني كه درجهت تحول اداري صورت پذيرفته است ، وضعيت و عملكرد ادارات ازنظر مسئولان ، كارمندان ودرنهايت مردم مطلوب نيست .

به نظر مي رسد مهمترين ركن براي پيشبرد تحول اداري ، تغيير آن از سياستهاي بروني و دستوري به الگوها و روشهاي دروني است . يعني روشهايي كه از داخل هر سازمان نشات گرفته باشد. براي شرح اين مطلب به سه مشخصه مهم تحول اداري اشاره مي شود:

نوع تحولات موردنياز در ادارات مختلف ، به شدت متفاوت است . اين تفاوت به جهت اختلاف ادارات از لحاظ وظايف ، امكانات ، سطح معلومات علمي و تجربي ، ساختارها وقوانين و... ايجاد مي شود. بنابراين چنانچه در پي اجرايي كردن تحول اداري هستيم نمي توان تنها به دستورالعمل هاي كلي براي تمام ادارات اكتفا كرد زيرا نحوه شناسايي ورفع مشكلات هر اداره با ادارات ديگر تفاوت دارد.

براي شناسايي و رفع مشكلات هر سازمان بايستي بيش از پيش به افراد همان سازمان اتكا كرد زيرا نيروهاي داخل سازمان هم به مشكلات به صورت عيني و روزمره برخوردمي كنند، هم شناخت بيشتري به وظايف و روابط رسمي و غيررسمي دارند. درضمن استفاده از تجربيات و نظرات آنها باعث دلگرمي و افزايش توجه آنها به اصلاح امورمي شود و حتي اگر بدانند چرا نظر اصلاحي آنها قابل اجرا نيست ، بازهم به علم و بينش آنها نسبت به محيط خود افزوده مي شود و با درك بهتر كار مي كنند.

نظام پيشنهادها هر سه مشخصه فوق را به خوبي پوشش مي دهد. امور فني و اداري امروزه تنوع و پيچيدگيهاي زيادي يافته اند و پاسخ به اظهارنظر افراد مختلف در چگونگي اداره امور و استفاده از افكار همگان نيازمند همكاري و بررسي كارشناسي است . همچنين ازنظر فرهنگ ديني به نظر مي رسد مي توان نظام پيشنهادها را يك راهكار منظم براي فريضه امربه معروف و نهي از منكر تلقي كرد، ازسوي ديگر طبق اصل 104 قانون اساسي در ادارات شوراهايي مركب از كارمندان و مديران درجهت تامين قسط اسلامي ، همكاري در تنظيم برنامه ها و هماهنگي در پيشرفت امور لازم است . با وجود تشكيل شوراهاي صنفي و شهري تاكنون شوراهاي اداري تشكيل نشده اند. لذا پيشنهاد مي شود با تلفيق مباني نظام پيشنهادها و اين اصل مهم و متروك قانون اساسي و همچنين مفاهيم عالي امربه معروف و نهي از منكر، تحول اداري را درمسير مناسب قرار دهيم و نظام پيشنهادها راكه از فرهنگ ديگر كشورها اخذ شده با قوانين ملي و عقايد و فرهنگ عمومي همراه وهماهنگ سازيم .

2 - كمبود شديد حقوق و مزاياي اكثر كارمندان باعث كم شدن توجه آنان به وظايف اداري خود و منجمله بررسي روشهاي اصلاحي مي شود. لذا اكثر پيشنهادها در اوايل اجراي نظام پيشنهادها متوجه وضعيت مالي و رفاهي آنان خواهدبود و بايستي اين پيشنهادها نيز در چارچوب نظام پيشنهادها پيگيري شود. همچنين فاصله زياد بين حقوق كارمندان و مديران باعث ايجاد فاصله روحي بين آنها مي شود يعني يكدلي و همكاري كه لازمه پيشرفت كار جمعي و تبادل نظر است را كم رنگ مي كند و دراين صورت كارمندان مشكلات سازمان را مشكلات مديران مي پندارند و رغبتي براي حل اين مشكلات ندارند.

3 - بررسي برخي از پيشنهادها نيازمند مطالعات كارشناسي نسبتا مفصل يا انجام تحقيقات فني مربوط به آن است . اغلب سازمانها و وزارتخانه ها معمولا مراكز تحقيقاتي وابسته به خود دارند كه بهتر است اين گونه پيشنهادها به همان مراكز تحقيقاتي ارجاع شود. با اين حال گاهي موضوع پيشنهادي ، مرتبط با فعاليتهاي مراكز تحقيقاتي نيست يانيازمند تحقيقات نسبتا كوچك است و لذا بايستي كميته هاي نظام پيشنهادها اجازه صرف هزينه براي تحقيقات موردي و نسبتا كوچك روي بعضي پيشنهادهاي جالب را داشته باشند.

5 - در اجراي نظام پيشنهادها چنانچه پيشنهادي به هر علت قابل پذيرش نيست ، بايدعلت عدم پذيرش پيشنهاد رسما و به صورت واضح به پيشنهاددهنده اعلام شود تاپيشنهاددهنده توجيه شود و مايوس نگردد. درحالي كه بعضي از مديران بويژه در ادارات دولتي رغبتي به تبادل نظر با كاركنان و پاسخگويي به آنان ندارند و چنين مديراني اجراي نظام پيشنهادها را دشوار مي دانند. براي رفع اين مشكل مي توان در مراحل اوليه ، اجراي نظام پيشنهادها را در سازمانهاي داوطلب شروع كرد ولي طي يك برنامه زمانبندي شده بايستي كليه سازمانها تحت پوشش قرار گيرند و پشتوانه هاي قوي براي حمايت ازكميته هاي اجرايي درخصوص پاسخگويي مديران وجود داشته باشد.

بنابراين نظام پيشنهادها بايد در سطوح مختلف مطرح و اجرا گردد تا چنانچه پيشنهادي در سطح يك اداره قابل قبولي تلقي شده ولي اجراي آن نيازمند تصميم گيري دراداره ديگر يا مرجع بالاتر باشد، پيشنهاد مزبور به كميته ذيربط در اداره ديگر يا سطح بالاترمنعكس شود و قابل پيگيري باشد.

1 - موفقيت نظام پيشنهادها درگرو باور مديريت ارشد به توانايي كاركنان و درك مسائل آنان ، توانمندي و شايستگي مديريت ارشد براي تشخيص و اجراي پيشنهادهاي مفيد وهمچنين توجيه مديران مياني است وگرنه در سازماني كه مدير ارشد در اجراي نظام پيشنهادها جدي نباشد يا مديران مياني با نظام پيشنهادها همنوا نباشند يا برداشت اشتباه از ماهيت نظام پيشنهادها داشته باشند و درپي ايرادگيري باشند، تحول جدي اتفاق نخواهد افتاد و نظام پيشنهادها ناموفق جلوه مي كند. پس آموزش مديران بايد به صورت گسترده پيگيري شود تا نظام پيشنهادها به عنوان ابزار كمكي براي مديران مطرح شده و باسازمانهايي آشنا شوند كه اين نظام را با موفقيت اجرا كرده اند.

2 - انگيزش كاركنان براي ارائه پيشنهاد مي تواند به صورت مادي و معنوي پيگيري شود.با وجود اهميت انگيزش معنوي در مشاركت و روشهاي متعدد و موثر آن ، متاسفانه روي اين زمينه كمتر كار شده است . در اين راستا ضرورت دارد ارزشهاي فرهنگي و مذهبي جامعه مانند وجدان كاري ، كمك به مردم ، خدمت به نظام اسلامي و... و همچنين شخصيت و كرامت كارمندان موردتوجه قرار گيرند. فقدان انگيزه هاي معنوي يك سازمان وابسته به نظام اسلامي را به يك سازمان صرفا مادي تنزل مي دهد. متذكر مي شود اگر درنظام پيشنهادها مبالغي به پيشنهاددهندگان پرداخت مي شود براي جبران بخشي اززحمات آنان و تشويق عموم است وگرنه وقت و فكر انسانها را نمي توان با مبالغ مادي ارزشيابي و جبران كرد همان طور كه ارزش عمر كارمند را نبايد با حقوق ناچيز اداري مساوي دانست . اصولا اگر شخصي فقط براي دريافت پول ، عمر خود را در مشاغل اداري يا مشاغل ديگر صرف كند زيان مي بيند زيرا عمر سرمايه محدود و برگشت ناپذير انسانهابراي تعالي معنوي است و آنچه كاركردن را ارزشمند و در رديف بالاترين عبادتها قرارمي دهد همانا تامين معيشت براي انجام وظايف ديني و همچنين خدمت به جامعه است كه بويژه در نظام اسلامي بالاترين افتخار است . به همين نحو ارائه پيشنهادهاي سازنده وخالصانه را مي توان امر به معروف و نهي از منكر تلقي كرد كه موجب ارزش والاي آن وتائيدات الهي مي شود.

3 - در اغلب مراجع مربوط به نظام پيشنهادها، پاداش پيشنهاددهندگان را درصدي ازمنافع اقتصادي كه بر اثر اجراي پيشنهاد عايد سازمان مي شود، تعريف مي كنند ولي درادارات دولتي اين روش ميسر نيست زيرا اولا هدف اصلي ادارات كسب منافع اقتصادي نيست دوم آنكه منافع يك پيشنهاد به آساني اندازه گيري و قيمت گذاري نمي شود و سوم اينكه پرداخت ارقام درشت در ادارات ميسر نمي شود. بنابراين ، پرداخت پاداش در ادارات بايد حدود متعادلتري داشته و چارچوب امتيازبندي نسبتا ساده داشته باشد. بديهي است معيارهاي ارزشيابي پيشنهاد و اعطاي پاداش به تناسب وظايف و شرايط ادارات متفاوت است .

4 - به لحاظ وابستگي ادارات دولتي به نظام اسلامي شايسته است از جايگاه رفيع فريضه امر به معروف و نهي از منكر درجهت تدوين و اجراي نظام پيشنهادها استفاده شود كه باعنايت به گستردگي منابع اسلامي در اين زمينه ، اميد مي رود درصورت تطبيق مباحث شرايط و چگونگي انجام اين فريضه با نظام پيشنهادها، نتايج مفيدي براي اتخاذ روشهاي مناسب و انگيزش بهتر كاركنان و مديران به دست آيد.

جمعي از كارشناسان وزارت راه وترابري در حوزه معاونت ساخت و توسعه راه آهن پس از شركت در همايش مربوط به نظام پيشنهادها با موضوع آشنا شده و ضمن مفيدشناختن آن براي اداره خود، طي گزارش توجيهي به مديريت ارشد خواستار اجراي آن شدند و با مجوز ايشان تنظيم مقدمات و تهيه آئين نامه اجرايي پيگيري گرديد. براي اين منظور شرايط خاص اداره به شرح ذيل موردملاحظه قرار گرفته تا آئين نامه متناسبي تهيه شود.

باعنايت به كوچك بودن اداره ، وظايف نظام پيشنهادها را علي القاعده چند نفر ازكارشناسان مطلع و معتمد مي توانند به انجام برسانند و نيازي به تشكيلات گسترده نبوده و صرفا به تشكيل يك كميته كاري اكتفا شده است ;

در تنظيم آئين نامه اجرايي سعي شده است ضمن جامع و مانع بودن آن ، از كلمات ساده و رسا استفاده شود كه عموم بتوانند آن را مطالعه كنند.

درخصوص پيشنهادهايي كه نيازمند مطالعه تفصيلي هستند به علت فقدان رديف اعتباري براي صرف هزينه توسط كميته ، سعي شده پيشنهاد با ارجاع به واحدهاي داخلي يا مراكز تحقيقاتي موردبررسي و اظهارنظر قرار گيرد.

1 - اجراي نظام پيشنهادها در ادارات دولتي ضرورت داشته و براي پويايي و تحول اهميت دارد;

2 - سازمان مديريت و برنامه ريزي كشور بايستي مقدمات لازم براي ترويج و اجراي نظام پيشنهادها را در سطح ملي پيگيري و لوايح قانوني موردنياز و چارچوبهاي نظام پيشنهادات را ارائه كند. با اين حال تدوين آئين نامه هاي اختصاصي هر اداره بايستي به همان اداره تفويض شود;

4 - تعميم حوزه افراد پيشنهاددهنده به مراجعان ادارات دولتي ، متخصصان و عموم مردم بايستي مطالعه شود;

5 - علاوه بر انگيزشهاي مادي ، انگيزشهاي معنوي براي ارائه پيشنهاد اهميت وافر دارد وتوجه به موضوعاتي همچون خدمت به جامعه ، وجدان كاري ، خدمت به نظام اسلامي وتوجه به شخصيت و كرامت كارمندان از عوامل مهم آن به شمار مي رود كه بايد به خوبي مطالعه و به كار بسته شوند;

8 - تطبيق عالمانه فريضه امر به معروف و نهي از منكر با نظام پيشنهادها و همچنين تلفيق اين موضوع با اصل 104 قانون اساسي مي تواند اين شيوه مديريتي را با قوانين ملي و فرهنگ و اعتقادات مردمي هماهنگ سازد كه در اين صورت باعث بالندگي و رشدمطلوبتر نظام پيشنهادها يا شوراهاي اداري مي شود.

مهندس سيدمرتضي ناصريان : كارشناس معاونت ساخت و توسعه راه آهن

مهندس محمدرضا فرشيدنژاد: كارشناس معاونت ساخت و توسعه راه آهن