مترجم: منصور مجدم
سازمان تداركات شركتها بهطور سنتي به دو بعد جدا شده است. از يكطرف، بر تداركات مستقيم يا توليدگرا تاكيد شده و با آن نسبت به تداركات غيرمستقيم يا غيرتوليدگرا برخورد متفاوتي شده است. كاربردهاي نوآورانهيIT ، مبتني بر تكنولوژيهايWWW كه در سالهاي اخير ظاهر شدهاند ميتوانند از وظايف تداركات در راههاي جديد پشتيباني كنند و احتمالاً بيشتر فرآيند را پوشش خواهند داد. ما فكر ميكنيم كه چنين كاربردهايي درواقع ساختار سازماني تداركات را متحول خواهد ساخت. همين كه شركتها شروع به شناخت فرصتهاي جديد كنند و در عين حال خود را تطبيق دهند، احتمال تغييرات قابل توجهي در ساختارهاي سازماني و زنجيره تدارك حاصل خواهد شد، بويژه درباره روابط بين حوزههايي كه مدتهاي طولاني جداگانه به آنها پرداخته ميشد. مشاهدات ما مبتني بر مصاحبهها و تعامل مستمر پژوهشگران مركز فيشر با تعداد زيادي از شركتها در يك دوره چندساله (بويژه پس از سال 1998)، و منابع ادبيات تحقيق در دسترس بود. در خيلي از سازمانها، بويژه در بخش توليدي، فعاليتهاي سازمان تداركات را ميتوان روي دو بعد طبقهبندي كرد. از يك طرف تداركات مستقيم (يا توليد-گرا) با تداركات غيرمستقيم (يا غير توليد-گرا) تفاوت دارد. از طرف ديگر و مشابه ساير حوزههاي سازماني، هريك از اين گروهها فعاليتهاي استراتژيك و همچنين عملياتي را در برميگيرد كه منجر به چهار طبقه بشرح زير ميشود. 1-2 تداركات مستقيم در مقابل غيرمستقيم
تداركات مستقيم معمولاً راجع به خريد اقلامي است كه بلافاصله وارد فرآيند ساخت ميشود، مانند قطعاتي كه در يك خودرو يا رايانه مونتاژ ميشوند. طي دهه 1980، بازيگران قدرتمند سنتي، صنايعي مانند خودرو و الكترونيك شاهد رقابت بسيار فشرده جهاني مخصوصاً از خاور دور بودهاند، كه بااز بين بردن سهم بازارشان، آنها را مجبور كرد فرآيندهاي توليد خود را شسته رفته كنند، و بهمنظور كاهش هزينهها موجوديها را پايين بياورند، و بهمنظور كوتاه ساختن زمان تحويل به بازار، توان خود را براي پاسخگويي سريع به نيازهاي در حال تغيير بازار، بهبود بخشند.
علاوه بر اين، كاربردهايIT كمك كرد در سراسر زنجيره تامين شفافيت و كارايي تحقق يابد. پيشتر، سازندگان خودرو در پاسخگويي به چالشهاي رقباي خاور دور خود، مفاهيم تحويلJIT مبتني برIT را تدوين كردند. بهتازگي، شركت دل، سازنده رايانه، با مدل توزيع مستقيم خود تاثير عمدهاي بر كل صنعت رايانه گذاشت. توان دل در ساخت رايانه براساس سفارش و تحويل مستقيم آنها به مشتريان در كمترين زمان، بههرحال، به روابط نزديك با تامينكنندگان خود شامل سيستمهايIT بهمنظور تسهيل دسترسي در زمان به طرحهاي ساخت و همچنين تعديلات تحويل موردي، بستگي دارد.
ضمناً تفاوت بين تداركات مستقيم و غيرمستقيم در نمودار سازماني ذيل نشان داده شده است:
براي مثال، يك سازنده بزرگ در صنعت مخابرات، قبل از تلاش براي تجديد سازمان تداركات غيرمستقيم، لوازم اداري خود را تقريباً بهطور منظم از سيصد تامينكننده، ميخريد. هيچ كنترلي بر فرآيند كلي وجود نداشت و هر واحدي روش خود را اعمال ميكرد. بههمين ترتيب، پيچيدگي سيستمهايIT در دسترس، براي پشتيباني از فرآيند تنوع گستردهاي داشت: در حالي كه برخي واحدها سالها بود با سيستمهاي سفارش بر خط، كار ميكردند، ديگران بهسختي شروع بهاستفاده ازIT كرده بودند. از نظر شركتي، سازمان چندپاره تداركات، نامطلوب بود زيرا به فرآيندهاي كند، گران و هزينههاي اضافي محصول بهعلت اهرم ضعيف قدرت خريد منجر شده بود. وضعيتهاي مشابه را ميتوان در بسياري از سازمانها يافت.
فعاليتهاي تداركات را همچنين ميتوان طبق <دسترسي> آنها
طبقهبندي كرد: فعاليتهاي استراتژيك با گرايش بلندمدت در مقابل فعاليتهاي معاملهاي با گرايش كوتاهمدت.
براي تداركات غيرمستقيم، تلاشها بهمنظور تحكيم پايگاه تامين و استقرار روابط با تامينكنندگان مرجح غالباً بهوسيله ملاحظات هزينهاي تحريك ميشود تا بهوسيله تلاشهايي بهمنظور حصول اطمينان از كيفيت و مهيابودن موسسات خريدكننده از روابط نزديك خود قيمتهاي بهتر و هزينههاي كمتر براي مديريت پايگاه تامينكنندگان انتظار دارند. جنبه آخري مخصوصاً جالب است چون غالباً در اين بستر صراحتاً ذكر نميشود. بااين وصف، سازمانهاي خريدكننده مكرراً دربارهي مشكلات و هزينههاي مديريت يك پايگاه شكننده تامينكنندگان شكايت دارند.
نوعاً، مجموعهاي از مقررات مسير تقاضاي خريد را تا تاييد مدير مربوطه تعيين ميكند كه پيش از تهيه و ارسال سفارش خريد براي تامينكننده بهمنظور انجام آن مثلاً براساس يك موافقتنامه پوشش سفارشات صورت ميگيرد.
شكل 1، فعاليتهاي خريد را همانگونه كه در سطوح استراتژيك و معاملاتي رخ ميدهند نشان ميدهد. در عمليات خريد انفرادي (سطح معاملاتي)، فرآيندهاي كسب و كار ممكن است براساس نيازهاي انفرادي تفاوت داشته باشد كه بهوسيله فعاليتهاي مندرج در پرانتزها مشخص شده است. علاوهبر اين، پيكانها نشاندهنده مبادله اطلاعات و تعامل بين سطوح است. 3-2 تمركز سنتي تداركات توليدگرا برعمليات تركيب دو بعد فعاليتهاي تداركاتي در يك ماتريس چهارخانه، مبنايي را فراهم ميكند تا آثار تكنولوژيهاي مبتني بر اينترنت و وب بر تداركات توصيف شوند. جدول يك چهارطبقه تداركات را ترسيم و برخي نكات تمركزي مديريتي را برجسته ميكند.
جدول 1 - نكات تمركزي مديريت
همانگونه كه قبلاً اشاره شد، تاكيد سنتي حوزه تداركات بر تداركات مستقيم و توليدگراست. بادرك اهميت استراتژيك آن، تلاشهاي زيادي صورت گرفته است تا جريان ورودي كالاها به محوطه توليد سرراست شود و كارايي وظايف ساخت يافته تداركات افزايش يابد. در كنار استقرار روشهاي عادي خريد، مدتهاست ازIT هم در اين حوزه بهرهبرداري شده است. بويژه در سازمانهاي بزرگ كاربردهاي مبادله دادههاي الكترونيكي(EDI) مبنايي را براي ترتيباتJIT و نظامهاي خودكار تجديد موجودي فراهم كرده است.
اصولاً اينترنت و وبسايت ابزار مناسبي براي پشتيباني از
حوزه تداركات هستند. آن جايي كه فعاليتهاي اين حوزه شامل فرآيند ارتباطات باشد و درگير گردآوري و انتشار اطلاعات شود، برمبناي استانداردهاي باز و دسترسي هم زمان، تكنولوژيهاي نوين شبكهاي بديلهاي كارا در هزينه نسبت به راهحلهاي اوليهIT و همينطور حوزههاي كاربردي جديد را نويد ميدهد.
اينكه آيا چنين تغييراتي بهواقعيت بپيوندد، و آيا پروژهها
نهايتاً توسط سازمانهاي مشاركتكننده موفقيت تلقي خواهد شد، بستگي به تعدادي عوامل از قبيل متغيرهاي فني، سازماني و فرهنگي دارد. 1-3 نمونههاي تكنولوژي
اينترنت و تكنولوژيهاي مبتني برWWW با روشهاي متعدد
از وظايف تداركات پشتيباني و آن را خودكار ميكند، نظير امكان دستيابي به اطلاعات قبل از سفارش، پشتيباني از رويههاي تاييد مديريت، خودكاركردن تجديد موجودي، فرآيندهاي پرداخت و نظارت قراردادها، كه در ذيل چندنمونه از آن را ميبينيد:
- سيستمهاي سفارش روميزي(DPS) عمليات خريد را خودكار ميكند و اغلب براي تدارك اقلام غيرمستقيم بهكار ميروند. همچنانكه اين كاربردها، كاربران نهايي را در انجام عمليات سفارش، مطابق با قواعد خريد شركت توانمند ميسازد، اين امكان را به واحد سفارشات ميدهد كه روي وظايف استراتژيكتر متمركز شوند. افزايش شفافيت دادهها در تمامي اين فرآيند، پيشنيازي است براي تنظيم قدرت سفارشدهي و نظارتبر الگوهاي خريد شركت.
توضيح كلي ما فقط تصويري از تنوع كاربردهايWWW و اينترنت را ارائه كرد و همينطور راجع به طيف گستردهاي از وظيفههاي تداركاتي با نقش حمايتكننده صحبت كرد. حالا ما ميخواهيم برخي از اثرهاي بالقوه كاربردهاي نوآورانه در روابط بين زمينههاي مختلف تداركاتي را خاطرنشان كنيم، بويژه همگرايي بين تداركات مستقيم و غيرمستقيم و بين استراتژي و وظيفههاي عملياتي. 2-3 همگرايي بين تداركات مستقيم و غيرمستقيم همچنانكه پيش از اين گفتيم ابزارهاي مبتني بر فنآوري اطلاعات بهعنوان حمايتكننده تداركات مستقيم و عمليات زنجيره تامين معرفي شدهاند. باوجود نواقص عمومي كاربردهاي از رده خارج خيلي از اين سيستمها توسعه پيدا ميكنند و در داخل شركتها از آنها نگهداري ميشود بهعنوان مثال نتيجهگيري حاصل از معماريهاي فنآوري اطلاعات تجزيهشده، يكپارچگي كم بين كاربردهاي مجزا و نگهداري پرهزينه. در موارد ديگر پروژههاي چندين ساله نظير سيستم برنامهريزي منبعERP مبتني بر خدمات شبكه و كاربردهاي مديريت زنجيره تامين هنوز هم با روشهاي قديمي اجرا ميشوند. كاربردهاي مبتني بر اينترنت آلترناتيوهاي جديدي براي يكپارچهكردن پايگاههاي تجزيه شده و كاربردها و گسترش ارتباطات الكترونيكي در فراسوي مرزهاي شركت فراهم كرده است. هرچند كه بهتازگي متوجه شدهاند كه نسل جديد نظامهاي زنجيره تامين هنوز در مراحل اوليه خود هستند كه بازتابي از پيچيدگيهاي اين فرآيندها است. باتوجه به نتايج ضعيف فرآيندهاي استاندارد شده و اغلب فعاليتهاي مبتني بر كاغذ به فعاليتهاي تداركاتي در فضاي غيرمستقيم توجه كمي شده است. اغلب كاربردهاي مبتني بر اينترنت با كمك نتايج بيشمار مهندسي مجدد و پروژههاي تداركات الكترونيكي، شركتها را به فرصتهاي صرفهجويي در هزينهها در اين زمينه آگاه كرده است. بازتاب خطوط متفاوت گزارشدهي سازماني حاكيست فعاليتهاي برخط در حوزههاي تداركات مستقيم و غيرمستقيم اغلب در پي چيزي جدا از هم هستند بعلاوه شركتهايي كه زودتر خود را با واقعيت تطبيق دادهاند متوجه اين نكته شدهاند كه خودكاركردن عمليات خريد راحت نيست. يكي از دلايل قابل فهم تمركز روي موارد سهلالوصول بود مانند كالاهاي تجاري و فرآيندهايي كه ساختارهاي سادهاي داشتند و ميتوانستند بهاين ترتيب مشمول سيستمهاي كاتالوگي برخط شوند. اين رويكرد انجام شد هرچند كه ضرورتاً بزرگترين عدم كاراييها را نشان نميدهد و به حوزهاي قدم ميگذارد كه بسيار متفاوت از آن چيزي است كه انتظارش را دارد. يك توليدكننده سختافزار رايانه با بودجه سفارش سالانه بالغ بر ميلياردها دلار و شناختهشده بهعنوان يك كاربر مسلط از كاربرد مبتني برWWW را در نظر بگيريد، ادارهكردن كاتالوگهاي برخط متجاوز از 24 تامينكننده غيرمستقيم اين شركت به هزينههاي بسيار بالاتر و خيلي مشكلتر از آن چيزي كه انتظار ميرود، ميانجامد. بههرحال از مراحل اوليه پروژه عرضهكنندگان خدمات تخصصي پديدار شدهاند، شركت هماكنون روي توافقOUTSOURCING براي مديريت كاتالوگ كار ميكند. اين تمهيدات در نهايت بايد; يك راهحل جامعتر بيانجامد شامل تامينكنندگان مستقيم و همينطور غيرمستقيم كالاها.
همچنانكه سازمانها از ناكارآمدي ناشي از مخالفت از اقدامات موازي تداركات آگاهي مييابند و عليرغم تلاشهاي ناهماهنگ تداركات الكترونيك، هنوز علائم اوليه تجديد سازگاري وجود دارد، همانطور كه در قضيه سازنده كامپيوتر ديديم خطوط گزارشدهي براي تداركات مستقيم و غيرمستقيم بهصورت سنتي تا سطح مديريت عامل از هم جدا شدهاند. در اين زمينه، بههرحال مديريت بايد در نظر داشته باشد كه چنين تغييراتي زياد بهطول نخواهد انجاميد. همانطور كه آنها اساساً نياز به تجديد نظر سازماني روي درجه تمركز دارند. تحولات اساسي بيشتر مثل شكلگرفتن مدلهاي كسب و كار جديد امكانپذير ميشوند. مانند خيلي از شركتهاي ديگر. شركتHP بهعنوان يك سازنده قطعات اصلي(OEM) بسياري از توليدات خود را از طريق عقد قرارداد با سازندگان خارجي ديگري(OUT SOURCE) مثل سولكترون(3) تامين ميكند. بههمان اندازه كه توليدكنندگان قراردادي مسئوليت تداركات و مونتاژ را بهعهده ميگيرند، تمهيداتOUTSOURCING ميتواند رابطه بين توليدكنندگان قطعات اصلي(OEM) و تامينكننده قطعات را كمرنگ كند. بههرحال، در بازاري كه مشخصات آن توسعه سريع و نوسان نيازهاي مشتري است روابط تامينكننده با كيفيت بالا، آنقدر ارزشمند است كه نميتوان آن را ناديده گرفت. براي اجتناب از گرفتاري،HP بازار الكترونيكي بهنام GETSUPPLY راهاندازي كرده است كه پيمانكار ملزم بهاستفاده از اين بازار براي سفارش قطعات از طرفHP هستند.
شركتHP براي كنترل و نظارت اقدامات، مثل مشاركت در مذاكرات قرارداد و يا حتي راهبري آنها روي مركز اين بازار برخط سرمايهگذاري ميكند. تحت تمهيدات مقرر،HP قادر به حفظ صحت روابط تامينكنندگان خود است در عين حالي كه از توافقهايOUTSOURCING نيز بهرهمند است. 3-3 همگرايي بين وظايف عملياتي و وظايف استراتژيك ملاحظات مشابهي از نظر وظايف تداركاتي در سطوح استراتژيك و معاملاتي صورت ميگيرد. تكنولوژيهاي جديد در هر دو سطح، همچنين در نقاط ارتباطي آنها و چرخش روابط بين هردو حوزه وارد ميشوند.
براي مثال در سطح استراتژيك، تكنولوژيهاي جديد براي مديريت پيچيدهتر قرار داد: مثلاً از طريق اصلاح دسترسي به دادههاي خام خريد و قرارداد كه با هوشمندي كسب و كار تركيب شدهاند، درنظر گرفته ميشوند.
براي مثال يك شركت براساس تجزيه و تحليل پيشرفته دادههاي خام خود ميتواند تصميم بگيرد كه از تخفيفهاي قيمتي فقط تا حد مشخصي كه با حداكثر كاهش قيمتي كه از تامينكننده دريافت ميكند، استفاده نمايد. آنگاه مقادير مازاد براساس معيارهاي ديگري هم چون ايجاد ارتباط با تامينكنندگان جديد، خريداري ميشوند.
دسترسي سريع به دادههاي خام خريد و اطلاعاتي در زمينه عملكرد تامينكننده ميتواند نقطه ضعف ديگر قراردادها را يعني واقعيت اينكه ايجاد آنها گران و زمانبر است را حذف نمايدHP . با تامينكنندگان غيرمستقيم مواد ترتيبي را اتخاذ نموده كه مبتني بر قراردادهاي آشكار و صريح نميباشد. رضايت تامينكننده كنوني به اهميت سازنده بهعنوان يك مشتري و توانائيش در نشاندادن عملكرد وابسته است.
در اين مقاله، ما موضع نسبتاً تشويقكننده و برانگيزانندهاي را اتخاذ نموده و طرح كلي اينكه چگونه اينترنت ممكن است عمليات تداركات را بهطرق اساسيتري نسبت به آنچه انتظار ميرفت متحول نمايد، ارائه دادهايم. بااصلاح و تغيير شرايطي كه تمايز بين تداركات مستقيم و غيرمستقيم، همچنين وظايف معاملهاي و استراتژيك را بهصورت سنتي تعيين مينموده است، كاربردهاي نوآورانه، ترتيبات سازماني جديدي را ممكن ميسازد و ميتواند نهايتاً شكل زنجيره تامين را متحول نمايند. ولي منافع و مزاياي بيشتري وجود دارد. درواقع تكنولوژيهاي جديد ميتوانند برنقطه ضعفهاي ترتيبات بلندمدت با گروه كوچكي از شركاي كسب و كار غلبه نمايد. (هزينههاي چانهزني مخاطره محدودشدن)، در حاليكه استفاده از منافع و مزايا (همچون مزيت قيمتي، اطمينان از كيفيت و دردسترس بودن) را ممكن ميسازد. در برخي موارد ممكن است درواقع يكپارچهنمودن فرآيندها و ساختارهاي سازماني تداركات مستقيم و غيرمستقيم مفيد فايده باشد. براي مثال روشهاي ايجادشده بهرهبرداري از زنجيره تامين و تداركات توليدگرا در حوزه تداركات غيرمستقيم، حاكي از انعطافپذيري جديد و همافزايي خواهد بود.
در سرتاسر مقاله، براي توسعه آنچه پيشبيني كردهايم، مثالهايي را ارائه نمودهايم. در آينده نزديك ميبايست بهمنظور تاييد و پشتيباني از پيشبينيهاي خود، اطلاعات خام تجربي را گردآوري نماييم. مطالعه اخير <انجمن ملي مديريت خريد> وFORRESTER نشان ميدهد كه در اين نقطه، تداركات - الكترونيك حتي بهصورتهاي ساده خود نيز گسترش نيافتهاند. علاوهبر اين هنوز برخي از كاربردها و استانداردها ميبايست بهمنظور تقويت واقعي عمليات و خريد منعطف و يكپارچه هرچه بيشتر ارتقاء داده شود. |
حراجهاي برخط به تصميمگيري درباره قيمتهاي خريد و شرايط استراتژيك مثل فعاليتهاي عملياتي كمك ميكند. درصورتيكه بهطور سنتي از زمينه تداركات براي حوزه فروش استفاده ميشده است، قوه ابتكار زيادي پديدار شده است كه جابجايي حراجيها را آسان كرده است و بدينگونه از حوزه خريد حمايت ميكند.
