مجيد كريم زاده Karimzadeh@mail.com

تعيين هدف يكي از اساسي ترين مراحل در فرايند مديريت است. تعيين هدف درمورد برنامه ريزي پروژه هاي خاص، جلسات، امور تجاري، امور شخصي و يا هر برنامه ديگري كه در آن تاكيد بر روي حصول نتايج باشد، مورداستفاده فراوان دارد. فعاليتهايي كه بدون هدف انجام مي گيرد بي ارزش يا حداقل كم فايده خواهندبود. فرض كنيد كه براي گذراندن تعطيلات، سفري را با اتومبيل بدون درنظر داشتن مقصد خاصي شروع كنيد، مثلاً از تهران به سوي كاشان حركت كنيد، در بين راه عقيدتان را عوض كرده به طرف اراك برويد اما در اين مسير دوباره فكر كنيد كه اگر به اصفهان برويد بهتر است و بالاخره زماني كه به سوي اصفهان مي رويد، تصميم بگيريد كه به مسافرت نرويد و به طرف منزل روانه شويد. البته اگـر منظور شما از اين مسافرت تنها اتومبيل سواري بي هدف بوده، منظورتان بــرآورده شـده ولي در غير اين صورت به نتيجه اي نرسيده ايد. همين طور هيچ سازماني را نمي توان پيدا كرد كه مايل باشد هزينه فعاليتهايي را متحمل شود تنها به خاطر اينكه فعاليتهايي بدون درنظرگرفتن نتايج حاصل از آنها انجام پذيرند. هدفها اساس تعيين فعاليتهايي هستند كه بايد انجام گيرند همچنين به ايجاد ضوابطي كه براي ارزيابي كمي و كيفي فعاليتها لازم است، كمك مي كنند. بدين ترتيب تعيين هدفها يكي ازمهمترين عوامل در اجراي مديريت موثر در سازمان هستند. البته فرايند هدف گذاري بايد متناسب با نيازهاي هر سازمان باشد. برخي از سازمانها از يك ساختار رسمي خشك براي فرايند هدف گذاري استفاده مي كنند درحالي كه برخي ديگر از سازمانها فرايند غيررسمي را ترجيح مي دهند.

مزاياي هدف گذاري

- اگر كاركنان اهداف سازمان را بدانند بهتر كار مي كنند و احتمال اجراي خواسته هاي سازمان افزايش مي يابد؛

- اگر كاركنان تصوير روشني درمورد آنچه كه بايد انجام دهند داشته باشند، شانس اجراي آنها افزايش مي يابد؛

- اندازه گيري پيشرفت كل سازمان وهريك از واحدها را ميسر مي سازد؛

- معيــارهـايي براي ارزيابي كاركنان فراهم مي آورد و هنگامي كه كاركنان بدانند چگونه ارزيابي مي شوند درانجام وظايف شغلي شان بسيار راحت خواهندبود؛

- مديريت مشاركتي را تقويت مي كند، و محيط مناسبي براي دريافت بازخوردهاي مفيد از كاركنان ايجاد خواهدكرد و ارتباطات درون سازماني (بويژه بين كاركنان و مديريت) را افزايش مي دهد.

ويژگيهاي هدف گذاري خوب

يك هدف گذاري وقتي واجد مزاياي فوق است كه ويژگيهاي زير را داشته باشد:

! واقع بينانه، دردسترس، امكان پذير درعين حال چالشگر و قابل رشد باشد؛

! در يك تاريخ معين تكميل شود؛

! براي سازمان، معني دار و مناسب باشد؛

! نتايج قابل اندازه گيري داشته باشد؛

! منعطف بوده و بيش از يك روش براي دستيابي داشته باشد؛

! واضح، معين و قابل فهم باشد.

ضمناً اگر در فرايند تعيين اهداف سازمان، شرايط زير لحاظ شود، اهداف سازماني با اهداف فردي كاركنان منطبق خواهدشد كه اين امر احتمال دستيابي به اهداف را به شدت افزايش خواهدداد:

- هدف گذاري با مشاركت تمام افراد صورت پذيرد.

- هدف براي تمام اعضاء قابل فهم و قابل قبول باشد.

- هدف براي تمام افراد سودمند باشد.

فرايند هدف گذاري

فرايند هدف گذاري شبيه فرايند حل مسئله است و بــا پــاسخ بـه سوالهاي ذيل حاصل مي شود:

چرا: توضيح مي دهد نيازها و خواسته هاي اساسي براي تحقق اهدافتان چيست؛

چــه: احتمــالات و تنگنــاهــاي هريك از راه حلهايي را كه شما بخواهيد اجرا كنيد بيان مي كند؛

چه وقت: زمان انجام هريك از اجزاء كار و فعاليتها را (مانند طرح ريزي، جلسات كاري و...) را كه اتفاق خواهد افتاد، مي شناساند؛

كجا: محل وقوع هريك از حوادث و فعاليتها را مشخص مي سازد؛

چه كسي: مسئوليتهاي اجراي هريك از فعاليتها و اجزاء كار را، به افراد محول مي كند؛

چگونه: درمورد چگونگي اجراي راه حل انتخاب شده تصميم گيري مي كند.

طرح ريزي

طرح ريزي فرايندي است كه يك سري از فعاليتها را براي رسيــدن به هــدف تـرتيب مي دهد. معمولاً طرح ريزي مطالب مختصري است درمورد وظايف، مسئوليتها و هزينه هاي شروع عمليات درقالب يك جدول سازماني. همچنين طـرح ريزي سيستمي است كه بيان مي كند چه كسي، چه كاري را چه وقت و با چه هزينه اي انجام مي دهد. اين يك قدم بسيار مهم در هدف گذاري است و براي يك طرح ريزي كامل گامهاي ذيل را برداشت: (شكل 1)

1 - تعيين هدف: نتيجه نهايي كه شما مايليد با اجراي اين طرح به آن دست پيدا كنيد چيست؟ اهدافتان بايد تاريخ شروع و تكميل داشته باشد.

2 - تعيين نتايج: درصورت تحقق هدف چه چيزي عايد سازمان خواهدشد؟ اين موضوع بايد در اين بخش به طور شفاف و واضح بيان شود. ضمناً بايد بين اهداف كوتاه مدت و بلندمدت و به تبع آن نتايج كوتاه مدت و بلندمدت، تمايز قائل شد.

3 - فرضيه ها: شرايط هميشه ثابت نيستند و ما تحت شرايط خاصي، نتايج خاصي را انتظار داريم، لذا هنگام طرح ريزي اولاً بايد اين شرايط بيان گردد (مكتوب شود) و درثاني بايد بيان شود كه اگر شرايط تغيير كند، نتايج چه تغييراتي خواهندكرد. به عبارت ديگر عواملي كه ممكن است روي برنامه اثر بگذارند و درنتيجه آن را دستخوش تغيير كنند و احتمال وقوع اين عوامل، بايد شناسايي گردد.

4 - تعيين منابع موردنياز: چيزهايي را احتياج داريد تا برنامه را انجام دهيد شناسايي و مكتوب سازيد. منابع شامل پول، كاركنان، ماشين آلات، مواد، زمان، توانائيها، تجربه ها، انرژي و... مي شود. منابع دربرگيرنده هر شخص يا هر چيز مفيد و قابل استفاده است. جدولي از تمام اين منابع تهيه كنيد.

5 - شناسايي محدوديتها: محدوديتها و يا عوامل محيطي كه ممكن است منابع شما را تهديد و يا محدود سازند را موردتوجه قرار دهيد.

6 - تعيين گامها يا وظايف اجرايي: فهرستي از فعاليتهايي كه براي دستيابي به اهداف لازم است انجام شود، تهيه كنيد. ضمناً در اين مرحله بايد مشخص شود كه اين فعاليتها چه مدت وقت مي گيرد، چه كسي آنها را انجام مي دهد و براي هر فعاليتي به چه منابعي احتياج است.

7 - برنامه ريزي: ترتيب انجام فعاليتها را مشخص كنيد. (كدام يك از فعاليتها بايد به ترتيب اجــرا شــونـد؟ كدام يك از فعاليتها مي توانند به طور همزمان اجرا شوند؟) در اين مرحله زمان اجراي فعاليتها را به دقت تعيين كنيد و توجه داشته باشيد كه براي اجراي آن زمان به اندازه كافي داريد.

8 - اجــرا: طرحي را كه با عبور از مراحل هفت گانه فوق تهيه كرده ايد، اجرا كنيد.

9 - ارزيابي: مقاطعي را براي ارزيابي آنچه كه انجام داده ايد تعيين كنيد. بهتر است تمهيداتي بينديشيد تا در طول اجراي برنامه مطمئن شويد كه فعاليتها به موقع انجام خواهندشد.

آيا براي رسيدن به اهداف بعدي نياز به طرح ريزي داريد؟ آيا به طرح ريزيهاي بيشتر براي يك مشكل به خصوص يا ساده تركردن يك گام ازطرح ريزي قبلي نياز داريد؟ در اين صورت اين چرخه را از گام اول، تكرار كنيد.


خلاصه

! هدف گذاري، ترسيم جاده اي است براي آينده؛

! شما به يك طرح احتياج داريد تا بدانيد به كجا مي رويد؛

! طرح ريزي ضروري است. براي دستيابي به اهدافتان طرح تهيه و آن را هر روز مرور كنيد؛

! باتوجه به طرحي كه تهيه كرده ايد، فهرستي از فعاليتهايي كه براي رسيدن به اهدافتان بايد انجام دهيد را تنظيم و سپس آنها را زمان بندي كنيد. اين فهرست، »فهرست اجرائيات« ناميده مي شود.

! فهرست اجرائيات، به شما كمك مي كند سريعتر و با صرف انرژي كمتري به اهدافتان برسيد.

! فهرست اجرائيات را دنبال كنيد و آن را به تأخير نيندازيد.

! اهداف در طول زمان تغيير مي كنند. 1

منابع

1 - يوجي آكائو، »هوشين كانري يا مديريت كيفيت جامع« ترجمه داود محب علي و محمد صابري، انتشارات مركز آموزش مديريت دولتي، تهران، 1376.

2 - جورج موريسي، »مديريت برمبناي هدف و...« ترجمه سيدمهدي الواني و فريده معتمدي، انتشارات مركز آموزش مديريت دولتي، تهران، 1372.

3 - ويليام اف گلوك و لارنس آرجاچ، »سياست بازرگاني و مديريت استراتژيك«، ترجمه سهراب خليلي، انتشارات يادواره كتاب، چاپ چهارم، تهران، 1375.

4 - جيمز استونر و ادوارد فريدمن، »مديريت«، ترجمه علي پارسائيان و محمد اعرابي، جلد اول، انتشارات چاپ و نشر بازرگاني، چاپ اول، تهران، 1375.