عليرضا كياني

برنامه ريزي نيروي انساني يكي از وظايف مهم مديريت است كه تاثير عميقي بر ساير فعاليتها در سازمان دارد.

كاهش هزينه ها، آموزش مستمر كاركنان و همگام شدن با تحولات جاري روز ازجمله مزاياي كاربرد برنامه ريزي اثربخش و كارايي نيروي انساني است.

چنانچه سازمانها توانايي استفاده درست از نيروهاي انساني را نداشته باشند، در آن صورت در عرصه رقابت موفق نخواهند شد.

مديريت منابع انساني ازطريق برنامه ريزي كارآمد مي تواند توانائيهاي نيروهاي موجود را ارتقا بخشد.

نداشتـــن ديد استراتژيك در كاربرد سيستم هاي اطلاعاتي منابع انساني يكي از چالشهــاي طراحي و اجراي اين نوع سيستم هاست.

برنامه ريزي نيروي انساني يكي از اولويتهاي مهم مديران آينده ساز است.

مديران با داشتن اطلاعات موردنياز ازطريق مديريت آينده ساز مي توانند قبل از شروع هر بحراني براي رويارويي با مشكلات درحال و آينده آماده شوند.

چكيده

برنامه ريزي نيروي انساني امروزه يكي از مهمترين وظايف مديريت منابع انساني به شمار مي آيد كه تاثير عميقي بر ساير فعاليتهاي مديريت دارد. اگر ازطريق برنامه ريزي كارا بتوانيم افراد شايسته را جذب سازمان كنيم به علت كاربرد روش علمي و نگرش سيستمي كه در برنامه ريزي نيروي انساني وجود دارد بسياري از مشكلات مديريتي در سازمانها رفع خواهدشد. كاهش هزينه ها، آموزش مستمر كاركنان و همگام شدن با تحولات محيطي و فنــــاوري روز را از جمله مزاياي كاربرد برنامه ريزي اثربخش و كاراي نيروي انساني بايد دانست.

ارتباط تنگاتنگ برنامه ريزي و اطلاعات سبب ايجاد و بكارگيري سيستم هاي اطلاعاتي موردنياز باتوجه به اندازه، نوع و فناوري موجود سازمانها شــده است. بكارگيري كامپيوتر و شبكه هاي اطلاع رساني را بايد به عنوان عامل پيوند دهنده برنامه ريزي و سيستم هاي اطلاعاتــــي دانست. در اين مقاله سعي شده به طور مختصر تعاريفي از برنامه ريزي نيروي انساني و سيستم هاي اطلاعاتي منابع انساني و كاربرد آن و درنهايت طراحي، اجرا و چالشهاي پيش روي (HUMAN RESOURCES INFORMATION SYSTEMS = HRIS) بيان شود.

مقدمه

نيروي انساني را بايد به عنوان مهمترين سرمايه يك سازمان دانست كه نقش كليدي و مهمي در دستيابي سازمان به اهدافش دارد. امروزه سازمانها هزينه هاي بالايي جهت جذب و نگهداري منابع انساني صرف مي كنند تا در عرصه رقابت از ساير رقيبان عقب نمانند. در عصر حاضر، به دليل وجود رقابت بين سازمانها و شركتها درجهت كسب منافع بيشتر، تسلط بر منابع موجود اهميت ويژه اي يافته است. سازمانها اگر داراي بهترين تكنولوژي بوده و از بهترين امكانات بهره مند باشند ولي از نيروي انساني متخصص و كارآمد برخوردار نباشند و يا توانايي استفاده درست و كارآمد از نيروهاي موجود را نداشته باشند قادر نيستند بر محيط اثر گذاشته و در عرصه رقابت موفق عمل كنند. نيروي انساني اين توانايي را دارد كه ساير منابع را پردازش كرده و خدمات و كالاهايي را پديد آورد كه سازمان به خاطر آن تاسيس شده است. يكي از مهمترين وظايف مديريت منابع انساني برنامه ريزي نيروي انساني است. مديريت منابع انساني ازطريق برنامه ريزي كارآمد و اثربخش مي تواند حجم و تركيب نيروي انساني موردنياز براي آينده را فراهم ساخته و يا توانائيهاي نيروهاي موجود را ارتقا بخشد. از اين رو براي تداوم موجوديت سازمان و حصول به اهداف آن برنامه ريزي نيروي انساني بايد از اولويت بالايي برخوردار باشد. بايد توجه داشت برنامه ريزي موثر و كارآمد نيروي انساني و اصولاً هر نوع برنامه ريزي به اطلاعات، به خصوص اطلاعات پردازش شده نياز دارد.

امروزه يكي از مشكلات، عدم بكارگيري سيستم اطلاعات مناسب است. سيستم هاي اطلاعات مديريت، توانايي پردازش اطلاعاتي در زمينه هاي جمعيت شناسي، آموزش، اشتغال و همچنين عوامل موثر بر عرضه و تقاضاي نيــــروي كار دارند كه درنهايت در زمينه برنامه ريزي نيروي انساني كاربرد فراواني خواهند داشت.

باتــــوجه به اهميت اطلاعات در امر برنامه ريزي نيروي انساني، اطلاعات را بايد يكي از منابع مهم سازمان دانست. ايجاد و بكارگيري سيستم هاي اطلاعات مديريت منابع انساني را بايد از اولويتهاي هر سازمان برشمرد كه نسبت بــــه اجراي آن بايد اقدام كرد. برنامه ريزي نيروي انساني برپايه بكارگيري سيستم هاي اطلاعات مديريت در كمك به اتخاذ تصميم هــــاي مربوط به منابع انساني پي ريزي مي شود.

فرايند برنامه ريزي نيروي انساني

براي فرايند برنامه ريزي نيروي انساني (HUMAN RESOURCES PLANNING = HRP) تعاريفي بيان شده كه تعدادي از آن به شرح زير است:

1 - برنامه ريزي نيروي انساني را فرايند پديدآوردن و تعيين هدفهــــا، سياستها و برنامه هايي گويند كه به پرورش، كاربرد و توزيع نيروي انساني مي پردازد تا مقاصد اقتصادي، خدماتي و... تامين شود (صائبي، برنامه ريزي استراتژيك)؛

2 - برنامه ريزي نيروي انساني فرايندي است كه به وسيله آن سازمان معين مي كند كه براي نيل به اهداف خود به چه تعداد كارمند، با چه تخصص و مهارتهايي براي چه مشاغلي نياز دارد (سعادت، مديريت منابع انساني)؛

3 - برنامه ريزي نيروي انساني عبارت است از تعيين تعداد افرادي كه در سالهاي آينده براي تامين هدفهاي سازمان بايد انتخاب گردند، آموزش ببينند، ترفيع يابند، بازنشسته يا اخراج شوند و مانند آن، كه براساس تسهيلات و وسايل موردنياز تخمين زده مي شود (رضائيان، اصول مديريت).

براي برنامه ريزي نيروي انساني تعاريف مشابه ديگري بيان شده كه به موارد بيان شده اكتفا مي كنيم.

ذكر اين نكته ضروري است كه بعضي از صاحبنظران مديريت برنامه ريزي نيروي انساني را دراصل يك برنامه ريزي استراتژيك مي دانند كه درجهت اهداف كلي سازمان و شيوه هاي لازم براي نيل به اهداف كلي حركت مي كند. منابع اعم از مالي، فيزيكي، اطلاعاتي، انساني، اوضاع و احوال بازار كار، توسعه خدمات و بسياري ديگر از عوامل درون و برون سازمان در برنامه ريزي نيروي انساني بايد موردتوجه قرار گيرند كه همه آنها را بايد عوامل استراتژيك دانست (ابطحي، مديريت منابع انساني).

مراحل

بــرنامه ريزي منابع انساني را در 4 مرحله مي توان به اجرا درآورد (ال دولان، مديريت امور كاركنان و منابع انساني):

1 - گردآوري، تحليل و پيش بيني داده ها به منظور پيش بيني عرضه منابع انساني (و برپاداشتن يك نظام اطلاعاتي منابع انساني) و پيش بيني تقاضاي منابع انساني (و افزودن بر نظام اطلاعاتي منابع انساني)؛

2 - تعيين هدفها و سياستهاي كلي منابع انساني و جلب حمايت مديران بلندپايه درمورد آنها؛

3 - طــراحي و به انجام رساندن طرحها و برنامه هاي عملي در زمينه هايي مانند كارمنديابي، آموزش و ترفيع كه سازمان را قادر خواهدساخت به هدفهاي منابع انساني خود دست يابد؛

4 - نظارت بر طرحها و برنامه هاي امور كاركنان و ارزيابي آنها به منظور آسان كردن پيشرفت به سوي هدفهاي برنامه ريزي منابع انساني.

بدون برنامه ريزي منابع انساني اثربخش، شغلهاي بي متصدي را اغلب مي توان تشخيص داد تا بي متصدي بودن آنها اعلام گردد. درنتيجه كارمنديابي، گزينش و به كارگماري ممكن است بدون آگاهي از شغلهايي صورت گيرند كه بدون مشاغل هستند يا آنكه اين گامها چنان به شتاب برداشته شوند كه به كارگرفتن فرايند كامل كارمنديابي و گزينش شدني نباشد (ال دولان).

سيستم هاي اطلاعات منابع انساني

مشخص ساختن سيستم اطلاعاتي منابع انساني نخستين و مهمترين گام رهيافت موفقيت آميز مديريت نيروي انساني است (بنيسون، برنامه ريزي نيروي انساني). به عقيده »مالكلم بنيسون« اطلاعات را بايد به منزله كليد استراتژي در برنامه ريزي نيروي انساني دانست. موجودي نيروي انساني، تقاضا و عرضه آن در آينده را مي توان به وسيله سيستم اطلاعات منابع انساني تعيين كرد. بايد توجه داشت كه هدف سيستم هاي اطلاعات منابع انساني برنامه ريزي براي سازمان نيست، بلكه سازمان و مديريت را در برنامه ريزي نيروي انساني كمك مي كنند. (شكل 2)

تعاريفي براي سيستم هاي اطلاعاتي بيان شده كه تعدادي از آنها به شرح زير هستند:

1 - سيستم اطلاعات منابع انساني عبارت است از يك روش سازمان يافته جمع آوري، نگهداري و ارائه اطلاعات به مديران به منظور تصميم گيري در امور چهارگانه مديريت منابع انساني. چنين سيستمي بايد داراي مشخصات زير باشد:

الف - اطلاعات به روز باشد و به موقع دراختيار استفاده كننده قرا رگيرد؛

ب - اطلاعات صحيح و دقيق باشد؛

پ - اطلاعات مربوط و موردنياز مديران باشد؛

ت - كليه اطلاعات موردنياز براي هر نوع تصميم گيري به طور سريع دراختيار قرار گيرد. (ميرسپاسي، مديريت منابع انساني)

2 - منظور از سيستم اطلاعات منابع انساني، استفاده از روشي منظم و سازمان يافته براي كسب اطلاعاتي است كه تصميم گيري عقلايي درباره منابع انساني را در سازمان امكان پذير مي سازد. اين اطلاعات بايد به روز، صحيح، دقيق، كوتاه و مختصر، مربوط و مناسب، كامل و بهنگام باشد. (سعادت)

3 - سيستم اطلاعــات منابع انساني به مجموعه اي از داده هاي منظم، قابل اتكا و معتبر عنوان مي شود كه براي برنامه ريزي نيروي انساني به كار مي رود.

4 - سيستم اطلاعات منابع انساني به يك نظام اطلاعاتي رايانه اي معمولي ناميده مي شود كه در مديريت امور كاركنان و منابع انساني به كار برده مي شود. هر نظام اطلاعاتي منابع انساني به طور منطقي يك سياهه از شغلها و مهارتهاي موجود در سازمان است.

سيستم اطلاعات منابع انساني مجموعه اي از ابزارهاي مديريت است كه مديران را توانا مي سازد تا براي بهره گيري از منابع انساني سازمان هدفهايي برپا دارند و ميزان كاميابي در رسيدن به اين هدفها را تعيين كنند. (دولان)

درمورد برنامه ريزي نيروي انساني اشاره شد كه برنامه ريزي نيروي انساني درحقيقت يك فرايند استراتژيك است، سيستم هاي اطلاعاتي مديريت نيز در سازمان از اهميت استراتژيك برخوردارند و آن را بايد به عنوان يك مقوله استراتژيك در نظر گرفت.


طراحي سيستم اطلاعات منابع انساني

پياده كردن يك نظام اطلاعات تنها با خريد سخت افزارها و نرم افزارها پايان نمي يابد. اين كار شامل دگرگوني در كارها، مهارتها، مديريت و سازمان نيز مي گردد. بنابه فلسفه »فني - اجتماعي« بدون رويكرد به كاربران، نمي توان يك نظام نوين اطلاعات برپا ساخت.

ديــــدگاه »فني - اجتماعي« خاطرنشان مي كند كه برپاكنندگان نظامهاي نوين هر دو مسئوليت فني و اجتماعي را به عهده دارند. (لاودن، مديريت امور كاركنان و منابع انساني) همچنين تكنولوژي، محيط، اندازه يا بزرگي سازمان تعيين كننده نوع سيستم اطلاعاتي و شيوه پــــردازش آنها در سازمان مي باشند. (ال دفت، تئوري سازمان و طراحي ساختار) طراحي و راه اندازي يك سيستم اطلاعاتي منابع انساني را مي توان در 5 مرحله انجام داد. (سعادت) (شكل 2)

مرحله اول: مطالعه و شناخت سيستم فعلي: اولين مرحله در طراحي يك سيستم اطلاعاتي بررسي وضعيت سيستم اطلاعات موجود در سازمان است و درصورت عدم وجود يك سيستم اطلاعاتي رسمي در سازمان، ضروري است كه هر سيستم ديگر موجود شناسايي گردد. هدف از بررسي سيستم اطلاعاتي فعلي پاسخ به سوالاتي از اين قبيل است:

- حجم اطلاعاتي كه سيستم فعلي مي تواند آن را پردازش كند چقدر است؟

- كيفيت اطلاعات درچه حدي است؟

- چه نوع اطلاعاتي موردنياز است؟

- اطلاعات از چه منابعي به دست مي آيد؟

همچنين مطالعه سيستم اطلاعات موجود بايد براي ما روشن سازد كه آيا سيستم اطلاعات مركزي وجود دارد يا اينكه هر قسمتي به طور مستقل اطلاعات موردنياز خود را پردازش مي كند.

مرحله دوم: تعيين اولويتهاي اطلاعاتي: همه اطلاعات به يك اندازه داراي ارزش و اهميت نيست. فقدان برخي از اطلاعات مي تواند موجب ناكامي در برنامه ها شود. بنابراين، سيستم هاي اطلاعاتي بايد طوري طراحي گردد كه اولاً اطلاعـــات ضروري و مهم براي تصميم گيــــري را تهيه كند و دراختيار تصميم گيرندگان قرار دهد و سپس درصورت لزوم و به صرفه بودن ازنظر وقت و هزينه، اطلاعات كم اهميت را دراختيار بگذارد. مديران علاوه بر شناخت سيستم ها نياز به شناخت سازمان و عوامل آن خواهند داشت. از اين رو شناخت كل سازمان براي آنها ضروري است. درك نظام همراه با شناخت سازمان دستمايه گزينش شكل ويژه و مناسب نظام اطلاعات براي سازمان مي شود كه بدان معماري نظام اطلاعات (INFORMATION SYSTEM ARCHITECTURE) عنوان مي دهند كه مي توان آن را تركيبي از اطلاعات و مديريت دانست. (لاودن) اولويتهايي كه مي توان براي سيستم اطلاعـــاتي منابع انساني در زمينه برنامه ريزي نيروي انساني درنظر گرفت شامل: اطلاعاتي در زمينه جمعيت و نيروي كار، روندها و دگرگونيهاي اقتصادي و اجتماعي و قوانين و مقررات و فعاليتهاي دولت به انضمام مسايل مربوط به عرضه و تقاضاي نيروي انساني است.

مرحله سوم: طراحي سيستم اطلاعاتي جديد: در اين مرحله طراحي و پيشنهاد سيستم اطلاعاتي جديد انجام مي شود. سيستم جديد بايد جوابگوي تمام نيازهاي اطلاعاتي سازمان درمورد منابع انساني باشد. يكي از مشخصات چنين سيستمي وروديهاي متعدد و زياد است. انواع اطلاعات خام از منابع و مراكز مختلف ازطريق اين وروديها به سيستم وارد، بعد از پردازش به صورت اطلاعات طبقه بندي شده و گزارشهـــــا در يك جا متمركز و براي برنامه ريزي نيروي انساني و ساير برنامه ريزيها دراختيار مــــــديران سطوح مختلف و تصميم گيرندگان قرار مي گيرد. مهمترين ويژگي چنين سيستمي ادغام و يك كاسه كردن تمام اطلاعات مربوط به نيروي انساني است. بايد توجه داشت وجود اطلاعات بي حد و حصر يا انفجار اطلاعات خود عاملي درجهت عدم كارايي سازمان ممكن است تبديل شود. بنابرايــن، ويژگيهاي يك طراحي مناسب سيستم هاي اطلاعاتي مديريت منابع انساني جهت برنامه ريزي عبارت است از:(زاهدي، تجزيه و تحليل سيستم ها)

1 - دردسترس بودن(ACCESSABILITY) ، يعني امكان دستيابي به اطلاعات از راههاي ساده و با زبانهاي طبيعي؛

2 - به هنگام بودن(TIME LINESS) ، يعني امكان دريافت اطلاعات در زمان مناسب به گونه اي كه فرصت اقدام از دست نرفته باشد؛

3 - دقيق بودن(ACCURACY) ، يعني گزارشها بايد درحد امكان بدون خطا يا اشتباه باشد؛

4 - مرتبط بودن(RELEVANCE) ، يعني اطلاعــات حاوي جزئيات كسل كننده و حاشيه هاي نامربوط نباشد؛

5 - قابليت كاربرد(USABILITY) ، يعني شكل خروجي با چگونگي شناخت، اولويتها و مطلوبيتهاي كاربران تطابق داشته باشد.

نكته اي ديگر كه در طراحي سيستم اطلاعاتي بايد مدنظر قرار داد اين ست كه در عصر اطلاعات ارزش افزوده ازطريق تبديل اطلاعات به دانش و همچنين سرعت انتقال آن حاصل مي شود.

بنابراين، اگر شبكه اطلاعات سرعت كافي نداشتــــه باشد ارزش سيستمي كه طراحي مي شود صفر خواهدبود.(رضائيان) در طراحي سيستم جــديد همراهي و مشاركت كاركنان مي تواند درجهت افزايش كارايي و كاهش تنش، اثرات مثبتي در سازمان برجاي گذارد.

درمورد انتخاب و طراحي سيستم جديد، مديران بايد آن را براي مدت زمان كوتاهي، به كار گيرند كه اين مرحله را در اصطلاح نصب آزمايشي گويند. سپس بر ارزيابي نتايج بپردازند و درصورت مثبت بودن نتايج، نصب موقت به نصب دايم تبديل كنند و در غير اين صورت از ادامه فعاليت سيستم جلوگيري به عمل آورند.

درصورت عدم رضايت سيستم طراحي شده بايد مجدداً از مرحله اول فرايند را آغاز كنيم تا با رفع معايب و مشكلات سيستم موردنظر را به اجرا درآوريم.

مرحله چهارم: انتخاب و نصب كامپيوتر (درصورت لزوم): درصورتي كه سرعت عمل، دقت و صحت يك سيستم دسته اطلاع رساني قابل قبول نباشد و نتواند نيازهاي اطلاعاتي سازمان را رفع كند لازم است از كامپيوتر استفاده شود. همچنين بايد توجه داشت كامپيوتر را مطابق سيستم اطلاعاتي انتخاب كرد نه برعكس. درمورد سيستم هايي نيز كه از كامپيوتر استفاده مي كنند، ارتقا سيستم ها و بكارگيري سخت افزار و نرم افزار جديد با توجه به دگرگوني محيط و تغييرات مستمر ضروري است.

همچنين با توجه به تغييرات سريع در صنايع كامپيوتر و سخت افزارهاي مربوط به آن سيستم بايد توانايي روزآمد شدن همگام با تغييرات جديد را نيز داشته باشد.

مرحله پنجم: حفظ كيفيت سيستم اطلاع رساني: كيفيت اطلاعـاتي كه از سيستم موجود بيرون مي آيد به كيفيت داده هايي كه وارد سيستم شده است بستگي دارد. بنابراين، تمام قسمتها بايد بتوانند اطلاعات مهم را از اطلاعات بي ارزش تشخيص دهند و با ارسال اطلاعات مفيد و همچنين فرستادن گزارشهاي صحيح، دقيق و به موقع كيفيت سيستم اطلاعاتي منابع انساني را بهبود بخشد. منظور از كيفيت اطلاعات اين است كه مديران بايد بين »بايد«ها و »هست«هاي گزارش شده مقايسه اي انجام دهند. اطلاعات دقيق تر، كيفيت بالاتري را براي مديران و امنيت بيشتر را به وجود مي آورند. درعيــــن حال هزينه بيشتري را نيز موجب مي شود. (رضائيان)

درصورت تداوم كاربرد سيستم، مديران بايد به منظور نكات ايمني و حفاظتي، برنامه منسجم و جامع تعمير و نگهداري را تهيه و تدوين كنند تا درصورت بروز هرگونه مشكلي با رفع سريع آن، سلامت را به سيستم بازگردانند.



كاربردها

تعدادي از كاربردهاي سيستم اطلاعاتي منابع انساني دربرنامه ريزي نيروي انساني به شرح زيرند: (ال دولان)

1 - جمعيت شناسي، برنامه ريزي و تحليل سازماني: نظام اطلاعاتي منابع انساني توانايي سازمان را براي گردآوري و رديابي ويژگيهاي بنيادي چون سن، جنس، سطح آموزش و پــــــرورش، طول خدمت، نژاد... را فراهم مي آورد. ايــن اطلاعـات تصميم گيري در زمينه هايي چون برنامه ريزي جانشيني كاركنان، تحليل بهره دهي نسبت به بهره گيري و تحليل دستمزد نسبت به بهره وري را آسان مي كند.

2 - برنامه ريزي برابري استخدامي و رديابي آن: نظام اطلاعاتـــي منابع انساني مي تواند به برنامه ريزي برابر استخدامي براي زنان و ديگر گروههاي اقليت ياري بسيار دهد و درنتيجه سازمان را قادر مي سازد تا ضرورتهاي قانوني را در اين زمينه رعايت كند.

3 - تهيه طرحهاي راهنما و پيش بيني: بروندادهــــاي نظام اطلاعاتي منابع انساني مي تواند مبنايي براي پيش بيني اثرهاي طرحهاي گوناگون باشد. اين كار به تعيين و تشخيص كمبودها يا مهارتهاي آينده، هدايت مسير كارراهه، سنجش كارمنديابيهاي گذشته يا پيش بيني شده، الگوهاي ترجيح و جايگزيني براي كاركنان داراي كاركرد بالا يا پايين و كارهايي از اين شمار ياري مي دهد.

4 - تحليل بهره وري و ارزيابي برنامه: نظام اطلاعاتي منابع انساني مي تواند براي رديابي پيامدهاي برنامه هــــاي آموزشي و ديگر برنامه هاي بهبود بهره وري برپايه ميزانهاي گوناگـــون اندازه گيري عملكرد به كار برده مي شود.

مشكلات طراحي و اجرا

برخي سازمانها درمي يابند كه منابع اطلاعـاتي نيروي انسانيشان به يكپارچگي برنامه ريزي نيروي انساني و برنامه ريزي سازماني كمكي نمي كند. اطلاعات نيروي انساني در بسياري از سازمانها: الف - به آساني دسترسي پذير نيست. ب - درجه تفضيل آن براي دستيابي به مقصود كفايت نمي كند. (بنيسون)

مشكلات و تنگناهايي درامر طراحي و اجراي سيستم اطلاعاتي منابع انساني وجود دارد كه تعدادي از آنها عبارت است از:

1 - در طراحي و اجراي هر طرحي مسلماً مشكلات مالي بيشترين نمود را خواهند داشت كه اين مسئله درمورد اين نوع سيستم ها نيز صدق مي كند. درصورتي كه هزينه هاي طراحي و اجراي سيستم اطلاعاتي منابع انساني بالا باشد مديريت عالي ممكن است از انجام آن چشم پوشي كند. يا به نحوي ناقص صورت پذيرد. بنابراين، مشكل هزينه را بايد از بزرگترين چالشهاي در راه اجراي طراحي و اجراي سيستم هاي اطلاعاتي منابع انساني دانست. با اين حال، اگر مديران از ارزش اين امر آگاه باشند، آن را به عنوان، يكي از اولويتهاي مهم سازمان درنظر مي گيرند.

2 - عدم ديد استراتژيك در كاربرد سيستم هاي اطلاعاتي منابع انساني را نيز بايد يكي از مشكلات و چــالشهاي طراحي و اجراي سيستم هاي اطلاعات مديريت منابع انساني دانست. انتظار بازدهي كوتاه مدت را بايد يكي از تنگناها در اين زمينه دانست. از آنجايي كه برنامه ريزي نيروي انساني داراي افق زماني بلندمـدت يا به عبارتي استراتژيك است بالطبع سيستم هاي اطلاعاتي منابع انساني نيز به نحوي از آن تبعيت مي كند. بايد توجه داشت يك سيستم اطلاعاتي منابع انساني كارا در كوتاه مدت نيز بازدهي بالايي خواهدداشت.

3 - عدم آشنايي طراحان و اجراكنندگان با نوع فعاليت سازمانها، گاهي اوقات مسايل فرهنگي و فرهنگ سازماني موجود را نيز بايد ازجمله چالشهاي سيستم هاي اطلاعاتي منابع انساني دانست.

4 - فقدان نيروي متخصص و خبره در زمينه طراحي، اجرا و بكارگيري سيستم هاي اطلاعاتي منابع انساني خصوصاً فقدان كارشناسان آشنا به مديريت و سازمان و فناوري اطلاعات نيز از محدوديتهاي طراحي و اجراي اين سيستم ها بايد دانست.

5 - تغييرات سريع محيطي در عصر حاضر در زمينه هاي اقتصادي، تكنولوژي و محيط زيست و ساير موارد استراتژيك نياز به روزآمد كردن مداوم سيستم هاي اطلاعاتي جهت همگام شدن با تحولات را مي طلبد كه به علت مشكلات مربوط به هزينه و كمبود نيروي انساني متخصص و عدم آموزش مستمر و مداوم به كاركنان مي تواند سبب كاهش اثربخشي و كارايي سيستم هاي اطلاعاتي منابع انساني گردد.

6 - ضعف شديد امكانات و سازمانهاي جنبي و فراساختاري يا زيربنايي (INFRA STRUCTURES) و مشكلات ناشي از ساختار سازماني و شيوه هاي مديريت.

نتيجه گيري

برنامه ريزي نيروي انساني را نه به عنوان يك تعريف بلكه بايد ابزار مديريت براي دستيابي به نيروي متخصص و كارا دانست. يك برنامه ريزي نيروي انساني كارآمد با قدرت پيش بيني و آينده نگري توانايي جذب بهترين منابع انساني و نگهداري و بهسازي منابع موجود را دارد.

درحقيقت برنامه ريزي نيروي انساني را بايـــد يكي از اولويتهاي مهم براي مديران آينده ساز (PROACTIVE MANAGEMENT) دانست. مديران با نگرش و ديدي استراتژيك و داشتن اطلاعات موردنياز، قبل از هر بحران و چالشي ازطريق مديريت آينده ساز مي توانند آماده رويارويي با هر مشكلي درحال و آينده باشند. هرچند كه ممكن است برخي از مديران و صاحبنظران اين مقوله را ايده آل بدانند ولي درنهايت اين شيوه در درازمدت درصورت نهادينه شدن ديد بلندمدت و داشتن تخصص و تجربه كافي توانايي بالايي جهت رسيدن به اهداف را دارد. از اين رو، برنامه ريزي نيروي انساني باتوجه به اينكه نيروي انساني مهمترين سرمايه هر سازمان است در حفظ و ادامه حيات سازمانها نقش تعيين كننده اي خواهد داشت. از آنجايي كه هر برنامه اي نياز به اطلاعات دارد و اطلاعات نيز يكي از سرمايه هاي سازمان و عامل قدرت در آن است، موجوديت يك سيستم اطلاعاتي را ضروري مي سازد. باتوجه به اينكه هر اطلاعاتي براي سيستم مفيد نيست، وجود يك سيستم اطلاعاتي كه توانايي بالايي در پردازش اطلاعات مورد نياز را داشته باشد لازم است. از اين رو طراحي و ايجاد چنين سيستمي را از اولويتهاي هر سازماني بايد دانست.

مديران ازطريق سيستم هاي اطلاعاتي منابع انساني از تخصصهاي موجود در فقدان تخصصهاي موردنياز آگاه مي شوند. گسترش و توسعه فناوري اطلاعات در اقتصاد و ساير عرصه هاي جهان امروز توجه هرچه بيشتر را به سيستم هاي اطلاعاتي مي طلبد. كاربرد گسترده كامپيوتر و اتصال به شبكه هاي اطلاع رساني، دسترسي به هر نوع اطلاعاتي را براي مديران و كاربــران فراهم ساخته است. لذا كيفيت تصميم هاي اتخاذ شده دربرنامه ريزي درجهت تامين نيروي انساني به كارآمدي و قابليت انعطاف پذيري سيستم هاي اطلاعاتي منابع انساني بستگي خواهد داشت.

از آنجايي كه به اطلاعات جديد در هر زمان جهت امر برنامه ريزي نياز است آموزش مستمــر كاركنان نيز همگام با بكارگيري سيستم هاي اطلاعاتي منابع انساني ضروري به نظر مي رسد. به عبارتي يك ارتباط دوسويه بين اين نوع سيستم ها و آموزش نيروي انساني وجود خواهد داشت.

هرچند كه بكارگيري سيستم هاي اطلاعاتي، خصـوصاً در زمينه برنامه ريزي هزينه هايي گاه بالا براي سازمانها درپي خواهد داشت ولي درصورت وجود مديريت كارآمد مي توان آن را به عنوان يك فرصت براي سازمانها تبديل كرد. بنابراين، هزينه هاي موردنظر را بايد به نوعي سرمايه گذاري تلقي كرد نه هزينه.

پديده فرارمغزها (BRAIN DRAIN)را شايد بتوان يكي از پيچيده ترين كاربرد سيستم هاي اطلاعاتي منابع انساني در مراكز آموزشي و شركتهاي معظم و معتبر جهان دانست كه نيروي انساني مستعد موردنياز را قبل از ورود به مراكز آموزش عالي شناسايي و با اعطاي امكانات و پرداختهاي بالا و گذراندن دوره هاي آموزشي موردنياز جذب مي كند، تا درجهت اهداف موردنظرشان به كار گيرند. 1

منابع

1 - ابطحي، سيدحسين - مديريت منابع انساني - انتشارات دانشگاه پيام نور - چاپ پنجم - 1377.

2 - ال دفت، ريچارد - تئوري سازمان و طراحي ساختار - ترجمه علي پارسائيان و سيدمحمد اعرابي - شركت چاپ و نشر بازرگاني وابسته به موسسه مطالعات و پژوهشهاي بازرگاني - چاپ اول - 1374.

3 - الواني، سيدمهدي؛ زاهدي، شمس السادات؛ فقيهي، ابوالحسن - فرهنگ جامع مديريت - انتشارات دانشگاه علامه طباطبايي - چاپ دوم - 1379.

4 - بنيسون، مالكلم؛ كيسون، جاناتان - برنامه ريزي نيـروي انساني - ترجمه عليرضا جباري - نشر افكار - چاپ اول - 1375.

5 - رضائيان، علي - تجزيه و تحليل و طراحي سيستم - سمت - چاپ دوم - 1377.

6 - رضائيان، علي - اصول مديريت - سمت - چاپ ششم - 1374.

7 - زاهدي، شمس السادات - تجزيه تحليل و طراحي سيستم ها - مباني سيستم هاي اطلاعاتي مديريت - انتشارات دانشگاه علامه طباطبايي - چاپ دوم - 1378.

8 - سعادت، اسفنديار - مديريت منابع انساني - سمت - چاپ دوم - 1376.

9 - شيمون ال دولان و رندال اس.شولر - مديريت امور كاركنان و منابع انساني - ترجمه محمدعلي طوسي و محمد صائبي - مركز آموزش مديريت دولتي - چاپ سوم - 1377.

10 - لاودن، كنت سي و لاودن جين پريس - نظامهاي اطلاعات مديريت - ترجمه عبدالرضا رضايي نژاد - موسسه خدمات فرهنگي رسا - چاپ اول - 1377.

11 - صائبي، محمد - جزوه درسي برنامه ريزي استراتژيك نيروي انساني - مركز آموزش مديريت دولتي - 1378.

12 - كهن، گوئل - استراتژي تكنولوژي اطلاعاتي و توسعه ملي - فصلنامه مديريت دولتي شماره 38 - 1376.

13 - ممي زاده، جعفر - سيستم هاي اطلاعات مديريت - فصلنامه مديريت دولتي شماره 24 - 1373.

14 - ميرسپاسي، ناصر - مديريت منابع انساني و روابط كار - انتشارات شروين - چاپ چهارم - 1374.

! عليرضا كياني: كارشناس ارشد مديريت دولتي