در نشست هفتگي خانه مديران سازمان مديريت صنعتي مطرح شد

نقش سازي هاي مدير پروژه

گزارش از: علي فرقاني
ظهور يك فناوري جديد، به تنهايي نمي تواند يك سازمان را متقاعد كند تا با اجراي پروژه اي جديد از آن بهره مند شود. آنچه در اين ميان مهم است آن است كه فناوري جديد به مديران سازمان بقبولاند كه اجراي يك پروژه براي آنها ارزش افزوده و درآمدزايي دارد.
پس نقش مديران پروژه در ايجاد ارزش افزوده براي سازماني كه او را حمايت مالي مي كند، بسيار حساس و ظريف است. مدير موظف است پروژه را طوري پيش ببرد كه براي سازمان حامي، درآمدزايي داشته باشد و هيچگاه نفس بكارگيري فناوري جديد نمي تواند مديران را راضي كند.
مطلب بالا را آقاي دكتر نيك روان، سخنران نشست اخير خانه مديران بيان كردند. ازنظر دكتر نيك روان مثلث توليد (شكل 1) دريك پروژه بايد داراي اضلاع متناسب و بجا باشد.
وي معتقداست، تغيير در هر ضلع به طور قطع، حداقل يك ضلع ديگر را نيز تغيير خواهد داد. براي مثال اگر زمان تحويل پروژه به تعويق بيفتد، ضلع بودجه نيز تغيير كرده و بالطبع نيازها، خواسته ها و توقعات نيز برآورده نمي‌شوند. در تحقيق بعمل آمده در ايالات متحده درمورد پروژه هاي (IT)، اين نتيجه حاصل شده است كه وقتي پروژه اي دير به بازار مي آيد، 30 درصد سودش را از دست مي دهد. در ضلع مقابل اگر پروژه اي بودجه خود را 5/1 برابر كند، تنها 4 درصد به سودآوري آن افزوده مي شود. پس اين آمار به روشني اهميت به موقع بودن زمان تحويل پروژه را بيان مي كند.

مديريت صحيح پروژه، كليد موفقيت
دكتر نيك روان در ادامه بر نبود نتايج در مديريت صحيح پروژه تاكيد و دلايل شكست يك پروژه و چالشهاي موجود در آن را بيان كرد.
وي گفت: درصورت نداشتن مديريت صحيح پروژه وقوع چهار اتفاق بسيار محتمل است يعني تمام نشدن به موقع، مصرف زياد بودجه، برآورده نشدن خواسته ها و از دست دادن فرصت بالقوه اين اتفاق ها ناشي از ضعف مديريت است كه بر پروژه آسيب هاي جدي وارد مي كند.
تعريف اشتباه پروژه يا به بيان ساده تر مشخص نبودن خواسته ها، ازجمله شايعترين عوامل شكست يك پروژه هستند. دليل ديگر شكست ميل غيرمنطقي به برنده شدن در مناقصه ها است. پذيرفتن يك پروژه در زمان كم و محدود و غيرعقلاني، مثال خوبي از اين دلايل است. مدير پروژه اي كاري را تقبل مي كند، به صرف اينكه اين پروژه از دست شركت آنها خارج نشود اما به زمان، شرايط اسپانسر و ديگر عوامل دقت نمي كند.
اين پروژه به احتمال فراوان از قبل شكست خورده است. پس اصل قرار دادن منطق در پذيرش پروژه ها قدم اول و پيش شرط موفقيت آنهاست.
ازجمله حقوقي كه حمايت كننده مالي هر پروژه دارد، حق كسب گزارش از روند پيشرفت پروژه در هر لحظه دلخواه است و مدير پروژه بايد طوري برنامه ريزي كند كه اين توانايي را در پاسخگويي به لحظه، درمورد نتايج حاصل شده داشته باشد.
شفاف سازي خواسته ها (REQUIREMENTS) در يك پروژه ميان مدير و حمايت كننده مالي بسيار حياتي است. زيرا اگر از ابتدا و پيش از شروع كار، هدف نهايي مشخص نباشد، به هنگام رسيدن به نتيجه نهايي مدير پروژه نمي‌تواند ثابت كند كه به هدف رسيده است.

روشهاي جديد پروژه اي
دكتر نيك روان در بخش ديگري از سخنراني خود به بيان دو روش جديد مديريت پروژه پرداخت:
1 – روش مارپيچي (ITERATIVE/SPIRAL/CYCLIC APPROACH): اين روش برپايه نيازسنجي اوليه از حمايت‌كننده مالي، قرار دارد و سپس كار با تقسيم كل زمان پروژه به دوره هاي زماني كوتاه شروع مي شود. در دوره هاي زماني تمام نتايج مقطعي حاصل شده و در معرض امتحان حاميان مالي و مصرف كنندگان قرار مي گيرد. ازطرفي ضعف و قوتها نيز مشخص و كار دوباره از سرگرفته مي شود. اين روش، پيشرفت دائم را اصل قرار مي‌دهد و مراحل را تا حصول به نتيجه نهايي يا هدف غايي پروژه ادامه مي دهد.
2 – روش سريع (AGILE METHOD): روش سريع مديريت پروژه از لحاظ اصول، مشابه روش مارپيچي است و در چند نكته با آن تفاوت دارد. دوره هاي زماني كوتاهتر، قراردادن بيش از يك نفر براي يك فرايند، كوچك بودن و تخصصي بودن تيم پروژه ازجمله وجوه تمايز ميان اين دو روش است.
تفاوت نهايي اين دو روش در زمان تعيين نيازهاست. در روش اول، از آغاز، هدف نهايي يا نيازهاي پروژه مشخص شده است ولي در روش دوم، ابتدا نيازهاي كوچك مشخص مي شود و پروژه پله پله پيش مي رود تا نياز نهايي يعني توقع اصلي، از پروژه شفاف شود.

در پي گشودگي راه
ذكر روشهاي انجام پروژه در كشورهاي ديگر به صورت (OUT SOURCE) و بيان يك تجربه شخصي در شركت مايكروسافت و نيز اجراي پروژه در كشور هند توسط سخنران نشست، باعث بروز پرسشي در انتهاي جلسه شد. يكي از شركت كنندگان پرسيد كه آيا نمي توان چنين پروژه هايي را درايران اجرا كرد؟ آيا جوانان ايراني كم توان‌تر از همتايان هندي هستند؟
دكتر نيك روان در پاسخ گفت: من آرزو دارم كه اين پروژه هاي بزرگ در ايران انجام شود و جوانان ايراني بسيار توانمندتر از هندي ها و بسياري ديگر از همتايان خود هستند. ولي راهها براي همكاري ميان ما و آنها بسته است كه قوانين فعلي مانعي بزرگ در اين راه مي باشند. اميدوارم در زمان حاضر با بازشدن راهها و برطرف شدن موانع توسط دولتمردان، اين امر تحقق يابد.