روي خط اينترنت

اداره يك جلسه تجاري موثر

مترجم: ژوليت عزتي julietezati@yahoo.com

جلسات خود را چگونه پر بارمي کنيد ؟ در طول جلسه، آيا بيشتر بر روي صورت جلسه تمرکز داريد يا بيشتر به رؤياهايتان فكر مي كنيد؟ بسياري از مطالعات نشان داده است که در جلسات اتلاف وقت، بيشتر از هر فعاليت بازرگاني ديگر صورت مي گيرد .تخمين زده شده است که مردم نزديك به 20 تا 40 درصد وقتشان را (در مورد مديران بالاتر بسيار بسيار بيشتراست ) در جلسات مي گذرانند و جلسات فقط حدود 50 درصد موثرند .
اولين مرحله در بهبودي کارايي جلسات تجاري اين است که بپذيريد جلسه تلاشي است در پرتوتشريک مساعي . اين همان تعريف از جلسه است : فعاليتي تيمي در مکاني که افراد منتخب گرد هم مي آيند به منظور انجام کاري که مستلزم تلاش گروهي است . بدين ترتيب ، تمام شرکت کننده ها ي جلسه ، بايد نقشي را اجرا کنند تا در تمام مدت جلسه در کانون توجه باقي بمانند .
قبل از فراخواني جلسه ، ابتدا بايد تصميم گرفت که آيا برگزاري آن ضروري است . به ياد داشته باشيد جلسه هميشه اثرگذار ترين روشها نيست . ديگر انتخابهاي سودمند مي تواند فرستادن ياداشت يا نامه الكترونيك باشد . مشاور جلسه مسئوليت دارد ضرورت جلسه را مشخص وتوجه کند که چه کساني بايد در جلسه حضور داشته باشند، در کل ، بهتر است تا آنجا که امکان دارد از تعداد کمي شرکت کننده دعوت شود( فقط افرادي که نقش کليدي دارند ).
جلسه هاي موثر ، مديريت ورهبري لازم دارند . هدايت و رهبري جلسه مستلزم داشتن توجه ، اعتماد ، خلاقيت ، سياستمداري ، همدلي ، انعطاف پذيري ، فراست ، مقاومت و بله گفتن و شوخ طبعي ! است. رعايت نكات ذيل مي‌تواند در اداره جلسه مفيد باشد:
1 - اگر به منظور ارائه پيشنهادي در يک اجتماع گروهي برنامه ريزي کرده ايد ، تمام اطلاعات مربوط را براي همه اعضاي تيم چند روز قبل از جلسه ارسال داريد.
2 – صورت جلسه را مرور کنيد و همه اسناد مربوطه را با خود به جلسه ببريد، بدين ترتيب مي توان با بصيرت تصميم گرفت.
3 – سر موقع در جلسه حاضر شويد.
4 – اگر قرار است غيبت کنيد ، پيشاپيش ديگران را مطلع سازيد و فردي را به عنوان جانشين بفرستيد کسي که مي‌تواند حداقل بعضي تصميمات را به جاي شما اتخاذ كند‌.
5 – به دقت گوش دهيد وقبل از اينکه مخالفت کنيد ، به دنبال توافق نظر باشيد.
6 – خلاصه مذاکرات را به طور کامل و دقيق 48 ساعت بعد از جلسه در اختيار شركت كنندگان بگذاريد.
7 – سخن طعنه آميز ، حمله شخصي ، حرف ديگران را قطع کردن ، پيچاندن ديگران براي جلب توجه ، رفتار هاي پسنديده اي نيستند.
8 – مخالفت در مدت زمان جلسه مجاز است ، اما يک وقتي گروه تصميمي مي گيرد ، لازم است موضوع از طريق تمام افراد خارج از جلسه حمايت شود . مقاومت انفعالي و کارشکني ، جايز نيست .
9 – يادتان نرود از اعضا به خاطر حضور درجلسه تشكر كنيد.
علاوه بر اجراي اين تدابير ، رهبر جلسه موثر بايد دستورالعملهاي رفتاري را به منظور برقراري محيطي امن جهت بازگو کردن عقايد ، به اجرا درآورد .متصدي جلسه بايد حضار را به پيروي کردن از چند رهنمود ساده براي تامين جلسه منضبط مجبور کند :
* تحت عنوان يک تيم کار کنيد؛
* شنونده اي با دقت باشيد؛
* به يکديگر احترام بگذاريد؛
* قضاوت را به تعويق بيندازيد؛
* رازدار بمانيد.
نحوه پايان بردن جلسه به اندازه اداره کردن آن مهم است . در کنار پايان به موقع جلسه دستور جلسه براي جلسه بعدي بايد آماده شده باشد. فراموش نكنيم داشتن جلسه تجاري موثر کليدي است براي داشتن تجارتي موفق.

سايبر- تروريسم

دولت مالزي براي مراقبت از اطلاعات شركتها و حمايت از كسب و كار در سطح جهان يك مركز ضدسايبرتروريسم تشكيل مي دهد. اين خبر را عبدالله احمد بداوي نخست وزير مالزي در ديدارش از ايالات متحده اعلام كرده است.
اين مركز بين المللي كه فعاليت اصلي آن مبارزه با سايبر- تروريسم است به سرعت در برابر حملات خارجي عليه اقتصادها و سيستم هاي تجاري واكنش نشان مي دهد و با عاملان حمله، مقابله مي كند.
اين مركز در محل شهرك مجازي مالزي در «سايبرجايا» تأسيس خواهدشد و به گفته نخست وزير، دولتها و بخش خصوصي در اين مركز سرمايه گذاري خواهند كرد.
اين مركز از روي الگوي مركز كنترل بيماري در آتلانتا كه كارش جلوگيري از شيوع بيماري در سراسر جهان است، ساخته خواهدشد. عبدالله مي گويد كه تهديد ناشي سايبر- تروريسم براي دولتها بسيار جدي است و بايد با كمك يكديگر اقدامات اساسي در اين باره انجام داد. همان طور كه روند جهاني سازي جدي تر مي شود، ضرورت تأسيس چنين مركزي دوچندان خواهدشد.
ضرر و زيان ناشي حمله سايبر – تروريسم بسيار سنگين است. براي نمونه قفل كردن سراسري سيستم هاي تجاري يا از كار انداختن سيستم كلر بانك مركزي حقيقتا جبران ناپذير خواهدبود.
به گفته بداوي، ضروري است كه كشورهاي جهان براي محو اين خطر با يكديگر همكاري كنند.
به گفته بداوي، شركتهاي صاحب نام در جهان براي سرمايه گذاري در اين مركز بين المللي اعلام آمادگي كرده اند.

مدرسه عالي اروپايي كسب و كار در جامعه

مدرسه عالي اروپايي كسب و كار در جامعه نقطه اتصال موسسات پژوهشي، سازمانها و ديگر ذينفعان به منظور ايجاد هماهنگي در زمينه توسعه كسب و كار در جامعه و تلفيق موثر نظريه و عمل در سطح اروپاست. اهم اهداف اين موسسه به صورت زير است:
* الگوسازي و بهبود كيفيت مباحث مربوط به كسب و كار در جامعه اروپا؛
* تربيت و تجهيز علمي رهبران اقتصادي كنوني و آينده كسب و كار در اروپا ازطريق برقراري ارتباط بين محيطهاي پرتغيير و تحول تجاري و جريانهاي آموزشي و پژوهشي فعال در اين عرصه؛
* بررسي و تعيين راههاي مطلوب برقراري ارتباط بين شبكه متشكل از رهبران كسب وكار، پژوهشگران دانشگاهي، سياستگذاران و ديگر مخاطبان؛
* اطلاع رساني در زمينه سياستگذاري در عرصه هاي مختلف كسب وكار در جامعه.
موسسه مزبور براي تحقق ماموريتها و دستيابي به اهداف خويش در سه حوزه پژوهشي، آموزشي و تربيتي به فعاليت مي‌پردازد كه اقدامات مربوط به صورت زير است:
پژوهش: «مدرسه عالي اروپايي كسب و كار در جامعه» به عنوان بزرگترين شبكه فعال در زمينه هاي مختلف پژوهشي براي ايجاد و توسعه دانش مرتبط با كسب و كار به شمار مي آيد.
آموزش: همكاري نزديك بين مدرسه و سازمانهاي مختلف فعال در عرصه كسب و كار باعث شكل گيري برنامه هاي آموزشي نويني شده است كه از روندي پويا و مستمر برخوردار است (دوره هاي آموزشي مديريت ارشد و اجرايي و...)
تربيت كاركنان: موسسه از ساختاري منحصر به فرد و مبتني بر ذينفعان مختلف براي ايجاد شبكه يادگيري به منظور شناسايي شايستگيهاي موردنياز كاركنان در امور شغلي و حرفه اي برخوردار است. در اين زمينه بر دستاوردهاي اقتصادي و اجتماعي پايدار و موثر تاكيد مي شود.
اطلاعات مربوط به تك تك فعاليتهاي انجام شده توسط موسسه به صورت چكيده و مفصل براي بهره گيري علاقه‌مندان در سايت اينترنتي آن قرار مي گيرد.
همچنين، اهم اخبــار و اطلاعات مربوط به توسعه كسب و كار و نكات مهم قابل توجه پژوهشــــگران و رهبران كسب وكار به صورت به هنگــــام در سايت اينترنتي قرار مي گيرد. در اين زمينه بر ايجـــاد نگرشهاي مناسب بـــــراي تحقق اهداف كسب‌وكار در سطح جـــامعه اروپا و هدايت افراد در اين راستا تاكيـــد مي شود. سايت اينترنتي مدرسه از اين قرار است: http://www.eabis.org