دشواريهاي توسعه سيستم‌هاي اطلاعاتي يکپارچه در ايران
اصغر طاهري

چكيده

اگر چه امروزه نياز به «سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه» بر کسي پوشيده نيست ، ليکن اين مهم در کشور به عنوان يک ضرورت مورد توجه مديران و کارگزاران قرار نگرفته و متاسفانه هنوز شاهد بهره گيري از نظامهاي سنتي و استفاده از برنامه‌هاي آماده رايانه اي (package) هستيم. همچنين در زمينه معرفي اين نوع سيستم ها و مفهوم و کاربرد آن آموزش و اطلاع رساني مناسبي از طرف نهادهاي علمي و حرفه اي به عمل نيامده و کار فرهنگي مناسبي درباره ارتقاي سطح بينش مديران وکارکنان سازمانها و مؤسسات کشور صورت نپذيرفته و به همين دليل طرح ، استقرار و توسعه اين سيستم ها با مشکلات عديده مواجه شده است.

مقدمه
علي رغم تحولات مهمي که در دهه هاي اخير در زمينه ضوابط و متدولوژي تحليل ، طراحي و پياده سازي سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه به وجود آمده و تآثيرات شگرفي را بر سيستم هاي اطلاعاتي گذاشته است و اين تاثيرات به طراحي و پياده سازي سيستم هاي هوشمند رايانه اي ( سيستم هاي طراحي شده براساس نيازهاي اطلاعاتي سازمانها ) و سيستم برنامه ريزي منابع سازمان (ERP=ENTERPRISE RESOURCE PLANNING) شده است و با وجود اثبات اينکه انجام عمليات کنوني سازمانها و مؤسسات و اعمال کنترل هاي داخلي مطلوب و همچنين دسترسي سريع به اطلاعات مورد نياز از طريق سيستم هاي سنتي امکانپذير نيست، هنوز سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه که يکي از مهمترين موضوعات زمان حاضر واز مبرم ترين نيازهاي بنگاههاي اقتصادي ايران است، به عنوان يک ضرورت مورد توجه مديران سازمانها و مؤسسات و کارگزاران کشور قرار نگرفته و اگر ارزيابي واقع بينانه اي از نظامهاي اطلاعاتي سازمانها و موسسات کشور داشته باشيم ، در مي يابيم که تنها شمار اندکي از آنان داراي سيستم هاي اطلاعاتي مناسب کسب و کارند وبقيه فاقد نظامهاي اطلاعاتي مناسب بوده و برخي از اين سازمانها و موسسات از سيستم هاي اطلاعاتي سنتي نيز بهره مند نيستند و از ساده ترين نظامهاي برنامه ريزي وکنترل محرومند. در اين مجال نارسائيها و دشواريهاي طرح ، استقرار و توسعه سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه در ايران تشريح مي شود.
سيستم اطلاعاتي يکپارچه
سيستم اطلاعاتي يکپارچه شامل اجزاي دستي و رايانه اي يکپارچه است که براي جمع‌آوري ، پردازش و کنترل و ذخيره اطلاعات و حصول اطمينان از صحت جريان اطلاعات در سازمان ، سهولت در کارکردهاي عملياتي و به منظور پشتيباني اطلاعات مديريت در تصميم گيريها طرح و استقرار مي يابد .
نظري بر سيستم برنامه ريزي منابع سازمان: نرم افزار برنامه ريزي منابع سازمان سيستم اطلاعاتي يکپارچه اي است که فرايندهاي اصلي و فعاليتهاي عمده سازمان را پشتيباني و امکان برنامه ريزي و کنترل منابع سازمان را فراهم مي آورد . سيستمهاي برنامه‌ريزي سازمان که از سال 1990 مطرح گرديده اند ،‌در واقع تکامل يافته «سيستم برنامه ريزي مواد» (MRP) و «سيستم اطلاعات مديريت» (MIS) هستند و هم اکنون پنج شرکت برتر دنيا نظير مايكروسافت ، اوراكل و... در اين زمينه فعالند.
در ايران اين نرم افزار به تازگي مورد توجه سازمانها و موسسات قرار گرفته و در حال حاضر چند شرکت از شرکتهاي بزرگ خودروسازي و فولاد درصدد استقرار سيستم مذکور برآمده اند .
نکته مهمي که شرکتها بايستي قبل از خريد اين نرم افزار مد نظر قرار دهند ، حصول اطمينان از پوشش کامل فرايندهاي اصلي و عمده سازمان و امکان بومي ساختن آن يا به عبارتي انطباق نرم افزار با فعاليتهاي سازمان و از همه مهمتر آماده شدن براي گذار از دوران نسبتا طولاني و سخت نصب و استقرار سيستم است. در اين سيستم نيز مانند ساير سيستمهاي اطلاعاتي يکپارچه ، فرايندهاي جريان اطلاعات به صورت جامع مدنظر قرار نمي گيرند و نهايتاٌ نصب سيستم برنامه ريزي منابع انساني به فعاليتهاي اصلي سازمان ختم مي‌‌شود . در سازمانهايي که سيستم برنامه‌‌‌ريزي سازمان نصب مي شود ، بايستي درباره انجام ساير فعاليتها که امکان مکانيزه نمودن آنها وجود ندارد روالهاي دستي انجام کار هماهنگ با ساير بخشهاي سيستم اطلاعاتي نصب شده تهيه و مورد استفاده قرار گيرد .
اهداف کار بست سيستمهاي اطلاعاتي يکپارچه: مديران سازمانها و موسسات اهداف گسترده اي را از به کارگيري سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه ( اعم از سيستم‌برنامه ريزي منابع سازمان يا ساير سيستمهاي اطلاعاتي يکپارچه ) دنبال مي كنند ، ليکن اهم اهداف مورد نظر درباره استقرار و به کارگيري سيستم‌هاي اطلاعاتي يکپارچه به شرح زير است:
الف ) انجام فعاليتهاي اصلي و مکرر سازمان به روش هوشمند و اساساٌ سهولت در کارکردهاي عملياتي؛
ب ) اعمال کنترل هاي داخلي فعاليتهاي اصلي به روش هوشمند؛
ج ) دسترسي سريع به اطلاعات طبقه بندي شده براي تصميم گيري؛
د ) ايجاد زمينه گزارشگري مستمر و به موقع در سازمان و ايجاد بستر فرهنگي انضباط اقتصادي؛
هـ ) صرفه جويي در زمان پردازش اطلاعات؛
و ) به حداقل رسيدن اشتباهات انساني و جلوگيري از دوباره کاريها و ريخت و پاش؛
ز ) جلوگيري از اعمال سلايق شخصي در انجام فعاليتهاي اصلي و مکرر سازمان؛
ح ) سهولت درجمع آوري اطلاعات و ذخيره آن؛
ط ) جلوگيري از صرف زمانهاي تکراري توليد اطلاعات درباره موضوعات واحد؛
ي ) افزايش بهره وري و کارآيي در سازمان؛
ک ) کمک به کاربران با تخصص کم.

سير تاريخي سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه در ايران
سالهاي متمادي چهار مجموعه ذيل كليت سيستم هاي اطلاعاتي سازمانها و موسسات مطرح در ايران را تشكيل مي داد :
1. بخش روشها ( شامل شماي کلي فعاليت سازمان و مجموعه نمودارهاي گردش عمليات‌)؛
2. بخش حسابها ( شامل اصول و مباني طرح حسابها ، فهرست حسابها ، تعريف حسابها و روش ثبت حسابداري عمليات )؛
3. بودجه و گزارشها ( شامل روشهاي تهيه بودجه و فرم هاي مرتبط با تهيه بودجه و گزارشهاي مديريت )؛
4. سازمان ( شامل نمودار سازماني و شرح وظايف سازماني کارکنان ).
از اواخر دهه 50 علايق سازمانها و موسسات به اهميت استفاده از رايانه براي پردازش اطلاعات فزوني يافت و کوشش در جهت فراهم کردن اطلاعات مورد نياز استفاده کنندگان درون سازماني و برون سازماني از طريق نرم افزارهاي رايانه اي به گونه‌اي که بتواند سودمندي اطلاعات را افزايش دهد ، آغاز گرديد و استمرار اين کوشش در سالهاي اخير اشتياق سازمانها و موسسات به در اختيار گرفتن سيستمهاي اطلاعاتي يکپارچه از جمله «سيستم برنامه ريزي منابع سازمان» را به دنبال داشته است.
بررسي تاريخي سيستم هاي اطلاعاتي در ايران در دهه هاي نزديک نشان مي دهد که سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه نيز مانند ساير مقوله ها تحت تاثير اوضاع و احوال سياسي و عواملي از اين دست بوده و به دليل بي ثباتي اوضاع و احوال سياسي و اقتصادي کشور ، تحريم کشور توسط کشورهاي صاحب نام در زمينه فناوري اطلاعات ، دخالت بيش از حد دولت در اقتصاد، انحصاري بودن اکثر کالا و خدمات ، ناکارايي قوانين مالي و مالياتي و سرمايه گذاري و اساساٌ گرايش سرمايه گذاران به بازده سريع سرمايه گذاري بسط و توسعه نيافته و به جايگاه واقعي خود نرسيده است .
نارسائيها و دشواريهاي سيستمهاي اطلاعاتي يکپارچه: در جريان طرح ، استقرار و توسعه سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه سه كارگزار نقش اساسي دارند:
الف ) طراح ( تحليلگر يا آناليست ) و عرضه کنندگان سيستم؛
ب ) مشتري ( کاربران و مديران )؛
ج ) دولت و نهادهاي حرفه اي.

طراح و عرضه کنندگان سيستم
طراح و عرضه کنندگان سيستم اشخاص حقيقي ياحقوقي هستند که مسئوليت برنامه‌ريزي ، طراحي ، نصب و هدايت پروژه استقرار سيستم هاي اطلاعاتي را برعهده دارند. نارسائيها ودشواريهاي مرتبط در اين حوزه به شرح زير تشريح مي شود :
1 - اگرچه امروزه بسياري از فنون و شيوه‌‌هاي مديريت پروژه هاي عمومي در پروژه هاي نرم افزاري نيز قابل به‌کارگيري است، ليکن پيچيدگي و انعطاف پذيري پروژه‌هاي نرم‌افزاري اين پروژه ها را از پروژه هاي عمومي متمايز مي سازد. علي رغم حساسيت و تفاوتهاي اساسي مديريت پروژه‌هاي نرم‌افزاري نسبت به مديريت پروژه‌‌هاي عمومي‌، شرکتها و موسسات رايانه‌اي در انتخاب مدير پروژه‌هاي طرح واستقرار سيستم‌هاي اطلاعاتي يکپارچه دقت کافي مبذول نمي كنند واز کنار اين موضوع مهم که ساده انگاشتن آن ممکن است شکست پروژه را در پي داشته باشد ، به سادگي عبور مي كنند.
2 - تعاريف متفاوت و گاهاٌ متناقض از حدود و ثغور سيستمهاي اطلاعاتي يکپارچه توسط موسسات حرفه اي رايانه اي و مدعيان عرضه کننده چنين سيستم هايي . اين موضوع باعث گرديده است که برخي از اين موسسات با طراحي بخشي از سيستم هاي غير همپيوند مالي سازمانها و موسسات ( دفترداري ، مالي ، اموال و انبار ) يا انطباق برخي از نرم‌افزارهاي آماده رايانه اي با فعاليت سازمانها و موسسات تصور کنند که کار نظام بخشي انجام و در چهارچوب سيستم‌هاي اطلاعاتي يکپارچه حرکت مي كنند . اين طرز تلقي و درک ناصحيح از سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه باعث مي شود که کنترل هاي داخلي به صورت اصولي و متناسب با فعاليت سازمان استقرار نيابد و از طرفي نيازهاي اطلاعاتي استفاده کنندگان اعم از درون سازماني و برون سازماني برآورده نشود.
3 - هنوز اين درک ناصحيح در حوزه طراح و عرضه کنندگان سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه وجود دارد که فکر ميکنند بدون تغييرات بنيادي و آموزش و فرهنگ سازي مي‌توان روشهاي موجود و سيستم هاي اطلاعاتي سنتي ( دستي ) سازمانها و موسسات را مکانيزه كرد. اين درک اشتباه باعث گرديده است که برخي از سازمانها و موسسات نيازمند سيستم‌هاي اطلاعاتي يکپارچه طعمه چنين تفکر و نگرشي گرديده و متحمل هزينه و صرف زمان فراوان گردند و نهايتاٌ نتوانند سيستم هاي اطلاعاتي مناسب و مورد نياز سازمان را دراختيار گيرند.
4 - عدم آموزش مناسب طراحان و تحليلگران سيستم در زمينه «کسب مهارتهاي روابط انساني». توجه نداشتن به اين موضوع مهم باعث گرديده است در مواردي که تحليلگر صرفـــــا از دانش علوم سيســـتم‌ها ، رايانه و . . . برخوردار بوده و آموزش مناسب درباره «کسب مهارتهاي روابط انساني» را نديده باشد‌، امکان ارتباط با کاربران و دريافت اطلاعات از آنان ميسر نشود و در مواردي نتايج عدم ارتباط صحيح براي پروژه طرح و استقرار سيستم هاي اطلاعاتي فاجعه‌آميز خواهد بود و نهايتاٌ ممکن است به عدم استقرار سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه منجر شود.
5 - در اغلب موارد که سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه براساس نيازهاي اطلاعاتي سازمانها‌و به سفارش مشتري طرح و استقرار مي‌يابد ، توجه کافي به روابط سيستم ها با يکديگر به عمل نمي آيد و بررسي کافي و کارشناسانه درباره امکانات اطلاعاتي سيستم ها صورت نمي پذيرد. در اين حالت گروههاي کاري (تحليلگران و . . . ) طرح و استقرار سيستم‌هاي اطلاعاتي يکپارچه در اجراي کار گروهي از همکاري و ارتباط منظم با يکديگر غافل مي‌گردند و با تفکر توليد بسته هاي نرم افزاري (package) عملاٌ به توليد سيستم‌هاي اطلاعاتي يکپارچه اقدام مي كنند. چنين نگرش و تک روي و بررسي نکردن روابط سيستم ها با يکديگر در کار طراحي و مکانيزاسيون ، اغلب موجبات دوباره کاريهاي پر هزينه و زمان بر را در پي خواهد داشت و نکته مهم اينکه ممکن است اساس يکپارچگي سيستم که خصيصه بارز سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه است نيز خدشه دار شود.
6 - توجه و پرداختن به تحليل و طراحي فعاليتهايي که امکان مکانيزه كردن آنها وجود دارد و غافل شدن از تحليل و طراحي فعاليتهايي که بايستي به صورت دستي ليکن هماهنگ و يکپارچه باساير فعاليتها انجام پذيرد. در اين شيوه برخورد با طراحي سيستم‌هاي اطلاعاتي يکپارچه ، فرايندهاي جريان اطلاعات به صورت جامع مد نظر قرار نميگيرند و نهايتاٌ طراحي و استقرار سيستم‌هاي اطلاعاتي يکپارچه به بخش رايانه اي آن ختم مي شود . اين نگرش و شيوه عمل ضمن مغاير بودن با تعريف سيستمهاي اطلاعاتي يکپارچه‌، همپيوندي و يکپارچگي جامع را در پي نخواهد داشت .
7 - در مواردي که سيستمهاي اطلاعاتي يکپارچه به سفارش و براساس نيازهاي اطلاعاتي مشتري صورت ميگيرد نگراني طراح به در جريان قراردادن مشتري از روند کار انجام شده در کليه مراحل طراحي مخصوصاٌ مراحل تجزيه و تحليل و تعيين حدود و ثغور سيستم هاست . بدين معني که طراح دائماٌ نگران درخواستهاي جديد از طرف مشتري و انجام کار مازاد بر زمان پيش بيني شده براي طراحي و استقرار سيستم هاست و هر گونه تعهدي را براي خوددست و پا گير مي داند. در چنين نگرشي سيستم هاي طراحي شده عمليات مورد انتظار استفاده کنندگان از سيستم را پوشش نخواهد داد و سرانجام طراحي و پياده سازي و اجراي سيستم با مشکلات عديده و تنگناههاي پيچيده و گسترده روبه رو مي‌شود.
8 - بي توجهي طراح و عرضه کنندگان سيستم به نيازهاي زمان راه اندازي سيستم و شيوه هاي جمع آوري اطلاعات و در مواردي اجتناب از همکاري دراين باره. بدين معني که طراح و عرضه کنندگان سيستم ، تدوين سناريوي راه اندازي و شيوه هاي جمع آوري و انتقال اطلاعات به سيستم را از وظايف خود نمي‌دانند و نهايتاٌ هدايت و آموزش کاربران را در فراهم سازي اطلاعات برعهده نمي گيرند . به همين دليل در مواردي علي رغم مناسب بودن سيستم طراحي يا عرضه شده ، سيستم به اجرا در نمي آيد و مشتري اشکالات غير مرتبط با سيستم را به سيستم طراحي يا عرضه شده نسبت مي دهد و ممکن است سيستم کنار گذاشته شود.
9 - بي توجهي طراح و عرضه کنندگان سيستم که وظيفه استقرار سيستم را برعهده دارند به قدمت فعاليت سازمان مشتري . بدين معني که عمليات طرح و استقرار به گونه اي صورت مي‌گيرد که سازمان مشتري در مرحله قبل از بهره برداري به سر مي برد و قرار است فعاليتهاي مرحله بهره برداري خود را با سيستم جديد آغاز كند . اين بي توجهي ، تبديل اطلاعات (Data conversion) مربوط به سيستم‌هايي که انجام فعاليت آنها در زمان راه‌اندازي مستلزم سلسله مراتب سيستمي است‌. ( مانند سيستم خريد که از پيشنهاد خريد شروع و تا تهيه سفارش، دريافت کالا و ثبت رويدادهاي مالي مرتبط بادفاتر حسابداري ادامه مي يابد و لازمه کار هر مرحله از فرايند خريد در سيستم ، انجام عمليات سيستمي مرحله قبل است) را با مشکلات عديده مواجه مي سازد.
10 - علي رغم وجود اين واقعيت که طراحي بخشهاي مختلف سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه نيازمند استفاده از تخصصهاي مختلف از جمله دانش انفورماتيک ، مهندسي صنايع ، دانش حسابداري ، دانش علوم سيستمهاست. متاسفانه هنوز اين مهم موردتوجه جدي موسسات حرفه اي رايانه‌اي و طراحان سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه قرار نمي گيرد و اغلب پروژه هاي نرم افزاري براساس تجربه متخصصان دانش انفورماتيک و در مواردي راهنمايي کاربران پروژه هاي مربوطه طرح و استقرار مي يابد. باتوجه به ناآشنايي کافي متخصصان دانش انفورماتيک با مباحث حسابداري و مالي ( به نظر نگارنده بيشترين مشکلات سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه در اين زمينه خودنمايي مي‌کند ) و ساير دانشهاي مورد نياز و همچنين ناآشنايي کاربران با روشهاي طراحي و تکنيک هاي همپيوندي ، سيستم هاي طراحي و استقرار يافته کيفيت مطلوب را دارا نبوده و صرفاٌ ظاهري از سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه در سازمان مشتري خودنمايي مي کند.

مشتري ( کاربران و مديران )
مقصود از مشتري اشخاصي هستند که به نحوي با سيستم سروکار دارند و استفاده کننده نهايي سيستم هستند و در اين نوشتار عمدتاٌ تحت عنوان سازمانها و موسسات از آنها نام برده شده است . نارسائيها و دشواريهاي طرح، استقرار و توسعه سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه در حوزه مشتري ( مديران و کاربران) به شرح زير تشريح مي شود :
1 - به دليل آموزش نامناسب مديران سازمانها و موسسات و کار فرهنگي نكردن در رابطه با سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه در کشور‌‌‌‌، هنوز اعتقاد برخي از مديران سازمانها و موسسات به تهيه سخت افزار و گرفتن برنامه‌هاي آماده رايانه ي است که در اين شيوه برخورد هيچگاه نيازهاي اطلاعاتي استفاده کنندگان درون سازماني و برون سازماني به صورت جامع برآورده نخواهد شد و از طرفي با نصب و استقرار چنين برنامه هاي آماده اي ،‌کنترل‌هاي داخلي به صورت اصولي در سازمان استقرار نمي‌يابد ، زيرا چنين سيستم‌هايي ضمن منطبق نشدن با واقعيتهاي سازمان ، نيازهاي مربوط به برنامه ريزي و کنترل را در نظر ندارند . به عبارتي در چنين نگرشي طراحي و استقرار سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه به ديده تحصيل کالا نگريسته مي شود.
2 - برهيچکس پوشيده نيست که مهمترين عامل در هر سيستم اطلاعاتي کاربراني هستند که با سيستم کار مي‌کنند ، ليکن وجود کارکنان متخصص و ماهر شرط لازم است و شرط کافي نيست. علي رغم اين واقعيت هنوز در بسياري از سازمانها و موسسات کشور اعتقاد مديريت به ايجاد نظامهاي ارتباطي به جاي طرح و استقرار سيستم‌هاي اطلاعاتي مناسب و يکپارچه است . بدين معني که در اين گونه سازمانها روابط سازماني بر تفکر سيستمي حاکم و اعتماد مديريت به افراد است تا به سيستم . در چنين سازمانهايي اختيارات کامل بدون اعمال کنترل به مسئولان اعطا مي شود و به دليل اعتماد به افراد ، نياز به سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه و نهايتاٌ ايجاد نظام کنترل‌هاي داخلي سيستمي ( کنترلهاي خودکار ) به فراموشي سپرده مي شود .

3 – به دليل نشناختن موارد افتراق روشها و فرآيندهاي اصولي طرح واستقرار سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه با روشها و فرايندهاي غير اصولي و نامطلوب از طرف استفاده کنندگان‌، اغلب تصور مي شود که رسالت و هدف سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه انجام کارهاي جاري سازمان به شيوه اي که پيش از استقرار سيستم و نظام بخشي به صورت دستي انجام مي شد. و به همين دليل بسترسازي براي استقرار سيستم و همچنين آمـوزش کاربران مورد توجه جدي قرار نمي گيرد . در چنين سازمانهايي تفاوت در اختيار داشتن نرم افزار مناسب مشخص نمي‌شود و هزينه ها و زمان قابل توجهي مصروف پروژه اي مي شود که اولاٌ تغيير و تحول اساسي را در سازمان در پي ندارد و ثانيا کار طراحي و استقرار سيستم‌‌‌‌ها با دشواري همراه و در مواردي به شکست منجر مي شود .
4 - برخوردهاي متفاوت مديران و استفاده کنندگان نهايي پروژه هاي مختلف طرح و استقرار سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه درباره موضوعات کاملاٌ واحد و يکسان در سازمانهاي مختلف و اصرار به مکانيزه شدن فرايندها و روشهاي انجام کار به شيوه مورد نظر آنان . در واقع کاربران در امر نظام بخشي و طرح و استقرار سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه بيشتر دنبال اعمال سلايق شخصي و عمدتاٌ اصرار بر مکانيزه شدن فرايندهاي جريان اطلاعات براساس استثنائات هستند تا طرح و استقرار سيستمي براساس تفکر سيستماتيک . اين موضوع ضمن دشواري عمليات ، زمان طرح و استقرار سيستم‌هاي اطلاعاتي يکپارچه را طولاني و سيستم را نيز از مسير اصلي و منطقي خود دور ساخته و در نهايت ارتقاي اساسي در وضعيت سيستم‌هاي اطلاعاتي يکپارچه صورت نمي گيرد .
5 - در اغلب پروژه هاي طرح و استقرار سيستم‌هاي اطلاعاتي يکپارچه علي رغم وجود کميته‌هاي کاري و تعيين وظايف اعضاي کميته ها ، کاربران در زمان شناخت وضعيت موجود توسط طراح و تجزيه و تحليل و تعيين مشخصات سيستم‌ها ، با پروژه طرح و استقرار سيستم‌هاي اطلاعاتي يکپارچه همکاري مناسبي نمي كنند که اين موضوع به دليل کار فرهنگي نكردن قبل از آغاز عمليات اجرايي پروژه و آموزش ندادن کاربران و استفاده کنندگان درباره سيستم‌هاي اطلاعاتي يکپارچه مي باشد ، به همين جهت در اغلب پروژه هاي طرح و استقرار سيستم‌هاي اطلاعاتي يکپارچه نيازهاي کاربران بعد از تعيين مشخصات سيستم ها و طراحي مشخص مي‌شود و در آن زمان اصرار بر تعبيه موضوعهاي مورد درخواست در سيستم مي‌‌شود . به دليل موضوعات اشاره شده طراحي بخش قابل توجهي از سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه در ايران در زمانهاي راه اندازي و حتي نگهداري سيستم انجام مي‌پذيرد که ضمن طولاني شدن دوره طرح و استقرار سيستم ، کيفيت کار طراحي نيز تنزل مي يابد.
6 - برخي از مديران سازمانها و موسسات علي‌رغم احساس نياز به سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه ، هزينه طرح و استقرار چنين سيستم‌هايي را بالا و غير متعارف تلقي و به همين دليل اجراي پروژه طرح و استقرار سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه و اساسا امر نظام بخشي را از طريق نيروي انساني داخل سازمان دنبال مي كنند. بدين معني که مديران فکر مي کنند با به کارگيري افراد داخل سازمان مي توانند ضمن کاهش هزينه ها به اين مهم دست يابند. هر چند به طور معمول افراد خبره طرح و استقرار چنين سيستم هايي در موسسات حرفه‌اي مشغول بکارند ، ليکن اگر سازمانها چنين افراد خبره اي را نيز در اختيار داشته باشند، به دليل مسائل سازماني ، اين افراد از پشتيباني مديريت برخوردار نمي گردند و کار نظام بخشي و پروژه طرح و استقرار سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه اغلب با شکست مواجه يا به تهيه برخي از دستورالعمل‌ها و آئين نامه هاي مالي ختم مي‌‌شود .
7 - در اغلب پروژه هاي نرم افزاري اعم از طراحي سيستم به سفارش مشتري يا تحصيل نرم افزار سيستم برنامه‌ريزي منابع انساني اين مشکل خودنمايي مي‌کند که شخصي به عنوان تصميم گير پروژه ( رابط مشتري با طراح يا عرضه کننده نرم افزار ) از طرف مشتري معرفي نمي شود و کليه مديران و کاربران سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه نقش تصميم گير پروژه را ايفا مي كنند . ساده انگاشتن چنين امر مهمي در اغلب موارد پروژه هاي طرح و استقرار سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه را با بحرانهاي جدي روبه رو مي سازد و به دليل اعمال سلايق گوناگون از طرف کاربران به عنوان تصميم گير پروژه ، اغلب پروژه هاي نرم افزاري از ناکجا آباد سر در مي آورند و صرفا شکل ظاهري سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه در سازمان مشتري خودنمايي مي کند .

دولت و نهادهاي حرفه اي
مقصود از دولت و نهادهاي حرفه اي ارگانهايي هستند که به صورت مستقيم در طرح و استقرار سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه دخالت ندارند و صرفا درباره بسترسازي ، آموزش و نظارت نقش اساسي دارند. نارسائيها و دشواريهاي طرح ، استقرار و توسعه سيستم‌‌هاي اطلاعاتي يکپارچه در اين حوزه به شرح زير تشريح مي شود:
1 - در زمينه معرفي سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه و مفهوم و کاربردآن ، آموزش و اطلاع رساني مناسبي از طرف نهادهاي علمي و دانشگاهي و ديگر نهادهاي حرفه‌اي به عمل نيامده و کار فرهنگي مناسبي درباره ارتقاي سطح بينش مديران در رابطه با سيستم‌هاي مزبور صورت نپذيرفته است. به همين دليل مديران سازمانها و موسسات کشور بدون آگاهي کامل از آثار محيط سيستم‌هاي اطلاعاتي يکپارچه بر کنترل‌هاي داخلي و اساسا دشواريهاي طبيعي استقرار چنين نظامهايي ، در پي به کارگيري نظامهاي مزبور برمي آيند که اين عدم شناخت بروز مشکلاتي را در رابطه با طرح و استقرار سيستم‌هاي اطلاعاتي يکپارچه به همراه خواهد داشت.
2 - هر چند در زمينه حسابرسي سيستم هاي رايانه اي مقالاتي به چاپ رسيده و سازمان حسابرسي و برخي از استادان حرفه حسابداري و حسابرسي کشور نيز اقدام به ترجمه يا تاليف چندين کتاب نموده‌اند، ليکن به دليل به کارگيري محدود سيستم‌هاي اطلاعاتي يکپارچه توسط سازمانها و موسسات کشور ، مقوله حسابرسي سيستم‌هاي رايانه‌اي و مفاهيم و روشهاي آن که در رابطه با سيستم‌هاي مزبور کاربرد دارد و نه در رابطه با برنامه‌هاي آماده رايانه اي، در حد مباحث تئوريک باقيمانده و بسط و توسعه نيافته است‌. به همين جهت اغلب حسابرسان مستقل بدون شناخت کافي از آثار محيط سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه بر کنترل هاي داخلي نسبت به حسابرسي سازمانهايي اقدام مي‌كنند که داراي چنين سيستم هايي هستند. در نتيجه در مواردي ممکن است اظهار نظرهايي درباره مستندسازي معاملات و رعايت کنترل‌هاي داخلي از سوي حسابرسان مستقل ( با توجه به جايگاه آنان ) صورت گيرد که آثار نامطلوبي را بر سيستم‌هاي اطلاعاتي يکپارچه داشته باشد و سيستم را از مسير اصلي خود منحرف سازد .
3 - تحليلگران و طراحان به تعداد مورد نياز جامعه پرورش نمي يابند . اگر چه بخشي از اين کمبود مرتبط با پيچيدگي کار طراحي ، نيازمندي تحليلگران و طراحان سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه به آگاهي داشتن از چندين دانش از جمله دانش انفورماتيک ، فناوري اطلاعات ، دانش حسابداري ، دانش مديريت و مجموعه اي از رشته هاي علمي مرتبط است، ليکن مراکز علمي و نهادهاي حرفه‌اي در اين باره نقش خود را به درستي ايفا نمي‌كنند .
4 - آموزش لازم توسط نهادهاي حرفه‌اي و مراکز علمي درباره مستندسازي معاملات و رخدادهاي مالي صورت نمي گيرد . بدين معني که هنوز در کشور فرهنگ مستندسازي عمدتا معادل استفاده از کاغذ است و در مواردي حتي حسابرسان مستقل رعايت ويژگي کيفي «قابليت اتکا» را استفاده از فرم‌‌ها و تائيدات مربوطه قلمداد مي كنند . توجه نداشتن به اين موضوع مهم ، جريان اطلاعات و روشهاي پردازش آن را از مسير اصولي و منطقي خود دور ساخته و صرف هزينه‌هاي فراوان را به کشور تحميل مي كند.

نتيجه گيري
موفقيت کامل استقرار و به کارگيري موثر سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه در سازمانها و موسسات کشور مستلزم تمرکز بر برنامه‌ريزي‌، تعريف استراتژي کاري ، پرهيز از پرداختن و اهميت دادن بيش از حد به عمليات طراحي و انتخاب نرم‌افزار،‌محور بودن عرضه کنندگان سيستم، انطباق نرم افزار با شرايط محيطي و استانداردهاي ملي حسابداري در امر استقرار سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه است. علي‌رغم اهميت فعاليت پياده سازي از مجموع فعاليتهاي طرح و استقرار سيستم هاي مزبور‌، هنوز اين مهم در کشور مورد توجه جدي قرار نگرفته و درک صحيح و تخمين درست از اثرات آن به عمل نمي آيد و به همين لحاظ سازمانها و موسساتي که به نوعي ديگر اين مرحله از سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه هستند، نتيجه‌اي سريع و عالي را از اين مرحله طلب مي كنند که اين طرز تلقي خود تفکري غلط در پياده سازي سيستم هاي مذکور است، زيرا ساختار سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه و نحوه کارکرد اين سيستم ها بسيار متفاوت با شيوه هاي کارکرد سيستم هاي اطلاعاتي سنتي و يا نرم افزارهاي آماده رايانه اي است و گذار از وضعيت قبلي به وضعيت جديد و ايجاد فرآيندهاي عملياتي موثر براساس سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه و تفکر سيستمي ، کار آساني نيست.

_ اصغر طاهري: كارشناس سيستم ها و اتوماسيون