اتحاد استراتژيك براي خلق سازمان پيشرو
محمد شيخ زاده - محمد رضا عطاردي

چكيده

حركت به سمت بازارهاي جهاني با لوازم و ساختارهاي سنتي ميسّر نيست و بايد تغييرات بنياديني در سازمان داده شود. يكي از راهكارهاي مورد تأكيد دانشمندان مديريت براي ايجاد تغييرات بنيادين در سازمان استفاده از فناوري اطلاعات(IT) و بكارگيري متدلوژي مهندسي مجدد كسب و كار(BPR) مي‌باشد. مي‎توان گفت IT اثربخش‎ترين تكنولوژي براي تقويت BPR است.

مقدمه
چند سالي از آغاز هزاره سوم ميلادي نگذشته است كه شاهد تغييرات سريع و شگرفي در حوزه كسب و كار سازمان هستيم. ورشكستگي شركتهاي عظيم چند مليتي ،‌ادغام غولهاي اقتصادي دنيا ، آشفتگي بيش از پيش در عرصه سياسي و اجتماعي و ... همگي نشان دهنده تحولاتي فراگير و گسترده است.

صنعت كشور ما نيز در طي چند سال گذشته تغييراتي را شاهد بوده كه از مهمترينِ اين تغييرات ، تغيير در نحوه نگرش برخي از سازمانهاي كشور به فرآيند تغيير و تحول است. آنهايي كه عزم خود را براي ورود به بازار بشدت رقابتي جهاني جزم كرده اند بايد راهبردهايي را اتخاذ كنند كه مسير آنها را براي رسيدن به اهدافشان هموار سازد. همانطور كه مي دانيم « حركت به سمت بازارهاي جهاني با لوازم و ساختارهاي سنتي ميسّر نيست» و بايد تغييرات بنياديني در سازمان داده شود. در اين مقاله كوشيده شده است تا به يكي از راهكارهاي مورد تأكيد دانشمندان مديريت كه همانا استفاده از فن آوري اطلاعات و بكارگيري متدلوژي مهندسي مجدد كسب و كار(BPR) مي باشد پرداخته شود. نخست نگاهي به هر يك از اين مفاهيم مي اندازيم و سپس به نقش (IT) در اثربخش تر كردن (BPR) مي پردازيم.

فناوري اطلاعات (IT)
فناوري اطلاعات به عنوان مجموعه‎اي از قابليت‎ها تعريف مي‎گردد كه به وسيله رايانه ها، نرم‎افزارهاي كاربري و تجهيزات مخابراتي و ارتباطات از راه دور براي سازمان فراهم مي‎گردد و داده، اطلاعات و دانش مورد نياز را در اختيار افراد و فرايندها قرار مي‎دهد. [1]

هر سيستم اطلاعاتي مبتني بر رايانه (IT) براي توليد اطلاعات، پنج عنصر «افراد»، «رويه‎ها»، «داده‎ها»، «نرم‎افزار» و «سخت‎افزار» را از طريق دستيابي و پردازش داده‎ها در هم تلفيق مي‎كند.[2]
همانطور كه در شكل (1) مشاهده مي كنيد عناصر اصلي تشكيل دهنده IT عبارتند از:
- افراد در IS/IT نقش‎هاي گوناگوني را ايفا مي‎كنند كه مي‎توان آنها را در سه دسته طراحان، راهبران و كاربران طبقه‎بندي كرد.
- رويه‎ها: دستورالعمل‎هايي هنجاريافته و مشروحي هستند كه افراد بايد به طور منظم دنبال كنند. همچنين نحوه تبديل داده به اطلاعات را به افراد ديكته مي‎كنند.
- نرم‎افزار: نرم‎افزار نحوه تبديل داده به اطلاعات را به سخت افزار ديكته مي‎كند. به تناسب نياز هر سازماني يك سري نرم‎افزارهاي عام و خاص تهيه و بكار گرفته مي‎شود.
- سخت‎افزار: انواع متنوع و گسترده‎اي از سخت‎افزار وجود دارد كه شكل فيزيكي فناوري اطلاعات و سيستم‎هاي اطلاعاتي را تشكيل مي‎دهند.
- داده عنصر مركزي سيستم اطلاعاتي و IT مي‎باشد كه مورد پردازش، ذخيره سازي، انتقال و بازيابي قرار مي گيرد.

مهندسي مجدد فرايند كسب و كار (BPR)
- مهندسي مجد فرايند كسب و كار يك تجديدنظر بنيادي و طراحي مجدد ريشه‎اي در فرايندهاي كسب و كار به منظور دستيابي به بهبودهاي چشمگير در معيارهاي حياتي ارزيابي عملكرد همچون هزينه، كيفيت، خدمات و سرعت مي‎باشد.[3]
- مدل كلي مهندسي مجدد و فرايند كسب و كار در شکل (2) آورده شده است:

IT و BPR
فناوري اطلاعات و مهندسي مجدد فرايند كسب و كار، دو عامل در سودآوري سازمان هستند كه هنوز روابط آنها به خوبي تبيين نشده است. سازمانهايي كه از IT جهت طراحي مجدد فرايندهاي خود استفاده كرده‎اند به سود هنگفتي نايل شده‎اند.
اصطلاح «مهندسي مجدد»، نخستين بار در زمينه فناوري اطلاعات مطرح شد و سپس به فرايندهاي تغيير گسترده‎تري توسعه يافت. هدف از اين رويكرد بهبود جهتي، دستيابي به عملكرد بهتر و سريع با طراحي مجدد فرايندهاي اساسي كسب و كار است. [1]
به طور كلي IT به چهار نوع تغيير ساختاري در سازمان‎ها كمك مي‎كند كه اين تغييرات بر حسب ميزان ريسك و ميزان بازدهي در شكل شماره ( 3 ) نشان داده شده‎اند. همانطور كه ملاحظه مي‎كنيد، 4 نوع تغيير سازماني به كمك IT رخ مي‎دهد كه عبارتند از:
1)اتوماسيون: در مرحله نخست، كامپيوتري كردن و نرم‎افزارهاي IT به كاركنان كمك مي‎كند تا كارهاي خود را به طور كارآ و اثربخش و با سرعت بيشتري انجام دهند.
2)عقلاني كردن رويه‎ها: در مرحله بعدي، با حذف گلوگاه‎ها و برطرف كردن موانع، كارايي رويه‎هاي عملياتي بالا مي‎رود.
3)مهندسي مجدد فرايند كسب و كار: سازمان‎ها با استفاده از IT مي‎توانند در فرايندهاي خود تجديدنظر كنند و كارايي آنها را جهت بهبود سرعت، خدمت و كيفيت بالا ببرد.
BPR نوع قدرتمندتري از تغيير سازماني است كه مستلزم داشتن يك بينش جديد نسبت به چگونگي سازماندهي فرايند مي‎باشد.
4)تغيير پارادايمي: رويه‎هاي عقلاني و طراحي مجدد فرايندهاي كسب و كار به بخش‎هاي خاصي از يك كسب و كار محدود مي‎شوند ولي سيستم‎هاي اطلاعاتي و فناوري‎هاي جديد قادرند با تغيير چگونگي انجام كسب و كار و حتي تغيير ماهيت كسب و كار، بر طراحي كل سازمان تأثير گذارند و يك تغيير بنيادين و پارادايمي ايجاد نمايند.[4]

از آنجايي كه ميزان بازدهي تغييرات BPR همانند ميزان ريسك آن بالاست، سازمان‎ها در صورت موفقيت به سود قابل ملاحظه‎اي دست خواهند يافت. [4]
BPR در حال گذار از موج دوم خود است و با توسعه روابط بين سازماني، ائتلاف‎ها و ديگر روش‎هاي همكاري بين شركت‎ها از اهميت خاصي برخوردار گرديده است. اينگونه روابط مستلزم مهندسي مجدد جهت تسهيل فرايندهاي بين سازمانهاست.[5]

يكي ديگر از دلايل شهرت BPR بر تاكيد روزافزون بر ادغام وب سايت‎هاي كسب و كار با سيستم‎هاي شركت‎ها و پايگاه‎هاي اطلاعاتي آنان مربوط مي‎شود. چنين ادغامي نيازمند مهندسي مجدد اساسي است. [6]
شكل ( 4 ) نشان مي‎دهد كه هم توانمندسازهاي IT و هم توانمندسازهاي سازماني بر استقرار BPR تأثير مي‎گذارند.[7] برخي از مسائل سازماني از قبيل فرهنگ، مديريت منابع، مديريت تغيير و مديريت مقاومت نيز به استقرار موفقيت‎آميز مهندسي مجدد كمك مي‎كنند.[8]

استقرار مهندسي مجدد كار راحتي نيست بلكه بايد گام‎هاي خاصي و با يك ترتيب معيني برداشته شود تا اقدامات مهندسي مجدد موفقيت‎آميز گردد. IT تنها يك ابزار مفيد در BPR نيست بلكه آن را ممكن مي‎سازد. نقش IT در BPR را مي‎توان به سه مرحله تفكيك كرد: قبل از طراحي فرايند، حين طراحي فرايند و بعد از طراحي فرايند.
نقش‎هاي حياتي IT در هر يك از اين مراحل در جدول(1) ذكر شده است.

مرحله اول: قبل از طراحي فرايند (IT به عنوان يك توانمندساز)
مهندسي مجدد يك اقدام استراتژيك است و مستلزم شناخت روشني از مشتريان، بازار، صنعت و وضعيت رقابت مي‎باشد. فعاليت‎هاي اين مرحله عبارتند از:
تدوين بينش استراتژيك، شناسايي و تعريف اهداف مشتري، تدوين اهداف خرد و كلان، ارزيابي توان براي مهندسي مجدد، تعريف حد و مرز فرايندهاي مناسب، كسب تعهد مديريت
قابليت‎هاي IT مي‎تواند بينش خوبي از وضع موجود ارائه نمايد.

مرحله دوم: حين طراحي فرايند (IT به عنوان تسهيل كننده)
در اين مرحله اقدامات BPR از طراحي مفهومي به طراحي تفصيلي تبديل مي‎شوند و دو دسته فعاليت اصلي انجام مي‎گيرد: طراحي فني، طراحي اجتماعي
در اين مرحله پس از تعريف اهداف، فرايندهاي موجود، ترسيم، اندازه‎گيري و تحليل مي‎شوند و سپس با الگوبرداري ادغام شده و يك فرايند جديد كسب و كار طراحي مي‎شود. در اين مرحله توسعه نيروي انساني، فرايندها و فناوري با هم تلفيق مي‎شود. از قابليت‎هاي آن مي‎توان جهت فقط انسجام و هماهنگي راه‎حل‏هاي مهندسي مجدد با بينش سازماني، محدوديت‎ها مالي و سودهاي پيش‎بيني شده استفاده نمود.
- مرحله سوم: بعد از طراحي فرايند (IT به عنوان مجري)
بخش عمده‎اي از اقدامات مهندسي مجدد در اين مرحله صورت مي‎گيرد كه عبارتند از:
برنامه‎ريزي و مديريت كاركنان، فرايندها و فناوري و هدايت استقرار فرايندها در جهت بينش كسب و كار.
اهداف اين مرحله عبارتند از:
تست آزمايشي رويكرد جديد در فرايندها، بازرسي مستمر نتايج و ارائه آموزش‎هاي گسترده به كاركنان. حمايت مديريت عالي در اين مرحله حياتي است. هر چه اقدامات مهندسي مجدد به جلو مي‎رود، تعريف و بازبيني در اهداف خرد و كلان، عملكرد، تعهد قوي نسبت به بينش، حذف موانع بين بخش‎ها و انعطاف‎پذيري همراه با تغييرات محيط كسب و كار از اهميت خاصي برخوردار مي‎گردند.[1]

بطور كلي در BPR همه مفروضات مربوط به چگونگي انجام كسب و كار با توجه به تغييرات در محيط رقابتي و تغييرات در قابليت‎هاي IT موجود، زير سؤال مي‎رود. همانطور كه در شكل(9) مشاهده مي شود، BPR به صورت يك چرخه تكراري است كه دو سؤال مكرراً تكرار مي‎گردد.[9]
بطور خلاصه مي‎توان گفت كه IT اثربخش‎ترين تكنولوژي براي تقويت BPR است و از سه طريق به كسب اهداف آن كمك مي‎كند:
1)با ارائه اطلاعات در بين سطوح وظيفه‎اي و برقراري روابط آسان
2)با بهبود عملكرد فرايند
3)با مدلسازي، بهينه‎سازي و ارزيابي نتايج حاصل از اقدامات مهندسي مجدد
IT وقتي مي‎تواند نقش مهمي در موفقيت BPR ايفا نمايد كه نگرش سازمان نسبت به بخش IT عوض شود و به آن به عنوان تأمين كننده موادخام كارشناسان مديريت اطلاعات نگريسته شود و مديريت عالي از آن حمايت نمايد. همچنين IT نبايد به دليل مشكلات و دشواريهاي اصلاح و تعديل سيستم‎هاي موجود، مانع يا مزاحم مهندسي مجدد گردد چرا كه تغيير بنيادين مستلزم طراحي مجدد IS نيز مي‎باشد.

منابع
1-Attaran, Mohsen (2003), “Information technology and Business procss re-design”, Business Process Management Journal, vol.9 No.4, PP.440-458
-2 رضاييان، علي (1381)، سيستم اطلاعات مديريت، انتشارات سمت
3-Hammer, M. (1996), Beyond Reengineering, Harper Collins, London.
4-Laudon,Kenneth C. and Laudon, Jane P. (2002), Management Information Systems: the digital firm, Prentice- Hall, New Delhi
5-Nissen, M.(1998) , “Redesigning reengineering through measurement-driven inference”, MIS Quarterly , Vol.22 No. 4, PP. 509-534.
6-Kalakota, R. and Robinson, M. (1999),E-Business, Roadmap for success, Addison – Wesley, Reading, MA.
7-Wells, Michael G. (2000), “Business procss re-engineering implementaions using Internet technology”, Business Process Management Journal, vol.6 No.2, PP.164-184.
8-Venkatraman, N. (1994), “IT –enabled business transformation” from automation to business scope redefinition”, Sloan Management Review, Vol.35 No.2, PP. 73-87
9-Cash Jr., James I. and Eccles, R.G. and Nohria, N. and Nolan, R.L. (1994), Bulding The Information - Age Organization: Structure,Control, and Information Technology, IRWIN,New York, NY.

_ محمد شيخ زاده، دانشجوي دكتراي مديريت دانشگاه تهران- مدرس دانشگاه
_ _ محمدرضا عطاردي، كارشناس سيستمهاي مركز بهمن موتور