تأثير سيستم هاي اتوماسيون بر ارتباطات سازماني
فريبرز موسوي مدني
farmoos@yahoo.com
معصومه نوروزي
noroozi@roshd.ir

چكيده

ارتباطات سازماني، همواره از مباحث عمده و مورد توجه در سازمان‌ها بوده است. با ظهور فناوري‌هاي اطلاعات و ارتباطات، تغييرات شگرفي در اين حوزه در سازمان‌ها به وجود آمد. اين مقاله مبتني بر يک تحقيق ميداني در زمينه بررسي تأثير سيستم‌هاي اتوماسيون اداري بر برخي حوزه‌هاي ارتباطات سازماني است. براي بررسي اين تأثيرات، پرسشنامه‌اي حاوي معيارهاي مختلف ارتباطي تهيه شد و پاسخ دهندگان، تأثير اتوماسيون اداري را بر هر يک از معيارها ارزيابي نمودند. در مجموع از نتايج به دست آمده مشخص شد که اتوماسيون اداري ارتباطات رسمي و مراودات دفتري را بسيار تسهيل نموده است، ولي در مورد ارتباطات غير رسمي و شخصي افراد تأثير چنداني نداشته است. همچنين اين سيستم در زمينه پيش‌گيري از برخي برخوردها و ارتباطات منفي و غيرضروري در سازمان، نقش مثبتي ايفا مي‌کند.

مقدمه
امروزه محيط‌هاي كسب و كاري با چالش‌هاي گوناگوني از قبيل گسترده شدن تعاملات دروني و بيروني سازمان، با نياز به ارتباط بيشتر واحدهاي سازماني و ضرورت نظارت مستمر بر پيشرفت كارها و ... مواجهند. مديران سازمان‌ها نياز دارند كه با سرعت و دقت بيشتري روند انجام امور را نظارت و پيگيري نمايند. تعاملات روزمره سازمان و حجم تبادل اطلاعات در دوره‌هاي كاري فشرده به اندازه‌اي افزايش پيدا مي‌كند، كه انجام و پيگيري آنها به صورت دستي و سنتي عملا خارج از توان نيروي انساني بوده و ممکن است با مشكلات زيادي همراه شود.
در سال‌هاي اخير، پيشرفت فناوري اطلاعات و شاخه‌هاي وابسته به آن، راه حل‌هاي مختلفي را فراروي محيط‌هاي كسب و كاري قرار داده است. در اين ميان، سيستم‌هاي اطلاعات از مهم‌ترين و كاراترين راه حل‌ها براي تسهيل، كنترل و نظارت بر گردش اطلاعات در سازمان‌ها است. سيستم‌هاي اطلاعاتي، برنامه‌هاي نرم افزاري هستند كه با استفاده از رايانه و بانك‌هاي اطلاعات (DATA BASE) ، كار جمع‌آوري، ذخيره، بازيابي و كنترل اطلاعات را در سازمان‌ها تسهيل مي‌نمايند.
شاخه‌اي از سيستم‌هاي اطلاعاتي با عنوان سيستم‌هاي اطلاعاتي مديريت، به مديران و كاركنان در زمينه كنترل گردش اطلاعات در سازمان كمك مي‌كند. يكي از پركاربردترين انواع سيستم‌هاي اطلاعاتي که مديران را در کنترل گردش اطلاعات در سازمان ياري مي‌دهد، سيستم اتوماسيون اداري (OFFICE AUTOMATIONS SYSTEM)است. در اين سيستم، عموما گردش مكاتبات اداري در سازمان مورد توجه قرار مي‌گيرد. ولي معمولا داراي ابزارهاي ارتباطي متعددي همچون ارسال و دريافت نامه‌ها و دستورالعمل‌ها، ارسال و دريافت پيام‌هاي شخصي و فوري، ارسال و دريافت نامه‌هاي الكترونيكي داخلي و ... است.
در اين مقاله سعي بر آن است كه نقش سيستم اتوماسيون اداري بر برخي معيارهاي روابط سازماني در ميان كاركنان بررسي و تحليل شود.

سيستم‌هاي اطلاعاتي مديريت
بكارگيري سيستم‌هاي اطلاعاتي مبتني بر رايانه در فرايندهاي مديريت، موجب تحولات بزرگي در اين حوزه شده است. اين سيستم‌ها با توجه به سرعت پردازش بالا و قابليت ذخيره حجم عظيمي از داده‌ها و اطلاعات، امكان پردازش و تجزيه و تحليل اطلاعات را به وجود آورده‌اند، خصوصا زماني كه تحليل حجم بزرگي از داده‌هاي عددي مد نظر باشد. اين حجم از اطلاعات و داده‌ها، عليرغم بزرگي، از نظر فيزيكي حجم بسيار كمي را در مقايسه با روش‌هاي سنتي اشغال مي‌كنند و دسترسي به آنها نيز سريع تر است.
از طرفي ارتباطات درون و برون سازماني را سريع تر، دقيق تر و ارزان تر نموده‌اند؛ و مفهوم «ارتباطات در هر كجا و هر زمان» را عينيت بخشيده‌اند. به همين دليل ارتباط اعضاي يك گروه را ارتقاء بخشيده و در واقع انجام كار گروهي را در سازمان‌ها تسهيل نموده‌اند.
اين سيستم‌ها، سطوح مختلفي از كار و تصميم گيري را در برمي‌گيرند. چهار سطح معمول از اينگونه سيستم‌ها كه معمولا در سازمان‌ها مورد استفاده قرار مي‌گيرند، عبارتند از :
_ سيستم‌هاي اطلاعاتي جهت پشتيباني از عمليات (مخصوص كارهاي روزمره)
_ سيستم‌هاي اتوماسيون اداري و سيستم‌هاي اطلاعاتي مخصوص دانش‌کاران
_ سيستم‌هاي اطلاعات براي مديران و سيستم‌هاي گزارش‌دهي به مديريت
_ سيستم‌هاي اطلاعات براي مديران ارشد (سيستم‌هاي پشتيباني از تصميم‌گيري و سيستم‌هاي خبره).
امروزه انواع مختلفي از سيستم‌هاي اطلاعاتي مديريتي در سازمان‌ها جهت اهداف گوناگوني از قبيل: تسهيل ارتباطات، آسان‌سازي گردش مكاتبات اداري، امكان گزارش‌گيريهاي مستمر، طراحي و توليد كالاها با استفاده از نرم افزارهاي رايانه‌اي، تصميم‌گيريهاي دوره‌اي يا كلان و ... مورد استفاده قرار مي‌گيرند. به نظر مي‌رسد يكي از سيستم‌هاي اطلاعاتي كه جايگاه مناسبي در سازمان‌هاي ايراني پيدا كرده است و به طور روزمره مورد استفاده قرار مي‌گيرد، سيستم اتوماسيون اداري باشد.

اتوماسيون اداري
اتوماسيون اداري شامل تمام سيستم‌هاي الكترونيكي است كه انواع ارتباطات داخلي و خارجي سازمان را برقرار كرده يا تسهيل مي‌كند.
حجم بزرگي از امور روزمره سازمان‌ها، امور دفتري هستند. مي‌توان گفت امور دفتري از جمله كارهايي در سازمان است كه تمامي كاركنان و سطوح مختلف مديران (اجرايي، عملياتي، مياني، ارشد) با آن سروكار دارند. از اين ميان، كاركناني كه مسئوليتهايي از قبيل انتشار يا ذخيره (بايگاني) اطلاعات و كار با واژه‌پردازها را بر عهده دارند (داده كاران)، کاربران اصلي و دائمي سيستم‌هاي اتوماسيون اداري و ساير سيستم‌هاي ارتباطي (نظير سيستم‌هاي مديريت اسناد) هستند.
اتوماسيون اداري به افزايش بهره وري سازمان در حوزه امور دفتري كمك شاياني كرده است. امور دفتري در گذشته معمولا مورد بي اعتنايي در سازمانها قرار مي‌گرفت. عليرغم اينكه سهم بزرگي از نيرو و انرژي را به خود اختصاص مي‌داد، ولي هيچ گاه مورد يك بازبيني اصولي در جهت بهبود و افزايش بهره‌وري قرار نگرفته بود.
در اواخر دهه 1980، نتايج يك بررسي در يك دوره 10 ساله بر روي بهره‌وري سازمان‌ها در ابعاد مختلف نشان داد كه عليرغم رشد 90 درصدي بهره‌وري در حوزه صنعت، بهره‌وري در بخش امور دفتري، تنها 4 درصد رشد داشته است. اين در حالي بود كه در همين دوره، هزينه‌هاي امور دفتري از حدود 30-20 درصد به رقمي حدود 40-30 درصد از كل هزينه‌هاي سازمان افزايش يافته بود.
نتايج اين تحقيق و تحقيقات مشابه نشان داد كه در حالي كه افزايش بهره‌وري در حوزه‌هاي مختلف سازماني به طور روز افزون مورد توجه قرار گرفته و ارتقا يافته است، لكن بهره‌وري در حوزه امور دفتري مورد بي‌توجهي واقع شده است. از اين زمان بود كه ارائه سيستم‌هاي اطلاعاتي تسهيل كننده امور دفتري و ارتباطات روزمره، مورد توجه قرار گرفت.

مزايا و كاربردهاي اتوماسيون اداري
اتوماسيون اداري تأثير بسياري بر امور سازمان‌ها گذاشته است. برخي مزاياي اتوماسيون اداري را مي‌توان چنين برشمرد:
_ كنترل بهتر بر كار
_ كم شدن فعاليت‌هاي غير مولد مانند بايگاني و نگهداري سوابق
_ كنترل و نظارت بهتر بر كاركنان
_ كم شدن هزينه مسافرتها و گردهماييها
_ افزايش رضايت شغلي كاركنان به دليل افزايش اثربخشي
_ افزايش رضايت مشتريان به دليل خدمات به موقع و ارائه بهتر اطلاعات
_ افزايش قابليت رقابت سازمان
_ رشد پديده دورا کاري (كار از راه دور)
اگر چه معمولا از اتوماسيون اداري براي برقراري ارتباطات روزمره مانند تبادل نامه يا پيام استفاده مي‌شود، ولي كاربردهاي واقعي آن فراتر از كاربردهاي معمول آن هستند. البته اين مسئله به نوع طراحي سيستم ارتباط دارد و اينكه طراح سيستم چه امكاناتي را در آن تعبيه كرده است. به طور كلي تا به امروز از اين سيستم در جهت كاربردهاي گوناگوني بهره‌برداري شده است. برخي كاربردهاي شناخته شده اين سيستم عبارتند از:
_ واژه پردازي
_ پست الكترونيكي
_ پست صوتي
_ ارسال نمابر (فاكس)
_ تقويم الكترونيكي
_ كنفرانس از راه دور
_ ويدئوتكس
_ ذخيره و بازيابي تصاوير (ميكرو فيلم)
_ نشر روميزي

اتوماسيون اداري و ارتباطات سازماني
با نگاهي به كاربردهاي سيستم اتوماسيون اداري، مشخص مي‌شود كه اتوماسيون اداري بيشترين كاربرد را در بخش ارتباطات داشته است. اين سيستم اكثر حوزه‌هاي ارتباطي سازمان را در برگرفته و متحول مي‌كند. مراودات دفتري و مکاتبات اداري، بيشترين حوزه‌هاي ارتباطي را در سازمان‌ها ايجاد مي‌كنند. با استفاده از سيستم اتوماسيون اداري، كليه مکاتبات اداري و دفتري تحت پوشش اين سيستم قرار مي‌گيرند. گستردگي كنوني اتوماسيون اداري، به خارج از اين مراودات نيز كشانده شده است. با كاربرد اين سيستم حتي نيازي نيست كه جلسات و كنفرانس‌ها به روش سنتي، يعني جمع شدن فيزيكي افراد در كنار يكديگر، انجام شود زيرا كنفرانس از راه دور اين محدوديت را برطرف كرده است.
ورود سيستم اتوماسيون اداري به يك سازمان همراه با تحولي عميق در ارتباطات سنتي و مرسوم سازمان خواهد بود. بسياري از مراودات و ارتباطات، مانند ارسال يا ارجاع نامه‌ها، با صرف كمترين زمان توسط سيستم، امكان پذير خواهد بود. اين سيستم حتي امكانات جديد ارتباطي را نيز در اختيار كاركنان قرار مي‌دهد، مانند ارسال نامه‌هاي الكترونيك يا پيام‌هاي شخصي.
به نظر مي‌رسد اين سيستم براي اغلب حوزه‌هاي سازماني كه به گونه‌اي به ارتباطات وابسته‌اند، راه حلي دارد. بنابراين مي‌توان گفت كه تأثير آن بر ارتباطات سازماني اجتناب ناپذير است.

روش شناسي تحقيق
با توجه به نقش وسيع اتوماسيون اداري بر ارتباطات سازماني و با هدف شناسايي حوزه‌هاي ارتباطي متأثر از اين سيستم و اندازه‌گيري ميزان تأثير سيستم بر هر يك از اين حوزه‌ها، تحقيقي را به روش ميداني بر روي تعدادي از كاركناني كه از اتوماسيون اداري استفاده مي‌كنند، انجام داده‌ايم.
در اين روش پرسشنامه‌اي حاوي معيارهاي گوناگون ارتباطي در اختيار پاسخ‌گويان قرار گرفت و از آنان خواسته شد تا ميزان تأثير اتوماسيون اداري را بر هريك از معيارهاي ارتباطي، مشخص نمايند. براي پاسخ‌گويي از روش پنج گزينه‌اي ليكرت استفاده شده است.
معيارهاي مورد نظر تحقيق عبارت بودند از:
_ سهولت و سرعت تبادل اطلاعات
_ امكانات جديد ارتباطي و سهولت ارتباط با همكاران و مديران
_ سهولت بازيابي و دسترسي به اطلاعات
_ كاهش تنشهاي مرتبط با (ناشي از) ارتباطات سنتي
_ كاهش فاصله‌هاي فيزيكي
_ افزايش رضايت كاركنان و مراجعه كنندگان
لازم به ذكر است كه در سازمان مورد مطالعه، بيشترين استفاده از سيستم، در زمينه تبادل اطلاعات و مکاتبات اداري بوده است و علاوه بر آن، برخي امكانات جديد ارتباطي نيز در سيستم تعبيه شده بود. متأسفانه طراحي سيستم مورد استفاده در سازمان مذكور به گونه‌اي بود كه سيستم فاقد تمامي قابليت‌هاي ارتباطي يك سيستم اتوماسيون اداري بود. به نظر مي‌رسد كه اين فقدان، در مورد اكثر سيستم‌هاي موجود در بازار در ايران وجود داشته باشد و بررسي دقيق آن، خود نياز به تحقيق جداگانه‌اي دارد.

يافته‌هاي تحقيق
جامعه آماري اين تحقيق 40 نفر از كاركناني هستند كه با سيستم اتوماسيون اداري كار مي‌كنند. متغيرهاي در نظر گرفته شده عبارتند از: جنس، سن، ميزان تحصيلات، سابقه خدمت، نوع استخدام، پست سازماني و مدت كار با سيستم اتوماسيون اداري.
از ميان پاسخ‌دهندگان، 95 درصد اعلام داشته‌اند كه در زمينه كار با سيستم اتوماسيون اداري آموزش‌هاي ويژه به آنان داده شده است. همچنين 100 درصد آنان اصولا با به كارگيري سيستم‌هاي رايانه‌اي و تحت شبكه در محيط كار، موافق بوده‌اند.
در اين پرسشنامه از پاسخ دهندگان، در مورد 16 معيار در زمينه نقش اتوماسيون اداري بر روابط سازماني و 3 معيار جنبي «صرفه جويي در وقت»، «افزايش رضايت مراجعه كنندگان» و «افزايش رضايت شغلي» نظرخواهي شد. پاسخ‌دهندگان مي‌بايست ميزان تأثير سيستم اتوماسيون اداري را بر هر يك از معيارهاي عنوان شده، مطابق روش ليکرت، با يكي از گزينه‌هاي خيلي زياد، زياد، متوسط، كم و بي‌تأثير ارزيابي مي‌كردند. در جدول (1) نتايج به دست آمده بر اساس درصد پاسخ‌هاي داده شده، ارائه شده است.
براي اينكه بتوانيم درجه مطلوبيت هر معيار را براي پاسخ‌دهندگان محاسبه كنيم، از ميانگين موزون حسابي پاسخ‌ها مطابق فرمول زير، استفاده كرده‌ايم:

لازم به ذكر است كه براي پاسخها، وزن‌هاي 1 تا 5 بر مبناي روش ليكرت در نظر گرفته شده است (wi). در جدول (2) مقادير محاسبه شده براي هر معيار درج شده است. (معيارها در اين جدول بر اساس درجه مطلوبيت آنها مرتب شده‌اند.)
همانطور كه در جدول (2) مشاهده مي‌شود، بيشترين معيارهاي تأثير گذار به مراودات رسمي سازماني مربوط مي‌شوند. سه عاملي كه بيشترين مطلوبيت را به واسطه پياده سازي اتوماسيون اداري ايجاد كرده‌اند، «آسان‌تر شدن دريافت و ارسال اطلاعات»، «آسان‌تر شدن پيگيري نامه‌ها» و «آسان‌تر شدن پاسخگويي به موارد ارجاعي» هستند. با توجه به اينكه در ارتباطات سنتي سازماني، مراودات رسمي سازماني، به خصوص تبادل نامه‌ها و اسناد، بيشتر وقت كاركنان را به خود اختصاص داده و از ماهيتي تكراري و خسته كننده برخوردار است، بنابراين وجود اتوماسيون اداري از اين بُعد، از ديدگاه كاركنان، تحولي بزرگ محسوب شده است.

گفته مي‌شود كه نفس وجود ارتباطات، تبادل اطلاعات است. پس اطلاعات در ايجاد و شكل‌گيري شيوه‌هاي ارتباطي نقش عمده‌اي ايجاد مي‌كند. معيارهاي 4، 6، 7، 13 و 14 در جدول شماره (2) به اين مسئله مهم اشاره كرده‌اند. مشاهده مي‌شود كه از اين ديدگاه، سهولت و سرعت تبادل اطلاعات و دسترسي به آن و همچنين به روز بودن اطلاعات دريافتي، معيارهايي بوده‌اند كه در سيستم اتوماسيون اداري ارتقا پيدا كرده و مورد توجه قرار گرفته‌اند. در مقابل، از بين رفتن انحصار اطلاعاتي و در دسترس قرار گرفتن منابع اطلاعاتي بيشتر، معيارهايي بوده‌اند كه مطلوبيت چنداني را ايجاد ننموده‌اند. به نظر مي‌رسد كه عليرغم توانايي و قابليت اينگونه سيستم‌ها براي دسترسي كاركنان به بانك‌هاي اطلاعاتي سازمان، متأسفانه سيستم طوري تنظيم مي‌شود كه همان سلسله مراتب سازماني به صورتي محكم حفظ شود و انحصار اطلاعاتي همچنان پابرجا باقي بماند. (در صحبت شفاهي با مسئول پشتيباني سيستم، وي عنوان كرد كه ما سيستم را طوري تنظيم مي كنيم كه سلسله مراتب سازماني حفظ شود و افراد به همان ميزان اطلاعات دسترسي داشته باشند كه قبل از پياده سازي سيستم داشتند). البته اين مشكل به سياست‌هاي سازمان برمي‌گردد و به راحتي قابل برطرف شدن است.
آسان تر شدن ايجاد ارتباط و ظهور روشهاي جديد ارتباطي، انتظار ديگري است كه از اين سيستم‌ها داريم. معيارهاي رديف 5، 12، 16، 17 و 19 از جدول (2) به اين مسئله اشاره دارند. به نظر مي‌رسد كه به جز امكان «برقراري ارتباط فوري و ارسال پيام به همكاران» كه در سيستم تعبيه شده است، ساير قابليت‌هاي ارتباطي سيستم يا طراحي نشده‌اند يا به كار گرفته نمي‌شوند. ارتباط فوري و ارسال پيام، امكاني است كه كاركنان را قادر مي‌سازد به هر شخصي كه نام او را در چارت سيستم مي‌بينند، يك پيام ارسال كنند و دريافت كننده پيام را در يك پنجره بر روي صفحه نمايشگر رايانه خود مشاهده مي‌كنند.
بسياري از امكانات سيستم‌هاي اتوماسيون اداري (كه پيش‌تر در بخش كاربردهاي سيستم برشمرديم)، معمولا به صورت اختياري از طرف شركتها ارائه مي‌شود. خريداران سيستم، با توجه به نيازهاي خود اقدام به انتخاب تسهيلات مي‌نمايند. پايه كار و انتظار در يك سيستم اتوماسيون اداري، مبتني بر گردش نامه‌هاست. بسياري از سازمان‌ها فقط جهت خودكار سازي روند گردش نامه‌ها و اسناد خود از اين سيستم استفاده مي‌كنند و تمايلي به خريد امكانات ديگر آن (به دليل كاربرد كم و البته قيمت آنها) ندارند. بنابراين عليرغم اينكه اين سيستم‌ها امروزه مجهز به ساده ترين و سريع ترين امكانات ارتباطي هستند، لذا استفاده‌كنندگان آن عملا اطلاعي از اين تسهيلات نداشته و در نتيجه اين بُعد سيستم را ضعيف ارزيابي كرده‌اند.
يكي از مسائل مطرح سازمانها در زمينه ارتباطات، آفات ارتباطات است، و آن وقتي است كه وجود و برقراري ارتباطات منجر به بروز مشكلات و سوء تفاهمها مي‌شود. ارتباط مؤثر در سازمان، امري حياتي است و بدون تبادل اطلاعات، مفاهيم و معاني بين افراد، گروهها و دستيابي به اهداف سازمان غيرممكن مي‌شود. ولي افزايش ارتباطات، احتمال افزايش تضادها و سوء تفاهمها را نيز در پي دارد كه حتي با ارتباطات مؤثر نيز نمي‌توان آنها را كاملا از بين برد. در اين تحقيق دو معيار (رديف‌هاي 9 و 15 در جدول 2) در اين زمينه مورد بررسي قرار گرفته‌اند: «جلوگيري از برخوردهاي غير ضروري (غير اداري) افراد در هنگام كار» و «پيش‌گيري از بروز برخوردهاي فيزيكي و تنش در كاركنان». معيار اول بر اين نكته تأكيد دارد كه اتوماسيون مي‌تواند ارتباطات غير ضروري و بي‌نتيجه را كه موجب اختلال در روند كارها مي‌شوند، كاهش دهد و معيار دوم بر كاهش و پيش‌گيري از ارتباطاتي دلالت دارد كه معمولا توسط كاركناني كه داراي ظرفيت‌هاي ارتباطي كمي هستند، به وجود مي‌آيد و آن ايجاد تنش‌هاي فيزيكي و عصبي مانند درگيري‌هاي كلامي يا رفتارهاي منفي گرا است. شركت‌كنندگان در اين تحقيق نقش اتوماسيون اداري را در جلوگيري از برخوردهاي غير ضروري موثرتر ارزيابي نموده‌اند.
در اين تحقيق، 3 معيار جنبي ديگر نيز مورد ارزيابي قرار گرفتند. معيار «صرفه جويي در وقت» با مطلوبيت 4.3 در رديف 8 قرار گرفته و از اين لحاظ توسط پاسخ دهندگان به صراحت تأييد شده است. همچنين دو معيار «افزايش رضايت مراجعه كنندگان» و «افزايش رضايت شغلي» نيز با مطلوبيت يكسان، در رديف‌هاي 10 و 11 واقع شده‌اند و مي‌توان گفت به طور نسبي توسط پاسخ‌دهندگان مورد تأييد قرار گرفته‌اند.

مشکلات استفاده از سيستم
استفاده از سيستم‌هاي اطلاعاتي در سازمان‌ها همواره رو به رشد بوده است. دو بُعد اصلي اين سيستم‌ها «انسان» و «ماشين» هستند. لذا ادوات و تجهيزات سخت افزاري و نرم افزاري نقش عمده و انكارناپذيري در پايايي اين سيستم‌ها بازي مي‌كنند. در اين تحقيق، همراه با پرسشنامه از پاسخ‌دهندگان خواسته شد كه نظرات و پيشنهادات خود را نيز در زمينه استفاده از سيستم‌هاي اطلاعاتي بيان دارند. پاسخ‌ها عموما به مشكلات كار با اين سيستم‌ها برمي‌گشت. برخي از موارد عنوان شده عبارتند از:
_ لزوم ارتقاي قدرت سخت افزاري و نرم افزاري جهت كار مستمر با سيستم بدون قطعي
_ پيشنهاد استفاده تمامي بخشهاي ارتباطي در سازمانها از سيستم به صورت يکپارچه
_ لزوم وجود يك متولي در بخشهاي مختلف سازماني به عنوان رابط جهت رفع مشكلات سيستم
بنابراين سازمانها بايد توجه داشته باشند كه قبل از پياده سازي اينگونه سيستم‌ها، زيرساخت سخت افزاري و نرم‌افزاري مناسب را فراهم آورده و كاركنان را نيز جهت مشاركت فراگير در يادگيري و استفاده از سيستم آماده نمايند. همچنين در كنار پياده‌سازي سيستم، تيم نظارتي قوي و روزآمد نيز جهت پشتيباني سيستم، پيش‌بيني نمايند.

نتيجه گيري
با توجه به نتايج تحقيق مشاهده مي‌شود که وجود سيستم اتوماسيون اداري بر برخي از ابعاد ارتباطات سازماني تأثيرگذار است. اين تأثير بيشتر در حوزه‌هاي ارتباطات و مراودات رسمي سازماني و مکاتبات دفتري مشاهده مي‌شود. همچنين سيستم اتوماسيون اداري در سهولت و سرعت تبادل اطلاعات نيز نقش عمده‌اي داشته است و در ايجاد کانال‌هاي جديد ارتباطي موفق عمل کرده است. پيش‌گيري از برخي ارتباطات غير ضروري در هنگام کار از ديگر نتايج به کارگيري اين سيستم در سازمانها است.
بنابراين در مجموع مي‌توان گفت که وجود اين سيستم تأثيرات مثبتي بر ارتباطات درون سازمانها داشته و موجب افزايش کانال‌هاي ارتباطي و سرعت و سهولت در مراودات سازماني شده است.
در اين ميان نکته‌اي که قابل توجه است، اين است که در کنار پياده سازي سيستم‌هاي رايانه‌اي مي‌بايست به الزامات نيروي انساني در زمينه پشتيباني نيز توجه کافي نمود. وجود اينگونه سيستم‌ها که معمولا به صورت تحت شبکه کار مي‌کنند، ايجاب مي‌کند که يک گروه مجرب و متخصص در محورهاي مرتبط، در سازمان حضور داشته باشند و به رفع نواقص احتمالي سيستم بپردازند.
خصوصيات سيستم‌هاي کنوني اتوماسيون اداري که هم اکنون در ايران به کار گرفته مي‌شوند، خود عامل تعيين کننده‌اي در تمايل سازمان‌ها به استفاده از اين سيستم‌ها به شمار مي‌آيد. به نظر مي‌رسد که طراحي سيستم‌هاي اتوماسيون اداري در ايران بيشتر معطوف به بُعد مکاتبات دفتري و اداري شده و به ساير تواناييها و قابليتهاي مفيد آن توجه کافي نشده است. بنابراين بررسي امکانات موجود در سيستم‌هاي طراحي و ارائه شده در ايران، مبحث مناسبي است که به عنوان موضوع تحقيقي، به پژوهشگران پيشنهاد مي‌شود.

منابع

1. Efraim Turban, “Information Technology for Management: Transforming Business in the Digital Economy”, Fourth Edition, City University of Hong Kong, 2004.
2. Allen, F. E., “Turning Points in Intraction with Computers”, IBM Systems Journal, Vol. 38, Nos. 2&3, 1999, pp. 135-138.
3. Grantham, Lisa, “Justifying Office Automation: Benefits and Problems”, Industrial Management and Data Systems, Vol. 95, No. 8, 1995, pp. 10-13.

4. مك لويد، ريموند، ترجمه: جمشيديان، مهدي و مهدي‌پور عطاآبادي، اكبر، «سيستم‌هاي اطلاعات مديريت»، اصفهان: دانشگاه اصفهان؛ سازمان برنامه و بودجه استان اصفهان، 1377.
5. جمعي از اساتيد مديريت، «ارتباطات سازماني (مجموعه مقالات)»، مقاله: «ماهيت، اهميت و موانع ارتباطات سازماني»، هوشنگ كوكلان، تهران: مركز آموزش مديريت دولتي، 1378.

_ فريبرز موسوي مدني: استاديار دانشگاه الزهرا (س) – مدير گروه فناوري اطلاعات دانشگاه الزهرا (س)
_ _ معصومه نوروزي: دانشجوي كارشناسي ارشد مديريت فناوري اطلاعات دانشگاه الزهرا (س)