به سوي
جامعه اطلاعاتي

يزدان محمدبيگي yazdanmb@yahoo.com

نظامهاي اطلاعات

انفجار اطلاعات روند نويني را شكل داده است كه سوار شدن بر امواج تغييرات و هدايت آنها به شكل مناسب، مستلزم سازماندهي مناسب اطلاعات است. بر اين اساس، نظامهاي اطلاعاتي مديريت شكل گرفته است كه عبارت از شبكه‌اي مشتمل بر اجزاي مختلف است كه اطلاعات لازم را براي تصميم‌گيري در اختيار مديران مي‌گذارد و شامل روشها، ابزار و شيوه‌هايي است كه براي جمع‌آوري، نگهداري، ارزيابي و تحليل اطلاعات براي اشخاص معيني مورد استفاده قرار مي‌گيرند. به‌نحوي ديگر مي‌توان آن را نظامي رسمي براي تهيه و تنظيم گزارشها در راستاي فرايند تصميم‌گيري مديريت تلقي كرد.
نظامهاي تراكنش، داده‌پردازي، گزارش‌دهي، پشتيباني تصميم‌گيري، امور اداري و خبره از ابعاد نظامهاي اطلاعاتي مديريت در سازمانها محسوب مي‌شوند كه در بر گيرنده طيف وسيعي از فعاليتها و نيروي انساني در سازمانهاي امروزي است. برآوردها نشان مي‌دهد كه بيش از هفتاد درصد از نيروي كار ايالات متحده را افراد مرتبط با سازكارهاي اطلاعاتي تشكيل مي‌دهند. فناوري اطلاعات را مي‌توان عامل پيونددهنده و سامان‌دهنده در چنين چارچوبي تلقي كرد. از اوايل دهه 1960 به اين سو، رفته‌رفته رايانه‌ها و ابزارهاي همبند با آنها در نظامهاي اطلاعات مديريت نقش محوري يافته‌اند. بررسيها نشان مي‌دهد كه حدود نود درصد از تصميمات مديران مبتني بر اصول و روشهاي يكنواخت است كه چنين چيزي را به‌راحتي مي‌توان به نظامهاي مبتني بر فناوري اطلاعات سپرد. همچنين، با توجه به قابليت فراگيري نظامهاي مبتني بر اين فناوري مي‌توان در ده درصد بقيه نيز از گزينه‌هاي ارائه شده توسط ابزارهاي مزبور سود جست.
نظامهاي اطلاعاتي مديريت تا حدود زيادي وابسته به منابع اطلاعاتي وابسته است. در اين راستا بايد اطمينان لازم درباره جمع‌آوري تمامي داده‌هاي مورد نياز حاصل و با استفاده از روشهاي مناسب و هدفمند به اطلاعات قابل استفاده تبديل شود. در اين راستا بايد از افراد مناسب در زمان مناسب و به‌طور هماهنگ استفاده و اطلاعات به‌صورت پويا بهنگام شود. كسب اطلاعات، استفاده موثر از آن و به‌كارگيري آن در زمان مناسب را مديريت اطلاعات و منابع آن گويند كه از آن به‌عنوان پشتوانه اساسي نظام اطلاعات مديريت ياد مي‌شود. پيچيدگي روزافزون فعاليتهاي سازماني و بهره‌گيري هر چه بيشتر از قابليتهاي فناوري اطلاعات باعث توجه جدي به اين موضوع در سازمانهاي امروزي شده است.
البته، سلسله‌مراتب نظامهاي اطلاعات مديريت در سازمانها به اين دو ختم نمي‌شود و موارد فراوان ديگري را در بر مي‌گيرد، اما آنچه امروزه از اهميت بالايي برخوردار است، وجود ساختار اطلاعاتي يك‌ريخت، هماهنگ و سازگار در مجموعه سازمان است كه بر اساس آن، ارزش افزوده اطلاعات به‌حداكثر ممكن خواهد رسيد.
جريان صحيح و موثر اطلاعات در سازمانها از ديگر مواردي است كه متضمن كارايي مجموعه است. اطلاعات بايد در مجاري درست جريان يابد و در موقع مناسب بهره‌برداري و دستكاري شود. اطلاعات نبايد بيش از حد نياز جمع‌آوري و ذخيره شود و بهتر است در هر سطحي فقط وضعيت عوامل اساسي موفقيت (CSF's) را تبيين كند. به‌عبارت ديگر، جريان روان اطلاعات مستلزم برقراري توازن بين جمع‌آوري، نگهداري، به‌كارگيري و حركت در مجاري مناسب است. تفسير و تبيين داده‌ها و اطلاعات نيز از جمله موارد ديگري است كه به‌ويژه در تصميم‌گيري نهايي تعيين‌كننده است. چنانچه تفاسير از هماهنگي لازم برخوردار نباشد، تصميمات، منطبق با واقعيات نخواهد بود و در مرحله اجرا نيز برداشت مناسبي از آنها ايجاد نخواهد كرد. همسويي در اجرا و دريافت و تحليل بازخوردها در نتيجه همسويي ذهنيتها و معاني مشترك حاصل خواهد شد و اين چيزي است كه به فرهنگ سازمان بر مي‌گردد. در بسياري از سازمانها مشاهده مي‌شود كه بخشهاي مختلف، خود به استقرار نظامهاي اطلاعات مبادرت كرده‌اند و كليت سازمان از رويكرد يكپارچه‌اي برخوردار نيست. از اين‌رو، مديريت عملكرد نظامهاي اطلاعات مديريت كه منبعث از اهداف و راهبردهاي كلان سازماني است، ضروري به‌نظر مي‌رسد.
اساس نظامهاي اطلاعاتي را مي‌توان به درگاههاي ارتباطي ميان سازمان و تمامي ذي‌نفعان آن نسبت داد. گرچه اين بخش از داده‌ها و اطلاعات بي‌شماري تشكيل مي‌شود، ليكن بهره‌گيري از ابزارهاي نوين فناوري اطلاعات و ارتباطات كمك شاياني به تسهيل كار و به‌ويژه يادگيري در اين زمينه كه واقعا در نهايت چه داده‌ها و اطلاعاتي ارزشمند هستند و مي‌توان از وضعيت آنها به‌عنوان نوعي شاخص و راهنماي تصميم‌گيري و اجرا سود جست، كرده است. تاكنون از رويكردهاي مختلفي براي طراحي و توسعه چنين نظامهاي اطلاعاتي استفاده شده است. رويكردهاي امروزي مبتني بر يكپارچگي، رواني، شرايط واقعي كار، تجارب، ارتباطات، مشاركت و تفاهم متقابل است.

مديريت محصولات اطلاعاتي

موسسه خدمات اطلاعات فني ملي ايالات متحده امريكا يگانه مرجع دولتي بررسي تخصصي جنبه‌هاي مختلف اطلاعات و محصولات اطلاعاتي است. اين محصولات مشتمل بر انواع اطلاعات چاپي و غير چاپي همچون: بر خط، ديسك، نوار كاست، بانك اطلاعاتي، ميكرو فيش، صوتي و تصويري، ديسك فشرده و از اين قبيل است. اين موسسه با دستگاههاي مختلف دولتي همكاري دارد و در چارچوب سياست جريان و در دسترس قرار دادن اطلاعات دولت فعاليت مي‌كند. موسسات مزبور از اين طريق مي‌توانند به سازماندهي فعاليتهاي اطلاعاتي خود بپردازند و چارچوب علمي، فني و مهندسي ويژه‌اي را دنبال كنند.
موسسه مزبور از طريق نظام مديريت اطلاعات جامع و متمركز به ذخيره، پردازش، بازاريابي و توزيع محصولات اطلاعاتي مي‌پردازد. فعاليتهاي مختلف انتشاراتي، ارائه گزارشهاي مطالعاتي، مشاوره، بازيابي اطلاعات، نرم‌افزارها، نوارهاي ويدئويي، ديسك فشرده و بسته‌هاي چند رسانه‌اي در چارچوب ماموريتهاي اين موسسه دنبال مي‌شود. برخي فعاليتهاي اين موسسه را مي‌توان به‌صورت زير بر شمرد:
* تهيه و ارائه خلاصه اسناد كتابي قابل جستجو درباره محصولات اطلاعاتي
* بازاريابي محصولات اطلاعاتي از طريق شبكه اطلاعاتي با استفاده از ابزارهاي بر خط و سنتي
* انجام فعاليتهاي اداري و مالي مربوط به فروش محصولات اطلاعاتي
* فعاليتهاي اشتراك مجلات، تغيير آدرس، به‌روز كردن هشدارها، صدور صورتحساب و پرداخت وجوه
* ذخيره‌سازي اطلاعات و ايجاد قابليت دسترسي به آنها در هر زمان ممكن
سازمانها علاوه بر استفاده از خدمات موسسه در زمينه سازماندهي و نگهداري اطلاعات، آن را به‌عنوان مرجعي قابل اعتماد براي هماهنگي محصولات با قوانين و مقررات فدرال مي‌شناسند. موسسه نقش قابل توجهي در ارتقاي كيفي محصولات اطلاعاتي ايفا مي‌كند و كمكهاي قابل توجهي در زمينه توسعه محصولات جديد و فرايندهاي مربوط ارائه مي‌كند. پروتكل‌هاي مشخصي در زمينه ارايه اطلاعات به عموم تنظيم شده است كه در چارچوب الزامات آن، سازمانهاي دولتي مجاز به ارائه محصولات خود خواهند بود.
نقش موسسه در گردآوري جامع اطلاعات و ارائه منظم آنها به كتابخانه‌ها، كسب و كارها، دانشگاهها و افراد حقيقي در سرتاسر دنيا قابل ملاحظه است. در چنين چارچوبي مي‌توان دسترسي كاربر اطلاعات را به بيشترين ارزش ممكن تضمين كرد.

حاكميت سياسي

بهبود كيفي و كارايي حاكميت در يك جامعه منجر به بروز اثرات مثبتي خواهد شد كه از آن جمله مي‌توان به كاهش فاصله طبقاتي، شفافتر شدن جريان امور اقتصادي و اجتماعي و ايفاي نقش مناسب گروهها و تفكرات مختلف در عرصه سياستگذاري و اجراي كشور اشاره كرد. حاكميت مناسب باعث افزايش مسئوليت‌پذيري و پاسخگويي، مشاركت و افزايش قابليت پيش‌بيني تحركات اقتصادي و اجتماعي مي‌شود. در اين ميان، جريان آزاد اطلاعات نقش تسهيل‌كننده‌اي را ايفا مي‌كند. دولتهاي مردمسالار بايد به تسهيل مشاركت ذي‌نفعان مختلف در شكل‌گيري سياستها و ايجاد شفافيت نسبت به بهره‌گيري از سرمايه‌هاي عمومي توجه ويژه‌اي داشته باشند. دسترسي گسترده آحاد مردم به داده‌ها و اطلاعات از نشانه‌هاي بارز حاكميت مطلوب است. فناوري اطلاعات از اين قابليت برخوردار است كه شفافيت و مسئوليت‌پذيري را در بخشهاي خصوصي و دولتي تسهيل بخشد.
حاكميت الكترونيك از كارايي فني و هزينه‌اي بيشتري نسبت به حاكميت سنتي برخوردار است و مي‌توان از اين طريق در ارائه خدمات دولتي بهتر عمل كرد. بر اين اساس، عموم به‌نحو بهتري به اطلاعات دسترسي خواهند داشت و دولت نيز نسبت به شهروندان مسئولانه‌تر عمل خواهد كرد. شهروندان به‌نحو مطلوب‌تري مي‌توانند ديدگاههاي خود را درباره موضوعات موثر بر زندگيشان ارائه دهند و مسئولان يا سازمانها نيز با حساسيت بيشتري به اقدامات خود مي‌پردازند. در صورتي كه برخي خدمات دولتي، همچون: دريافت ماليات بر درآمد، گذرنامه، كنترل زاد و ولد و مرگ و مير، استعلام از پليس، انتخابات، راهنمايي و راننگي، مجوز شهرداري، صدور اسناد مالكيت زمين و از اين قبيل به‌صورت بر خط در اختيار قرار گيرد، اعتماد عموم به تشكيلات اداري افزايش خواهد يافت و وجود موانع بر سر چنين سطحي از دسترسي به اطلاعات باعث بدگماني و بي‌اعتمادي به حاكميت خواهد شد.
از ديگر وجوه حاكميت الكترونيك و تحقق آن مي‌توان به برنامه‌هاي توسعه سواد اطلاعاتي و يادگيري مادام‌العمر اشاره كرد كه هم‌اكنون تجارب قابل ملاحظه‌اي از چنين رويكردي در كشورهاي توسعه‌يافته و در حال توسعه در دسترس است. فعاليتهاي دولت محلي آندرا پرداش هندوستان نمونه خوبي براي كشورهاي در حال توسعه است. هدف اصلي چنين برنامه‌هايي، ايجاد فرصت مناسب براي همگان در بهره‌گيري از مزاياي زندگي الكترونيك است.