تهيه و طراحي
سيستم اطلاعات منابع انساني

اسماعيل هاشمي فر

چكيده

از نيروي انساني به عنوان مهمترين منبع در سازمان و دركسب درآمد آن ياد مي‌شود. شناسايي و كاربرد نيروي انساني به‌عنوان مهمترين منبع - نه در قالب شعار- در وهله اول مستلزم آگاهي از ابعاد معرفتي ، مهارتي و نگرشي آن و در وهله دوم مستلزم اعتقاد و كاربرد اطلاعات و رفتار با برابر آن اطلاعات است. براساس آمارهاي منتشره ، نقش اول ثروت آفريني در كشورهاي توسعه يافته را سرمايه هاي انساني با 67 درصد به خود اختصاص مي دهند و اين در حالي است كه مجموع سهم منابع طبيعي و منابع فيزيكي در اين كشور ها تنها 33 درصد است.
در چنين فضايي كه رقابت رمز بقا و ماندگاري سازمانهاست ، سيستم كارآمد اطلاعات منابع انساني و عملكرد مناسب آن به‌عنوان سلاحي رقابتي در پديدآوردن فرصتها و غلبه بر تهديدات براي سازمانهاست و در عين حال يك مزيت نسبي و چراغ راه مديران به حساب مي آيد. اين مقاله به برخي مهمترين ملاحظات كاربردي در تهيه و تدوين سيستم اطلاعات منابع انساني ، ويژگيهاي نرم افزاري و سخت افزاري آن و همچنين به برخي از مهم‌ترين مزاياي ناشي از آن اشاره مي كند.

مقدمه
گسترش فعاليتها و وظايف مديران در قلمرو مديريت منابع انساني و تعامل مستمر بين اين فعاليتها و لزوم طرح ريزيهاي هماهنگ در جذب ، بهسازي ، نگهداري و كاربرد موثر منابع انساني به عنوان مهمترين منبع استراتژيك هر سازمان ، ايجاد سيستم اطلاعات منابع انساني و به روز نگه داشتن اطلاعات اين سيستم را در سازمانهاي بزرگ ضروري ساخته است.

سيستم اطلاعات منابع انساني
با كاربرد سيستم اطلاعات منابع انساني فرايندهاي مجزا مانند ترفيعات ، انتصابات‌، سنوات خدمتي ، ارزشيابي و اقدامات انضباطي ، سيستم حضور و غياب و... در قالب طرحي جامع و يكپارچه در آمده و بستر هاي تحول و توسعه منابع انساني فراهم مي آيد. سيستم اطلاعاتي عبارت است از مجموعه‌اي از اطلاعات كه براي تصميم گيري ، كنترل ، جمع آوري ، بازيابي ، پردازش ، ذخيره و توزيع به‌كار مي آيند". با تامل در اين تعريف و با توجه به وظايف و فرايندهاي مديريت منابع انساني، سيستم اطلاعات منابع انساني را مي توان چنين تعريف كرد: مجموعه‌اي جامع و يكپارچه از كليه داده ها و اطلاعات مرتبط با نيروي انساني با استفاده از تجهيزات سخت افزاري و نرم افزاري به منظور كمك به تصميم گيري ، برنامه ريزي و انجام امور جاري نيروي انساني در سازمان.
در نگاه به كل سازمان ، سيستم اطلاعات منابع انساني يكي از زير سيستم هاي اطلاعاتي مانند سيستم اطلاعات حسابداري و مالي ، توليد، فروش و... به شمار مي آيد. چنين سيستم هايي در قلمرو كاري واحد يك سيستم جامع و يكپارچه هستند اما در ارتباط با كل سازمان و ساير زير سيستم هاي آن يك زير سيستم قلمداد مي شود. شكل 1 انواع سيستم هاي اطلاعاتي سازمان و ارتباط و تعامل آنها با يكديگر را نشان مي دهد:
ارتباط زير سيستم هاي اطلاعاتي فوق از نوع تعاملي است ، بدين معنا كه يك رابطه متقابل و پويا بين آنها برقرار بوده و كميت و كيفيت اطلاعات يكي در نتيجه و كارايي زير سيستم ديگر بسيار موثر است. يكي از مهمترين اين زير سيستم ها كه در ارزيابي و عملكرد ساير زير سيستم ها تاثير قابل توجهي دارد، سيستم اطلاعات منابع انساني است. در زير به برخي زمينه هاي كاربرد و تعامل اين سيستم ها با سيستم اطلاعات منابع انساني اشاره شده است:

-سيستم اطلاعات كيفيت: تصميم گيري و كاربرد نتايج ارزيابي نيروي انساني در استقرار سيستم هاي مديريت كيفيت و نگهداشت و توسعه آن با توجه به نقش و اهميت نيروي انساني.
- سيستم اطلاعات حسابداري: كمك در تعيين قيمت تمام شده و سهم نيروي انساني در آن ، مديريت بر هزينه ها و...
- سيستم اطلاعات توليد: تعيين ميزان و نوع مهارت و توانمنديهاي مورد نياز نيروي انساني در ساخت و توليد پروژه ها و ارزيابي وضع موجود .
- سيستم اطلاعات بازاريابي و فروش: ارزيابي نسبت فروش و عملكرد به تعداد نيروي انساني و شناسايي ظرفيتها و فرصتها‌.
سيستم اطلاعات منابع انساني داراي سه جز اصلي : 1) سيستم مديريت 2)سيستم سخت افزار و نرم افزار و 3)سازمان (‌ساختار‌، سيستم ها و روشها) است. تهيه و اجراي سيستم اطلاعات منابع انساني به مثابه تهيه و احداث ساختمان است. همچنانكه براي احداث يك بنا سه جزء اصلي مصالح و مواد ، طرح و نقشه و سازنده (معمار) مورد نياز است ، براي تهيه سيستم اطلاعاتي نيز سه جزء اصلي فوق يعني سيستم مديريت به منزله سازنده، سيستم سخت افزار و نرم افزار به عنوان مصالح و مواد و سازمان به مثابه طرح و نقشه مورد نياز است.

" هر چند نظام اطلاعات رايانه‌اي از دانش فني رايانه براي پردازش داده ها و تبديل آنها به اطلاعات معني دار بهره مي گيرد ، ولي ميان رايانه و برنامه آن و نظام اطلاعاتي تفاوت چشمگيري وجود دارد. رايانه وسيله انبار و پردازش اطلاعات را فراهم مي‌آورد‌. برنامه و نرم افزار وسيله براي كنترل عمليات رايانه است. دانستن كار با رايانه و نرم‌افزار‌ها در طراحي راه حلهاي مشكلات سازماني بسيار ضروري است،ولي راهنمايي و دليل استفاده از اينها را نظام اطلاعات ارائه مي دهد كه رايانه بخشي از آن است. خانه سازي مثال روشنگر خوبي در اين زمينه است . رايانه و نرم افزاردر حكم مصالح اند كه به تنهايي نمي توانند اطلاعات سودمند و مورد نياز سازمان را فراهم آورند. براي درك نظام اطلاعاتي بايستي به مسئله‌هايي كه بايد حل شوند ، ساختار و عوامل سازنده آن و فرايند هاي سازماني كه را ه حلها را اجرا خواهند كرد آگاه شد. مديران امروز بايد ميان دانش فني رايانه و ديگر بخشهاي نظام اطلاعات پيوند مناسبي را به‌وجود آورند. براي درك نظام اطلاعات و بازشناسي آن از كاركرد محدود رايانه ، مديران بايد به ابعاد گسترده نظام شامل، سازمان، مديريت و دانش فني و تعامل آنها آگاه باشند. در آن صورت مي توانند با به‌كارگيري سنجيده و بهنگام اين عوامل ، راه حل مناسبي براي مسائل سازمان يافته به‌كار بندند. شكل 2 اجزا و اركان سيستم اطلاعات منابع انساني را نشان مي‌دهد:

ابعاد سيستم اطلاعات منابع انساني
سيستم هاي اطلاعاتي در فرايند تكامل، يك سير تدريجي را طي كرده‌اند. در زير به اختصار به اين روند با ذكر كاربرد هايي از اطلاعات منابع انساني اشاره مي شود:
-1 پردازش داده: اين سيستم، تغييرات را ثبت و فايل اصلي تغييرات را بهنگام مي‌كند. مانند:تغييرات حضور و غياب كاركنان يا آخرين عضويتهاي استخدامي كاركنان سازمان.
-2 سيستم اطلاعات مديريت: اين سيستم‌، اطلاعات وتغييرات را مديريت و كنترل مي كند. مانند: شناسايي كاركنان مشمول بازنشستگي در سال آتي يا ارائه فهرستي از كاركنان براي انتصاب در يك پست خاص برابر شاخص هاي مورد نياز .
-3 سيستم پشتيباني تصميم: اين سيستم‌، مديران را در در تعيين سياست اطلاعات پشتيباني مي كند. مانند: تعداد نيروي انساني مورد نياز بر مبناي پروژه يا انتخاب نوع و ميزان تسهيلات و خدمات رفاهي به كاركنان بر مبناي ميزان بودجه.
-4 سيستم اطلاعات استراتژيك: اين سيستم براي ايجاد خدمات اطلاعاتي جديد و استفاده از فرصتها براي كسب درآمداستفاده مي شود كه اين امر باعث خواهد شد تا واحد هاي درگير در سيستم اطلاعات از مراكز هزينه به مراكز سود تبديل شوند. مانند: انعقاد قراردادهاي جديد و يا حضور در پروژه هاي خارج از سازمان بر مبناي توان مهندسي و علمي كاركنان سازمان يا پيش بيني مهارتها و تواناييهاي مورد نياز و توانا سازي و آموزش كاركنان براي پروژه هايي كه در سال هاي آتي به بهره برداري مي رسد.
ميزان و سطح استفاده از اطلاعات و گزارشهاي سيستم هاي اطلاعاتي فوق در سلسله مراتب سازمان متفاوت است. اطلاعات و كاربردهاي آن در سيستم پردازش داده و سيستم اطلاعات مديريت غالباً مورد استفاده مديران و كاركنان سطح عملياتي و مياني سازمان و اطلاعات سيستم پشتيباني تصميم و سيستم اطلاعات استراتژيك غالباً مورد استفاده مديران سطوح عالي سازمان است.

مراحل اصلي تهيه سيستم اطلاعات منابع انساني
تهيه و اجراي موفقيت آميز سيستم جامع و يكپارچه اطلاعات منابع انساني در گرو عوامل گوناگوني است كه فقدان هريك مي تواند نتايج نامطلوبي را برجاي گذارد. عواملي كه بعضاً آشكار و بعضاً ناشناخته هستند ولي مطلقاً كم اهميت نيستند و اين بدان دليل است كه اجراي پروژه سيستم جامع علاوه بر تهيه يك نرم افزار كارآمد امكانات و اقدامات بسياري را مي طلبد تا به نتايج مطلوب برسد. برخي از مهمترين اين عوامل عبارتند از:
-1 اعتقاد و حمايت مديريت عالي سازمان: در تهيه و استقرارسيستم هاي جديد در سازمان از جمله سيستم هاي اطلاعاتي اعتقاد و حمايت مديريت ارشد در راس ساير الزامات قرار دارد. مديران عالي لازم است بدانند كه پروژه طراحي و اجراي سيستم اطلاعات منابع انساني فقط يك نرم افزار و تجهيز كامپيوتر نيست بلكه يك برنامه توسعه است كه در تمامي ابعاد ساختاري سازمان اعم از عمودي و افقي نفوذ پيداكرده و عملكرد تمامي فرايندها را تحت تاثير قرار مي دهد.
مديران عالي سازمان ممكن است از دو جهت پروژه را دچار دردسر كنند 1) وانهادن پروژه و محول كردن آن به مديران مياني :از آنجايي كه استقرار يك سيستم جامع به جابجايي قدرت و به هم خوردن توازن قوا در يك سازمان منجر مي شود بنابراين با منافع مديران مياني برخورد پيدامي كند (ايجاد شفافيت در امور و جلوگيري از پنهان كاري) و اگر از طريق مديران عالي اين موضوع كنترل نشود ، پروژه در هزار توي اختلاف نظر مديران مياني نابود خواهد شد. همچنين گاهي اوقات مشكلات اجرايي پروژه ناشي از مسائلي است كه حل آن در توان مديران مياني نيست. 2) حمايت مطلق در عين حال بدون شناخت از پروژه: اين حمايت مطلق از پروژه باعث مي شود خطاهاي منطقي نرم افزار كشف نشود ، مجري پروژه از موضوع سوء استفاده كرده و سيستم با كيفيت نامناسب عرضه كند، مديران مياني مسئوليت كار سيستم را نپذيرند و به دليل احساس تحميلي بودن پروژه، كاربران براي راه اندازي سيستم فقط در حد رفع تكليف همكاري كنند.
تكنولوژي اطلاعات قبل از اينكه يك سيستم سخت افزاري و مجموعه از الگوها باشد يك نظام فكري و فرهنگي است و مي توان آن را فرهنگ توليد اطلاعات ناميد. بدون ايجاد فرهنگ توليد اطلاعات ، نظام IT نمي تواند دوام داشته باشد. بنابراين آنچه در IT مهم است تفكر اطلاعات گراست. تكنولوژي اطلاعات از اتصال و تركيب مجموعه‌اي از فكرهاي مفيد توليد شده ، شكل مي گيرد و كامپيوتر و سوپركامپيوترها و سيم و كابل ، ابزارهايي بيش نيست. در تكنولوژي اطلاعات فكر انسانهاي خردمند است كه توليد اطلاعات مي كند.
-2 تامين منابع مالي و هزينه : تهيه و تدوين سيستم ها و روشها، خاصه سيستم هاي اطلاعاتي مستلزم پرداخت هزينه قابل توجهي است. اين هزينه بويژه در قلمرو موضوعات و محورهايي همچون منابع انساني كه تمامي اصول و معيارها (قوانين و مقررات ) آن جهان شمول نبوده و يا حداقل در سطح ملي از وحدت رويه برخوردار نيستند به‌مراتب مشكل‌تر ، زمان برتر، تخصصي تر و پرهزينه‌تر است. به‌همين دليل است كه با وجود بيش از صدها نوع نرم افزار در زمينه منابع انساني و امور اداري در بازار، به‌دليل اصول و مباني خاص سازماني هيچكدام بدون اعمال تغييرات كلي و بنيادي قابل كاربرد نيست و بر همين اساس چنين سازمان هايي تامين اين سيستم را در قالب پروژه با بهره‌گيري از منابع داخلي و يا عمدتاً خارج از سازمان انجام مي دهند. در نگاه اوليه چنين به نظر مي آيد كه چنين هزينه‌اي به منفعت نيست، ولي با ارزيابي و تحليل وضع موجود و هزينه هاي ناشي از فقدان چنين سيستمي روشن مي شود كه چنين هزينه‌اي نه تنها اضافي نيست بلكه نوعي سرمايه گذاري است كه منافع حاصل از آن در كمتراز يك سال قابل بازگشت است.
-3 نياز سنجي: نيازسنجي به فاصله بين وضع موجود و وضع مطلوب اشاره مي‌كند. نياز سنجي فرايندي است علمي و پيچيده كه مستلزم كاربرد روشها و فنون خاص آن حوزه از علم از سوي كارشناسان موضوعي و كارشناسان آشنا با روش شناختي تحقيق است. در سازمانهاي بزرگ، لازم و ضروري است كه نيازسنجي در تمام سطوح سازماني انجام گيرد. ماهيت نياز در سطوح مختلف سازماني باوجود وجوه اشتراك داراي وجوه افتراق قابل توجهي نيز هست كه تنها با مكانيزم نيازسنجي جامع و برقراري سيستم بازخورد پويا و پايا چنين زمينه‌اي فراهم مي آيد.
در سازمانهاي با سيستم متمركز كاربرد سيستم اطلاعات منابع انساني جامع و يكپارچه با قابليت اجرايي در تمام سطوح سازماني يك ضرورت است كه موجبات كنترل و نظارت، صرفه جويي، بهره وري، بهبود كيفيت، وحدت رويه، تبادل تجربيات و آموزه ها و ... را امكان‌پذير مي كند.
-4 نرم افزار متناسب و كارآمد: نرم افزار سيستم جامع بايد داراي ويژگيهايي باشد كه در نگاه اول در يك نرم افزار قابل جمع نيستند.برخي از اين ويژگيها عبارتند از:1)گستردگي و وسعت حوزه هاي آن 2)يكپارچگي آن يعني داشتن جداول مشترك زياد و ارجاعات منطقي بين آنها 3)انعطاف پذيري آن 4)قابليت رعايت توالي عمليات و كنترل هاي داخلي 5) تهيه گزارشهاي مورد نياز تا هر سطح و به هر تعداد و با هر شكل.
-5 سازماندهي مناسب:از نظر وزني تهيه يك نرم افزار مناسب و كارآمد درصد بزرگي از يك پروژه استقرار سيستم جامع به حساب نمي آيد. قسمت بزرگ مربوط به ساير فعاليتهايي است كه بايد انجام گيرد. توجه به اين نكته حائز اهميت است كه اجراي موفق يك پروژه سيستم جامع در گرو ارتباط نزديك و تنگاتنگ عناصر دخيل در پروژه است. اين عناصر عبارتند از : مديران عالي سازمان ، مدير پروژه ، تيم پياده سازي نرم افزار ، تحليلگران ، مديران مياني و كاربران. سازماندهي و تعريف ارتباط كاري اين عناصر بايد به‌گونه‌اي باشد كه همگي به‌طور كاملاً مسئولانه در خدمت پيشبرد پروژه قرار گيرند، خصوصاً تعريف يك ارتباط كاري صحيح با تيم پياده سازي نرم افزار يك اقدام كليدي و استراتژيك است، به‌ويژه آنكه اگر اين تيم از كاركنان شركت نباشد و در قالب يك قرارداد به پروژه مربوط شده باشد.
-6 شناسايي اولويتها: براي تضمين اجراي يك پروژه ، تعيين مراحل و اولويتها حائز اهميت است. براي اين منظور توصيه مي‌‌شود مراحل زير در اولويت قرار گيرد:1)واحدهايي كه مديران مياني و كاربران آن باانگيزه تر هستند. 2) سيستم هايي كه اثر رواني گسترده در سازمان دارند و مشكلات اساسي سازمان را حل مي كنند مانند ارائه ترفيع يا گروه سنواتي به موقع كاركنان يا سيستم پرداخت به موقع حقوق و مزايا با جزئيات آن در پايان ماه 3) سيستم هاي گلوگاهي كه تثبيت آنها بستر مناسبي را براي راه اندازي ساير سيستم ها ايجاد مي كند.
-7 كوتاه كردن مراحل پروژه: يكي از مهمترين عواملي كه به شكست پروژه سيستم جامع منجر مي شود طولاني شدن زمان اجراي مراحل مختلف پروژه است. زيرا در طول زمان مرتباً نيازها تغيير مي كند ، مديريتها جابجا مي شود، انگيزه ها كم مي شود و هزينه ها بالا مي رود.
-8 تدوين طرح دستي: مكانيزاسيون يا انجام عمليات به وسيله رايانه مستلزم تعريف و ترسيم كليه عمليات براي سيستم رايانه است. به همين منظور پاسخ به پرسشهايي از جمله موارد زير لازم است:
- گردش عمليات در سازمان چگونه است؟
- در هر قسمت چه مستندات و به امضاي چه كساني بايد تهيه شود؟
- شكل مستندات و فرم هاي جاري در سازمان چگونه است؟
- كنترلهاي داخلي براي عمليات مختلف چگونه بايد اعمال شود؟
- نمودار سازماني و شرح وظايف بخشهاي مختلف چگونه است؟
- آئين نامه هاي داخلي سازمان از قبيل آئين نامه ترفيعات ، انتصابات و امثال آن چگونه است؟
بديهي است بدون داشتن پاسخ مناسب براي پرسشهاي فوق سخن از سيستم جامع بيهوده است و درواقع از اين جهت وجود طرح دستي به صورت پيش نياز يا هم نياز يك پروژه سيستم جامع ضروري است.

-9 آموزش: يكي از مهمترين اركان تهيه و اجراي سيستم اطلاعات منابع انساني آموزش كاربران و عوامل مرتبط با آن است. اين موضوع خاصه در سازمانهاي بزرگ با واحدهاي تابعه و با پراكندگي جغرافيايي در سطح كشور داراي اهميت فوق العاده‌اي بوده و مستلزم برنامه ريزي خاص است. اين مرحله با انتخاب و اتخاذ شيوه هاي مختلف قابل انجام است، اما يكي از ويژگيهاي شاخص سيستم هاي اطلاعي، تعبيه راهنما در سيستم است. اين راهنما، دستورالعمل و مشاوري هميشگي و در دسترس كاربر است.
-10 بستر سخت افزاري و نرم افزاري مطمئن: هنگام راه اندازي يك سيستم جامع ، مهمترين اتفاقي كه در حال شكل گيري است ايجاد يك اعتماد سازماني نسبت به نرم افزار است. اين اعتماد به كندي و با ممارست ايجاد مي‌شود و با اندك خطايي از بين مي رود. خصوصاً آنكه معمولاً در دوره را ه اندازي ، راهبري موازي سيستم هاي قديم و جديد در دستور كار قرار دارد كه به طور طبيعي حجم كار كاربران را زياد و آنها را بي تاب و بي حوصله مي كند. مضافاً اينكه طراحي و اجراي سياست اطلاعات منابع انساني يك تغيير بوده و تغيير اساساً با مقاومت همراه است. بديهي است در اين شرايط ، در صورت بروز هرگونه خطا در سيستم ، متهم رديف اول نرم افزار جديد است و ممكن است بي دليل ماهها فعاليت سازنده براي اعتماد سازي نابود شود و حتي رفع اتهام در نرم افزار نيز موثر نخواهد بود.
-11 تعامل و ارتباط زير سيستم ها در سيستم جامع: سيستم جامع اطلاعات منابع انساني با رويكرد يكپارچگي داراي زير سيستم هايي است كه در عين محدوديت در سطح دسترسي، اطلاعات و وروديهاي يك زير سيستم براي زير سيستم ديگر قابل استفاده و مورد نياز است. اين در حالي است كه همزمان كاربران چند زير سيستم از پايگاه داده سيستم جامع استفاده مي كنند. مثلاً اعمال اطلاعات مرتبط با ترفيع يا گروه كاركنان در زير سيستم ترفيعات (ارتقا) مورد استفاده زير سيستم انتصابات نيز هست، اما كاربر زير سيستم انتصابات نسبت به اطلاعات و چگونگي زير سيستم ترفيعات مسئوليتي ندارد و بعضاً امكان دسترسي و رويت آن زير سيستم هم ممكن است براي وي تعريف نشده باشد.
-12 ارتباط ستاد مركزي سازمان با واحدهاي تابعه: از جمله انگيزه هاي تهيه و اجراي سيستم اطلاعات منابع انساني از جمله در سازمان هاي بزرگ با گستره و پراكندگي جغرافيايي در سراسر كشور ، سرعت در ارائه اطلاعات و خدمات است. اين ويژگي در عين حال براي سيستم اطلاعاتي يك محدوديت و تنگنا به‌شمار مي‌آيد كه با اتخاذ شيوه هاي ارتباطي و مخابراتي مناسب و كارآمد و همچنين تعيين زمانبندي دقيق تبادل اطلاعات بين كاربران در سطوح مختلف سازماني و ارتباط مستمر آنان با يكديگر اين موضوع تسهيل مي‌شود. اين تبادل اطلاعات مستلزم ملاحظات متعددي از جمله ويروس ها رايانه‌اي و مراقبتهاي امنيتي و حفاظتي است.
-13 انتخاب موتور پايگاه داده مناسب: ابزار هاي زيادي براي پياده سازي نرم افزار يك سيستم جامع اطلاعاتي وجود دارد. نمي‌توان هيچ ابزاري را مطلقاً رد يا مطلقاً تائيد كرد ، زيرا هريك مزايا و معايبي دارد و براي ماموريتي به بازار عرضه شده است و همين حضورشان در بازار نمايانگر تواناييهاي آنهاست . انتخاب پايگاه داده مناسب با بهره گيري از دانش و تجارب كارشناسان و برنامه نويسان ماهر ، تجزيه و تحليل دقيق و كارشناسي ابعاد و شاخصهاي مختلف سيستم اطلاعاتي و اخذ تجربيات سيستم‌هاي اطلاعاتي مشابه در ساير سازمانها و گفتگو با كاربران آن سازمان در سطوح مختلف مفيد و سازنده بوده و در اثربخشي و كارآيي سيستم بسيار موثر خواهد بود. بديهي است كه انتخاب سازمان مشابه بايد بر سازمانهايي متمركز باشد كه بيشترين وجوه اشتراك(فرايندها ، ساختار ، قوانين و مقررات و...) را با سازمان انتخاب‌گر داشته باشد.
-14 مكانيزم جايگزيني سيستم قديمي با سيستم جديد: استقرار سيستم جديد و جايگزيني آن با سيستم قديم مستلزم ملاحظات و نكات مهمي است. غالباً استقرار سيستم جديد به جاي سيستم هايي است كه از كارايي لازم برخوردار نبوده است . سيستم قديمي يا به‌صورت مكانيزه بوده يا به‌صورت دستي كه در هر صورت حاوي اطلاعات گذشته تاكنون بوده و مبناي اقدامات آتي خواهد بود. پس اين انتقال داراي ملاحظات خاص بوده و مستلزم برنامه زمانبندي و تقسيم كار در ابعاد مختلف است.
-15 سطوح دسترسي: تعريف سطح دسترسي و تعيين محدوديت از ويژگيهاي ذاتي سيستم هاي اطلاعات منابع انساني جامع و يكپارچه و مخصوصاً با كاربران متعدد در سطوح مختلف سازمان است.تعريف سطوح دسترسي و كنترل امنيت اطلاعات در سيستم هاي جامع نسبت به سيستم تك كاربره و چندپاره اهميت بيشتري دارد ، زيرا وجود پايگاه اطلاعاتي مي تواند به اين معنا باشد كه همه به اطلاعات مركزي دسترسي دارند و عملاً به درهم‌آميختگي مسئوليت منجر مي‌شود.
-16 پرهيز از بلند پروازي: همه دست اندركاران پروژه بايد بدانند مهم‌ترين وظيفه آنها استقرار يك سيستم جامع كارآمد است و اولين قدم در اين مسير كه قدم كوچكي نيست ، اجرايي كردن سيستم ها در يك حداقل قابل قبول است. پس تاكيد بر جزئيات و بالابردن سطح توقعات از سيستم در هنگام راه اندازي جز كاهش سرعت اجراي پروژه و افزايش ريسك آن تاثيري ندارد. پس از اجرايي شدن سيستم به سرعت مي توان تمام جزئيات مورد نياز در سيستم ها را اعمال و توقعات مختلف را پاسخ گفت. سيستم هاي جامع خصلت بهمني دارند، يعني اگر يك حد قابل قبول آن راه اندازي شود و سيستم در مجراي صحيح و با شيب مناسب قرار گيرد حركت سيستم به معناي بزرگ شدن و توسعه آن خواهد بود ، بدون آنكه نيازمند صرف انرژي زياد باشد.

ويژگيهاي سيستم اطلاعات منابع انساني
سيستم اطلاعات منابع انساني همانند ساير زير سيستم هاي موجود در سازمان بايستي از ويژگيهاي جامع و مانعي برخوردار باشد. اين ويژگيهاي در دو بعد ساختاري و محتوايي مي توان مورد مطالعه و بررسي قرار گيرد:
ويژگيهاي ساختاري: منظور، مشخصات و معيارهايي است كه به الگوي سازماندهي و قابليتهاي سخت افزاري تعبيه شده در سيستم اشاره دارد. مهم‌ترين اين ويژگيها عبارتند از:
_ قابليت اينترنت و اينترانت
_ قابليت اسكن كردن
_ قابليت امنيت و ارائه خدمات
_ قابليت انعطاف و بازنگري
_ سهولت كاربري
_ راهنماي كاربري
ويژگيهاي محتوايي: به قابليتهاي اطلاعاتي سيستم در برابر نيازهاي پيش بيني نشده و پيش بيني شده كاربران اشاره دارد. مهمترين آن عبارتند از:
_ به روز بودن اطلاعات
_ صحت ، اعتبار و دقت اطلاعات(پايايي و اعتبار)
_ اطلاعات مرتبط با فرايندها
_ سرعت در ارائه خدمات
_ قابليت هشدار
_ نگهداري سوابق و بايگاني
_ جامعيت اطلاعات
_ قابليت انتقال به فرمت ها و قالبهاي مورد نظر
در كل چنين سيستمي لازم است از قابليت تهيه و ارائه اطلاعات و گزارشهاي مورد نياز تا قابليت بازبيني و بازنگري آن برخوردار باشد. شكل (3) اين فرايند را نشان مي دهد:

مزاياي سيستم اطلاعات منابع انساني
كمك به فرايند تصميم گيري : مديريت يعني تصميم گيري و هسته و ابزار تصميم گيري اطلاعات است. اطلاعات در ابعاد مختلف بسيار موثر است. سوالاتي از قبيل چه ميزان كاركنان سازمان داراي منازل مسكوني با مالكيت شخصي هستند؟ چه ميزان كاركنان استفاده كننده از تسهيلات سياحتي و زيارتي سازمان هستند؟ توزيع آماري بر حسب نفر و ميزان وام در انواع مختلف آن چگونه است؟توزيع آماري پرداخت انواع بيمه كاركنان (عمر ، مكمل ، خانه و خانواده و درماني ) چگونه بوده و توزيع ميزان تسهيلات دريافتي از بيمه گر چگونه است ؟(كفه ترازو در سازمان به نفع كيست) . اين سوالات و موارد گوناگون ديگري ازجمله توزيع هاي آماري سلامتي و بيماري و علل آن و هزينه هاي ناشي از آن ، انتصابات در مشاغل و جايگاههاي مختلف ، سنوات خدمتي ، سن ، رتبه ، درجه و ... چگونه است؟ اگر براي سوالات فوق پاسخي وجود ندارد بايد بدانيم كه در هدايت و راهبري نيروي انساني نه معلوم است در كجا قرار داريم و نه معلوم است كجا مي خواهيم برويم.
پاسخ به سوالات فوق براي مديران اطلاعاتي لازم بوده اما كافي نيست. آنان با ارزيابي گذشته وحال نگاه به آينده دارند. سوالات فوق و اطلاعات آن معطوف به گذشته بوده ، ولي سيستم اطلاعات منابع انساني جامع و يكپارچه از قابليت پيش بيني برخوردار است.
تسهيل و بهينه سازي نظارت وكنترل :يكي ديگر از مزايا و اهداف سيستم اطلاعات منابع انساني، امكان و تسهيل نظارت و كنترل است. حوزه فعاليتها و اقدامات اجرايي مديريت منابع انساني خاصه در حوزه كارگزيني قابل پيش بيني و برنامه ريزي است. در سازمانهاي بزرگ ، سيستم اطلاعات منابع انساني ، مديران را در ارائه خدمات و تسهيلات مناسب و به موقع به كاركنان ياري و امكان نظارت و كنترل آنان را بر چگونگي و شناسايي نارساييها و موانع فراهم مي كند.
تسهيل فرايند مديريت منابع انساني : سيستم اطلاعات منابع انساني جامع نه تنها فرايند مديريت را براي كارگزاران و متصديان قلمرو مديريت منابع انساني تسهيل مي‌كند بلكه زمينه توجه به مولفه هاي اصلي در توسعه منابع انساني را فراهم مي كند.
وحدت رويه :سازمانهاي با ساختار متمركز و واحدهاي تابعه ناگزير از كاربرد و اجراي سيستم هاي اطلاعات منابع انساني يكپارچه و فراگير هستند. سيستم جامع اطلاعات منابع انساني در تمام فرايندهاي اصلي و فرعي ، روشهاي اجرايي ، دستورالعملها، قوانين و... امكان وحدت رويه را فراهم كرده و در پرهيز از اعمال سليقه ، برداشتهاي متفاوت را مانع مي‌شود و شناسايي سريع و صحيح مشكلات و نارساييهاي سيستم ، دستيابي به ادبيات مشترك ، زيباسازي اسناد و مدارك و حذف اقدامات زايد و غير ضروري ، شكل گيري ضرورتها ، تبادل تجربيات در سراسر سازمان ، فرهنگ مشاركت و ... را تسهيل و مهيا مي كند.

صرفه جويي و بهره وري: در سازمانهاي بزرگ با واحد هاي تابعه فراوان چه ميزان براي تهيه نرم افزار هاي سيستم مديريت منابع انساني هزينه مي شود؟ چه ميزان وقت صرف تهيه و رفع مشكلات احتمالي آنها مي شود؟ در تمامي اين نرم افزارها ، دستور‌العملها و روشهاي ابلاغي چگونه فرمول بندي و عملياتي شده اند؟ چه فرمت‌، با چه ابعاد و با چه كيفيتي در سيستم تعبيه شده است؟ در ارتباط و تعامل بين اين سيستم هاي مجزا و ارتباط آنها با نرم افزار ستاد مركزي سازمان چه ميزان وقت ، انرژي ، هزينه ، اختلافات و اشتباهات و ... وجود دارد؟ و‌... پاسخ به سوالات فوق قطعاً ابعاد هزينه هاي آشكار و پنهاني را كه سازمان در اين راستا متحمل شده است، روشن مي‌سازد كه در عين حال بسيار قابل توجه مي تواند باشد.
تمركز زدايي: سيستم اجرايي مديريت منابع انساني در سازمانهاي متمركز و بزرگ مستلزم استقرار الگويي از سازماندهي است كه گرايش و جهت گيري آن در سطح عالي سازمان (ستاد مركزي ) بر 1) امور اطلاعاتي 2) امور سيستم ها ، روشها ،قوانين و دستورالعملها 3)امور نظارت و كنترل و 4) تا حدودي امور اجرايي، باشد و هرچه به سطوح پايين تر سازمان مي‌آييم اين گرايش و جهت‌گيري معكوس شود. شرط لازم و ضروري در تحقق چنين رويكردي ،سيستم اطلاعات منابع انساني جامع و يكپارچه است. پس چنين سيستمي موجبات و امكان تمركززدايي را فراهم مي‌كند كه به تبع، رشد و ظهور توانمنديها و بهره‌برداري بهينه از قابليتهاي موجود در بدنه سازمان را فراهم مي آورد.

نتيجه‌گيري
موارد برشمرده شده در فوق مترتب بر منافع و مزايايي است كه براي سيستم اجرايي و كاركنان واحد مديريت منابع انساني دارند. اما تهيه و اجراي سيستم اطلاعات منابع انساني زمينه ساز تحولات گسترده‌اي در سازمان است كه از جمله مي‌‌توان به نقش آن در كمك به توسعه حرفه‌ا ي كاركنان‌، تسهيل فرايند تغيير و نوآوري ، پرورش مهارت ادراكي نزد مديران ، توجه و شكل گيري فرهنگ پژوهشي در زمينه نيروي انساني ، ايجاد فرهنگ استانداردگرا ، تقويت فرهنگ خودكنترلي ،كمك به تعيين قيمت تمام شده در سازمانهاي صنعتي و واقعبينانه كردن آن و... در سازمان اشاره كرد.

منابع :
-1 صابر، داوود، تصوير روي آب : نگاهي به ره توشه شايستگي هاي مديريتي ، تهران، موسسه مطالعات بهره وري و منابع انساني ، 1384 ، ص7.
-2 ميرسپاسي ، ناصر ، مديريت استراتژيك منابع انساني و روابط كار ،تهران ، انتشارات مير، چاپ بيست و دوم ، 1382،ص69.
-3 وان سويي ، لون ، ترجمه سازمان بهره وري ملي ايران‌‌، سيستم هاي اطلاعاتي استراتژيك در ژاپن ، تهران ، انتشارات سازمان بهره وري ملي ايران ، چاپ اول ، 1383‌، ص1 .
-4 كنث سي لاودن و جين پريس لاودن، ترجمه عبدالرضا رضايي نژاد، نظام هاي اطلاعات مديريت ، تهران ، موسسه خدمات فرهنگي رسا ، چاپ اول ، 1377، صص 28-27
-5 ظاهري ،محمد ، سيستم هاي جامع اطلاعاتي و عملياتي، ماهنامه تدبير، شماره 130 ، بهمن 81 ،صص91-87.
-6 سلطاني، ايرج، نقش تكنولوژي اطلاعات در توسعه منابع انساني، ماهنامه تدبير، شماره 138، آبان 82 ، ص70.

_ اسماعيل هاشمي فر: كارشناس ارشد مطالعات منابع انساني و مدير توسعه منابع انساني مجتمع صنايع زرهي بني هاشم سازمان صنايع دفاع