به سوي
جامعه اطلاعاتي

افزايش ارزش آفريني فعاليتهاي IT

يزدان محمدبيگي خورتابسرا
yazdanmb@yahoo.com

پيتر ويل و جين روس از محققان مركز پژوهشهاي نظامهاي اطلاعاتي امريكا (CISR) پس از مطالعه و بررسي فعاليتهاي مربوط به هدايت و بكارگيري فناوري اطلاعات در صدها شركت، توجه به ده اصل زير را در افزايش ارزش‌آفريني فعاليتهاي مبتني بر فناوري اطلاعات موثر دانسته‌اند:
-1 طراحي فعالانه سازكار هدايت و اجرا: كسب و كارهاي مختلف از شيوه‌هاي گوناگوني براي اين منظور استفاده مي‌كنند. اين شيوه‌ها معمولا از برآوردن برخي نيازهاي اوليه و گاه مقطعي شروع مي‌شود، اما مديريت بايد به‌دنبال استقرار نظامي مبتني بر اهداف اساسي سازمان باشد. برخورد فعالانه مستلزم هدايت امور توسط مديران ارشد، تخصيص منابع، توجه و پشتيباني از فرايند است. بازنگري و بهبود منظم، بهره‌گيري از كمترين سازوكارهاي موثر ممكن، انسجام در اثربخشي، درك جامع از كاركرد مجموعه و هدايت آن توسط مجموعه كوچكي از افراد كه نيازهاي كسب و كار را بخوبي مي‌شناسند، از ديگر جنبه‌هاي هدايت و اجراي فعالانه است.
-2 دانستن زمان مناسب طراحي دوباره: بازنگري در ساختار كلي مستلزم فراگيري نقشها و روابط جديد است. يادگيري زمانبر است، ليكن طراحي دوباره نيز بندرت انجام مي‌شود. در اين زمينه بايد به رفتارهايي توجه كرد كه بايد در چارچوب راهبرد سازمان تغيير كنند. يونيسف از فناوري اطلاعات براي تغيير در عمليات و بهبود تسهيم جهاني، مديريت اطلاعات، شفافيت و ارتباطات استفاده كرده است كه البته، تغيير مزبور جنبه‌هاي مختلف ديگري را نيز شامل مي‌شد كه اجراي آن ماهها طول كشيد. در اين نوع از تغيير، مي‌توان از فناوري اطلاعات به‌عنوان مشوقي براي تغيير در ديگر ابعاد سود جست.
-3 درگير كردن مديران ارشد: بر اساس بررسيهاي انجام شده، بنگاههايي كه مديران ارشدش درگيري بيشتري در امور داشته‌اند، از سازكار هدايتي موثرتري برخوردار بوده‌اند. آنان بايد به تصميمات راهبردي بپردازند و به‌همين ترتيب، مديران اجرايي نيز در سطوح كميته‌ها، فرايندهاي تاييد و تثبيت و نيز بازنگري عملكرد ايفاي نقش كنند. همواره بايد از ارتباط مناسب سطوح سلسله‌مراتب سازمان با يكديگر و بويژه توجه مديران ارشد به اقدامات اطمينان حاصل كرد. اغلب مديران ارشد علاقه‌مند به ايفاي نقش هستند، ليكن نمي‌دانند چه كنند. بهتر است در چارچوب فعاليتهاي مربوط به هدايت امور فناوري اطلاعات، نقشهاي متناظري براي آنان تعريف و تشريح شود.
-4 تعيين گزينه‌هاي مناسب: هدايت مناسب، همانند راهبرد مناسب مستلزم اتخاذ گزينه‌هاست. نمي‌توان به‌تمامي اهداف دست يافت، ليكن مي‌توان و بايد اهداف متضاد را براي بحث و تبادل نظر مشخص كرد. با اين‌حال، سبك و سنگين تعداد زيادي از اهداف منجر به پيچيدگي كار مي‌شود. با چند اصل ساده و شفاف كسب و كار مي‌توان تحليل مناسبي ارائه كرد و بويژه اصول منعكس‌كننده آنها را در فناوري اطلاعات تعيين كرد. توجه به نيازها و خواسته‌‌هاي ذي‌نفعان و گروههاي مختلف و دست‌يابي به يك اجماع اوليه منجر به تسهيل و رفع تنش بين اهداف خواهد شد.
-5 شفاف كردن فرايند مستثني‌سازي: استثنائات، وضعيت كنوني و بويژه، معماري فناوري اطلاعات و زيرساخت را به چالش مي‌كشد. برخي الزامات مربوط به استثنائات از سبك رفتاري نشات مي‌گيرند، ولي بسياري از آنها از تحقق نيازهاي كسب و كار ناشي مي‌شوند. سه عنصر اساسي در رويه مستثني‌سازي عبارت است از: تعريف شفاف فرايند و درك آن توسط همه افراد، دسترسي سريع مديريت ارشد به اطلاعات مربوط به وضعيت و انطباق استثنائات با معماري كسب و كار و تكميل فرايند يادگيري سازماني. استثنائات به‌عنوان سوپاپ اطمينان تلقي مي‌شوند و در بسياري موارد منجر به كاهش فشارها و اعمال سازكارهاي موثر در شرايط ويژه مي‌شوند.
-6 ايجاد انگيزه‌بخشهاي مناسب: بايد بين انگيزه‌ها و نظامهاي پاداش همسويي لازم را برقرار كرد. بر اين‌اساس بايد رفتارهاي مختلف مورد ملاحظه قرار گيرند. تمامي اين موارد نيز بايد با اهداف سازمان همسو باشند. از مهمترين موضوعات در اين زمينه مي‌توان به هم‌افزايي، خودمختاري يا حتي تركيب واحدهاي كسب و كار اشاره كرد. اگر نظام هدايت فناوري اطلاعات بدرستي طراحي شد، ولي هنوز موثر نبود، بايد ابتدا به سراغ انگيزه‌ها رفت.
-7 تعيين مالكيت و پاسخگويي نسبت به سازكار هدايتي: هدايت فناوري اطلاعات همچون هر فعاليت ديگر در سازمان بايد مالك و پاسخگويي داشته باشد. گروه مربوط بايد در زمينه طراحي سازوكار هدايتي، اجرا و عملكرد آن به فعاليت بپردازد. البته، سازوكار هدايتي نبايد منفك از ديگر فعاليتهاي كليدي باشد و گروه مزبور نيز نبايد فقط به اين امر بپردازد. اعتبار، اثربخشي هزينه، وجاهت قانوني، امنيت و چارچوب راهبردي نظام مزبور از اهميت بسزايي برخوردار است.
-8 طراحي سازكار هدايتي در چندين سطح سازماني: در شروع بايد به تعداد محدودي از راهبردها و اهداف سازماني در اين زمينه توجه كرد. بويژه، چنانچه كسب و كار از بخشهاي كاري، واحدهاي اجرايي يا جغرافيايي متععدي برخوردار باشد، سازوكارهاي هدايتي مجزا ولي مرتبط با هم ضروري است. بهتر است، اين يكپارچگي از واحدهاي جزئي كسب و كار شروع شود و سپس به كل سازمان تسري يابد.
-9 شفاف‌سازي و آموزش: هر چند انجام كامل اين كار با محدوديتهاي روبرو است، ليكن توجه به هر يك از آنها منجر به تاثيرگذاري بر ديگري مي‌شود. در هر صورت، تحقق آن باعث اعتماد بيشتر به سازوكار هدايتي خواهد شد. از پورتال‌ها و اينترانت مي‌توان سازوكارهاي مختلف را به ‌هم مرتبط كرد. در اين پورتال‌ها، وظايف، ابزارها، مقررات، منابع و محصولات تشريح مي‌شود. هر چه فرايند هدايت مبهمتر باشد، تعداد كمتري از افراد از آن پيروي خواهند كرد. مستندسازي مناسب نقش موثري در موفقيت سازكار هدايتي ايفا مي‌كند.
-10 بكارگيري سازكار مشترك در شش سرمايه اساسي: در بخشهاي اساسي سازمان بايد سازگاري و هم‌افزايي لازم را برقرار كرد. به‌عنوان مثال، چنانچه سازمان در بخش فروش از مشتريان وفادار برخوردار باشد، ولي توليد يا تحقيق و توسعه نتوانند محصول مناسبي ارائه كنند، ارزش سازمان سقوط خواهد كرد. همچنين، چنانچه افراد خلاق از طريق اطلاعات و فناوري مناسب تغذيه نشوند، باز انحطاط در انتظار سازمان خواهد بود. هماهنگي و همسويي مزبور نيز بايد در راستاي نتايج مطلوب قرار گيرد.

هوشمندي
كسب و كارهاي نوين

امروزه سطح تعاملات تجاري به‌نحوي است كه ديگر روابط خطي مرسوم پاسخگو نيست. در رويكرد سنتي، مواد و قطعات از سوي تامين‌كنندگان به سازمانها ارائه مي‌شد و سازمانها نيز با فراوري آنها، محصول نهايي را در اختيار مشتري قرار مي‌دادند. در رويكرد نوين، مشتريان با شبكه‌اي از سرمايه‌گذاران، تامين‌كنندگان و ارائه‌كنندگان كالا و خدمات روبرو هستند. مجموعه كسب و كار نيز از چنين وضعيتي برخوردارند و مطمئنا، تحليل چنين سطحي از پيچيدگي مستلزم بهره‌مندي از منطق و ابزارهاي نوين است. هر يك از اجزاي مجموعه مزبور به‌دنبال شناسايي و استفاده از فرصتهاي موجود يا پيش رو هستند. داده‌ها به‌طور چشمگيري در حال افزايش هستند، به‌طوري‌كه هر سال ميزان آنها دو برابر مي‌شود و شايد به‌همين ميزان بر عدم قطعيت آنها افزوده مي‌شود. ابزارهاي سنتي فناوري اطلاعات نيز چندان كارآمد نيستند و فقط در برخي شرايط قادر به افزايش سرعت يا كاهش هزينه‌ها هستند. بنابراين بايد راهي ديگر را در پيش گرفت.
نكته كليدي، افزايش قدرت سازمان در عرصه رقابتي است و معماري فناوري اطلاعات به‌عنوان ابزاري تلفيقي از كسب و كار و فناوري اطلاعات است كه براي اين امر مورد ملاحظه قرار گرفته است. در واقع، معماري فناوري اطلاعات مبين بايدها و نبايدها يا رفتارهاي مجاز و غير مجاز در سطوح مختلف سازمان است. در واقع اين رويكرد به‌عنوان بخشي از راهبرد سازمان تلقي مي‌شود و بويژه بر اولويتها و چگونگي‌ها، آن هم از منظر فناوري اطلاعات، تاكيد مي‌ورزد. به‌عبارت ديگر، معماري فناوري اطلاعات با نگاشت ابزار فناوري اطلاعات و راهبردهاي مربوط در فرايندهاي مديريتي، پشتيباني و اجرايي سازمان سر و كار دارد. ممكن است هر يك از اجزاي كسب و كار بتوانند نيازهاي خود و نحوه برآوردن آنها را بدانند و حتي از خبرگي بالايي در اين زمينه برخوردار باشند، ولي ممكن است از طرف ديگر دچار درك نامناسب از كليت مجموعه شوند. معماري فناوري اطلاعات با درك چارچوب كلي و مورد ملاحظه قرار دادن آن به اتخاذ سياستهاي جامع و مناسب كمك مي‌كند و از اين طريق، ارزشها و مزيتها را ارتقا مي‌دهد. بنابراين، گرچه معماري فناوري اطلاعات بر يكپارچگي و هم‌افزايي اجزا تاكيد مي‌ورزد، ليكن در برخي مقاطع با كاهش استقلال و خودمختاري اجزاي ياد شده خود باعث كاهش انعطاف‌پذيري و كاهش چالاكي سازمان مي‌شود.
براي آنكه تنشها و نوسانات به حداقل ممكن برسد و منافع تك‌تك اجزا در حركت يكپارچه جمعي حفظ شود، معماري فناوري اطلاعات بر محتوا تاكيد ويژه‌اي دارد و از اين منظر اقدام به استانداردسازي، يكپارچه‌سازي، تلفيق و ارتقاي کيفيت داده‌ها و اطلاعات مندرج در محتوا مي‌كند. در اين راستا بويژه در دو دهه اخير، پايگاههاي داده‌هاي تحليلي تكامل زيادي يافته‌اند، به‌طوري‌كه امروزه به‌عنوان پشتيبان تصميم‌گيري و اجرا در هر مقطعي از قابليت بهره‌برداري برخوردارند. البته، پايگاههاي ياد شده متفاوت از پايگاههاي عملياتي جزء هستند. پايگاههاي مزبور از نظر وسعت زماني، سطح پردازش ‌شدگي و بلوغ، شمول عوامل مختلف كسب و كار و نيز قابليت پاسخگويي مناسب و فراگير به كاربران متفاوت و پيشرفته‌تر از پايگاههاي داده‌هاي عملياتي هستند. شناسايي و رديابي فرصتها، تهديدها، نقاط ضعف و قوت و نيز عوامل موثر بر تك‌تك آنها در حال و آينده از مهمترين كاركردهاي پايگاه داده‌هاي تحليلي است. ايجاد هوشمندي در اين سطح منجر به ايجاد شبكه فراگير، الگوبرداري از بهترينها و كسب مشورت و انجام گروهي كارها خواهد شد. كافي است كاري يك بار به‌طور موفقيت‌آميز در سطح شبكه انجام شود؛ اين موضوع به‌سرعت در آن توسعه خواهد يافت. همچنين، مساعي را مي‌توان با استفاده از روشهايي مانند مهندسي همزمان، به‌طور هماهنگ و همسو دنبال كرد. همه اين موارد بايد كمك كند تا درك درستي از گذشته، حال و آينده سازمان ايجاد و تحول مثبتي در راستاي كسب مزيت رقابتي در آن اعمال شود.
معماري فناوري اطلاعات زماني موفقيت‌آميز است كه بتواند تلفيقي مناسب از عوامل اساسي موفقيت كسب و كار، برنامه‌هاي كاربردي و زيرساختها ايجاد كند. به‌عبارت ديگر، ضروري است خط سيري از سخت‌افزارها و برنامه‌هاي كاربردي تا فرايندهاي اجرايي، پشتيباني و نهايتا عوامل كليدي كسب و كار ايجاد كرد. ايجاد چنين ساختار و چارچوبي هدف اساسي معماري فناوري اطلاعات است. در چنين شرايطي بايد ايجاد تركيبي بهينه را دنبال كرد كه بر اساس آن بتوان به ساختاري روان و انعطاف‌پذير دست يافت. اين موضوع در بعد كسب و كار و فرايندهاي مربوط نيز ايجاب‌كننده مهندسي دوباره است و البته، مهمترين موضوع در اين راستا، تداوم بخشيدن به كسب مزيت از ديدگاهها و چارچوبهاي جديد و از جمله، معماري فناوري اطلاعات استقرار يافته است. اين مهم به نحوه هدايت و رهبري مجموعه و مقدورات بستگي دارد و اينكه چگونه بتوان به مرور زمان درك درستي از اولويتها ايجاد و نوسانات را كنترل كرد.
بخشي از معماري فناوري اطلاعات به تحقيق و توسعه در امور كسب و كار و فناوري اطلاعات اشاره دارد كه بر اين اساس، ايجاد افقهاي راهبردي در مجموعه و تنظيم فرايندهاي مورد نياز مورد ملاحظه قرار مي‌گيرد. در واقع، سازمانهاي بهره‌مند از سازكار معماري فناوري اطلاعات با پيچيدگيها و ابهامات زيادي روبرو هستند. آنها بايد از يك سو، پيچيدگي كسب و كار، فناوري اطلاعات مورد استفاده، هزينه‌هاي مرتبط و مشكلات استقرار و از سوي ديگر، نتايج مبهم ناشي از بكارگيري چنين سازكارهايي را مورد ملاحظه قرار دهند.
در عين حال بايد قابليتهاي نيروي انساني نيز ارتقا يابد. به‌طور كلي مي‌توان سه نوع مهارت كسب و كار، تحليل روندها و فناوري اطلاعات را در زمره مهارتهاي مورد نياز در استقرار معماري فناوري اطلاعات بر شمرد. البته، مهارتهاي مزبور براي افراد سطوح مختلف متفاوت است، ولي منطقي اين است كه افراد با درك پديده‌هاي كسب و كار، بهره‌گيري از روشهاي جمع‌آوري و تحليل داده‌ها و نيز نگهداري و انتقال اطلاعات، هوشمندي مجموعه كسب و كار را تضمين كنند.