تحليل سه عاملي
در استخدام و نگهداشت

ساسان مؤمني
(www.radmangroup.com)
لي لي مولوي

چكيده

مديران منابع انساني در همه جاي جهان با دو چالش در استخدام و نگهداشت نيروي انساني روبه رو هستند: كمبود افراد مناسب، به‌ويژه در موقعيت‌هاي مديريتي، و ميزان بالاي جابه‌جايي نيروي انساني. اين مشكلات ناشي از عدم وجود فرايند مناسب در تعريف شغل و افراد مناسب براي آن هستند (بهينه كاوي شغلي). همچنين عدم آگاهي از مشوقهاي مناسب براي كارمندان در سازمان مي تواند منجر به بروز اين مشكلات شود. پژوهشها نشان مي دهند، اگر الگوي رفتاري اشخاص، ارزشها و ضريب وظيفه (Task Quotient=TQ) آنها همخواني بيشتري با شغلشان داشته باشند، آن ها بهترين افراد براي استخدام طولاني مدت در شغلهاي مورد نظر خواهند بود.
اين مقاله به توصيف فرايند بهينه كاوي شغلي(Job Benchmarking) و ارزيابي هماهنگي شغلي / استعدادي به منظور استخدام و نگهداشت نيروي كار مي پردازد. اين فرايندها و ارزيابي ها در گوشه و كنار جهان مورد پژوهش واقع شده و به اثبات رسيده اند و بر سه عامل مهم استوارند: الگوهاي رفتاري، ارزشها و ضريب وظيفه.

مقدمه
استخدام و نگهداشت بر اساس مهارتها و دانش افراد، به عنوان رايج ترين روش مديريت استعدادها در ايران، مورد استفاده قرار مي گيرد؛ اگر چه، اين روش ديگر عوامل مهم مورد نياز براي موفقيت پايدار شغل را، ناديده مي گيرد.
جذب افراد مناسب و نگهداشت آنها ممكن است در نگاه اول امري ساده در مديريت منابع انساني به نظر برسد ولي هر دو فرايند نيازمند در نظر گرفتن عواملي مهم‌اند كه در دراز مدت منجر به موفقيت يا شكست كسب و كار مي شوند.

مباني علمي
فرايند و ارزيابي بهينه كاوي، متكي بر سه مورد مهم در استخدام و نگهداشت است:
الگوي رفتاري، ارزشها و ضريب وظيفه.
زماني كه اين سه عامل مهم با استفاده از ابزارهاي سنجش، ارزيابي شوند، فرايند استخدام و نگهداشت كاملتر مي شود. اين روش، هم به كارفرما براي سرمايه گذاري بر روي بهترين داوطلبان كمك مي كند، هم به افراد براي يافتن بيشترين موفقيت در نشان دادن بالاترين كارايي، ياري مي‌رساند.
فهم جنبة رفتاري افراد و نيازمنديهاي رفتاري شغل، كمك شاياني به استخدام و نگهداشت افراد با كارايي بالا در بلند مدت مي كند. كارل يونگ، روان‌شناس معروف آلماني، مدل « روان شناختي» خود را در سال 1921 معرفي كرد.
او چهار الگو را بر اساس ويژگيهاي روان‌شناختي معرفي كرد: متفكر، احساساتي، حساس، شهودي.
الگوي رفتاري چهارعاملي در سال 1920 توسط ويليام مولتن مارستون ارائه شد. بر اساس تئوري او، رفتارهاي قابل مشاهده به خود - مفهومي كمك مي‌كند و ابزاري است براي پيش بيني رفتار انساني. دكتر بيل بانستتر مؤسس شركت TTI ابزارهاي سنجش و ارزيابي (Style Insight) آنلاين را بر اساس فعاليتهاي دكتر مارستون به وجود آورد. اين ابزارها با سنجش كلامي ترجيحات افراد، آنها را در چهار شاخة رفتاري طبقه بندي مي كند:
_ چيره و غالب: مربوط به كنترل، قدرت و جرأت.
_ اثر بخشي: مرتبط با موقعيتهاي اجتماعي و ارتباطات.
_ ثبات (سلطه پذيري به تعبير مارستون) - مرتبط با صبر، مقاومت و تفكر.
_ وجدان ( احتياط، تطابق به تعبير مارستون) - مرتبط با ساختار و سازمان.
بنابراين، تقسيم بندي الگوهاي رفتاري، زيربنايي براي پروسة بهينه كاوي شغلي به وجود مي آورد. اين روش رفتارهاي مورد نياز براي هر شغل را معين كرده، در مدت مصاحبه رفتارهاي داوطلبان را سنجيده، با آن مقايسه مي كند. پژوهشها نشان مي دهند، اگر كه الگوي رفتاري فرد با رفتارهاي مورد نياز شغل مطابقت داشته باشد، آنگاه فرد كاركرد بهتري در زمان خدمت از خود نشان داده، از رضايت شغلي بيشتر همراه با فشار كمتر در محيط كار برخوردار خواهد شد. اين امر منجر به كاهش جابه‌جايي نيروي انساني مي شود (Bonnstetter, 2007).
آيا چگونگي شناخت ارزشها و نگرشها به بهبود فرايند استخدام و نگهداشت منجر مي شود؟ ادوارد اسپرانگر، روان‌شناس آلماني، با توصيف ارزشها و نگرشها در تئوري شخصيتي به اين گونه، مشاركت كرده است:
_ نگرش نظري با علاقه به كشف حقايق ناشناخته،
_ نگرش سودگرايانه با علاقه به كارآمدي،
_ نگرش زيبايي شناختي با علاقه به نظم و هماهنگي،
_ نگرش اجتماعي با علاقه و عشق به مردم،
_ نگرش سياسي با علاقه به قدرت،
_ نگرش مذهبي با گرايش به يگانگي و سازگاري (Spranger, 1928).

هر روزه ما با موقعيت هايي روبه‌رو مي شويم كه نيازمند تفكر، تصميم گيري و عمل هستند. عمدي يا سهوي، هر تصميم، واكنش يا عمل؛ توسط عقايد، ارزشها، نگرشها و تجربه‌هاي پيشين، برانگيخته مي شوند. عقايد و ارزشها با يكديگر آميخته اند. سيستم ارزش گذاري در مدت زمان بر اين اساس به وجود مي آيد و نگرشهاي ما را تشكيل مي دهد.
فعاليتهاي اسپرانگر به پيدايي پايه و اساسي براي سنجش نگرشهاي انسان و پي بردن به چرايي اعمال ديگران و ارزشهايشان منجر شد. پژوهشها نشان مي‌دهند كه شناخت ارزشهاي افراد، تيم ها و سازمانها موجب كاهش تناقضها، افزايش حفظ استعدادها، بهبود كارايي و بهره وري و انرژي بخشيدن به گروههايي كه براي هدفي مشترك گردهم آمده‌اند، مي‌شود. از جمله اين مزايا مي توان به كاهش جابه‌جايي نيروي انساني، كاهش شديد هزينه ها و افزايش رضايت ذي‌نفعان اشاره كرد (TTI, 2007).
در نتيجه، هر چه ارزشهاي شخص به مشوقهاي يك شغل نزديك تر باشند، فرد از تمايل بيشتري براي انجام آنها برخوردار مي شود. در زمينه نگهداشت، مديران منابع انساني با ارزيابي ارزشهاي فردي و شغلي و مقايسة آنها، قادر به هدايت افراد در راستاي كارايي بهتر شده، مي توانند آنان را تشويق كنند.
آخرين عامل در فرايند بهينه كاوي شغلي و ارزيابي براي انجام بهترين استخدام و نگهداشت، ضريب وظيفه است.
پژوهشهاي انجام گرفته توسط دكتر گازارا نشان داده اند كه رابطه اي عميق ميان انواع وظيفه يا ضريب وظيفه (TQ)، كارايي و رضايت شغلي وجود دارد. همچنين اين پژوهشها مبين اين حقيقت هستند كه هر چه ضريب وظيفه افراد به ترجيحات فردي آنها نزديكتر باشد، رضايت شغلي آنان افزايش مي يابد (Gazzara, 2003). اساس اين نظريه، استفاده از ضريب وظيفه در فرايند بهينه كاوي شغلي است. ايجاد هماهنگي بين شغل و افراد، چه براي استخدام افراد جديد، و چه براي افزايش رضايت شغلي كارمندان فعلي، گامي مهم در تخصيص بهترين شغل است.
به عنوان نمونه، اگر ترجيحات فردي براي انجام وظايف عادي و دائمي، رفع عيب و پروژه اي معين و تركيب آنها با ضريب وظيفة شغل مقايسه شود، آن گاه مي توان بهترين نامزد براي استخدام را در اين زمينه مشخص كرد و ميزان رضايت شغلي را بالا برد. بنابراين، درك ضريب وظايف شغلي (عادي و دائمي (تكراري) – رفع عيب (حل مشكل) – فعاليت هاي پروژه اي (برنامه ريزي) ) و هماهنگي آنها با ترجيحات فردي، متضمن نرخ بالاي موفقيت در استخدام و نگهداشت است.
پي بردن به ضرايب وظيفه افراد، به ايجاد انگيزش دروني كمك مي كند. بنا به گفتة كوزس و پوسز: ما براين باوريم كه اگر افراد بايد بهترين كارايي را از خود نشان دهند، وجود انگيزش دروني الزامي است». تجربه نشان مي دهد كه كارمندان به طور عمومي ضريب وظيفه خود را مي‌دانند، اما دانش كمي در چگونگي تركيب فعاليتهاي كاري براي دستيابي به انگيزش دارند. فعاليتهاي دكتر گازارا منجر به پيدايي فرمولي براي فهم و ايجاد ضرايب وظيفه مشخص شد، به‌گونه اي كه افراد قادر به حفظ بالاترين ميزان انگيزش دروني و رضايت شغلي در محيط كار مي‌شوند. بنا بر گفتة دكي و رايان: انگيزش دروني، يا انجام كار به دليل لذت بخشي آن، يكي از مهمترين انواع انگيزشها است. انسانها را مي توان هم دروني و هم بروني تشويق كرد ولي انگيزش دروني، اثري عميق تر و پايدارتر بر انسان ها دارد (Gazzara,2004).

فرايندهاي ارائه شده
اين مقاله با بومي سازي فرايند بهينه كاوي شغلي، شركت TTI با توجه به بازار داخلي ايران فرايندي مطابق (شكل 1) را پيشنهاد مي كند.

مراحل بهينه كاوي شغلي
دانستن نيازمنديهاي شغل براي انتخاب و نگهداشت داوطلبان مورد نظر كارفرما، امري ضروري است. در مقايسه با ديگر فرايندهاي تعريف شغلي، فرايندهاي استفاده شده براي بهينه كاوي شغلي، بر اساس شناخت مسئوليتهاي مهم اند. بدين ترتيب كه موقعيت شغلي بر اساس رفتار، ارزشها و نوع فعاليتهاي خواسته شده در راستاي نگهداشت و بالاترين كارايي، مورد بهينه كاوي واقع مي شود.
مشاوران با انجام جلسه‌هاي طوفان فكري به بررسي موقعيت شغلي مي‌پردازند. شركت كنندگان اين جلسه‌ها از سوي كارفرما، افرادي آگاه و مرتبط با آن موقعيت شغلي هستند. به عبارت ديگر، آنها متخصصان امراند.
روند كار به اين صورت است كه در يك جلسة هدايت شده، مشاوران موضوع بحث را در جهت يافتن مسئوليت هاي اساسي شغل هدايت كرده، سپس با تكميل پرسشنامه، به گزارش تحليل سه عاملي شغل دست مي يابند. پرسشنامه‌ها مي‌توانند به صورت جمعي مورد بحث واقع شده، يا به صورت فردي و آنلاين پر شوند. در مورد نخست، متخصصان امر جلسه اي هدايت شده با مشاوران خواهند داشت كه در آن به بحث دربارة نيازمنديهاي شغل پرداخته، گزارش شغل حاصل مي شود. در مورد دوم، مشاوران با دريافت و تركيب گزارشهاي شغلي از هر يك از متخصصان امر، گزارشي تلفيقي به وجود مي آورند. سپس اين گزارش توسط متخصصان مورد بحث واقع مي شود تا پيش فرضها معين شوند. اين گزارش در بردارندة مشخصات شغلي مورد نياز براي داشتن بالاترين كارايي بر اساس رفتار، ارزشها و نوع فعاليتهاست. همچنين مطالب نهايي كه بايد از داوطلبان پرسيده شود، در اين گزارش گنجانده شده است. (شكل 2)
نكته مهم اين است كه پس از استفاده از فرايند بهينه كاوي در تعريف يك شغل در سازمان، مي توان از اين فرايند در ارزيابي داوطلب استخدام شده براي نگهداشت، سود برد.

مرحله مصاحبه
در اين مرحله، مشاوران فهرستي كوتاه از داوطلبان را كه پرسشنامة آنلاين ابزار سنجش تحليل سه عاملي داوطلب را پر كرده اند در اختيار دارند. مشاوران با انجام مصاحبه با داوطلبان پرسشهاي تعريف شده در «گزارش تحليل سه عاملي شغل را از آنها مي پرسند. مصاحبه مي تواند توسط كارفرما يا مشاوران انجام شود. پس از تحليل پاسخها، مشاوران گزارش مقايسه اي شغل / استعداد را بر اساس نتايج آزمون داوطلبان و گزارش تحليل سه عاملي شغل ارائه مي كنند.
همچنين ارزيابي تحليل سه عاملي داوطلب بر اساس سه عامل مهم در موقعيت شغلي تدوين مي شود. اين عوامل عبارتند از: رفتار، ارزش و نوع فعاليت كاري. اين ارزيابي ميزان ترجيح شخص را در رابطه با موقعيت بهينه كاوي شده برآورد مي‌كند. اين امر سازمان را در شناخت بهتر داوطلب، انجام مقايسة مناسب با شغل و تشخيص چگونگي تناسب داوطلب و شغل، ياري مي رساند. به علاوه، مديران منابع انساني سازمان به كمك اين ابزار مي‌توانند برنامه‌اي براي نگهداشت افراد پس از استخدام تدوين كنند.

مرحله تصميم گيري
در اين مرحله، گزارشهاي شغل و استعداد تركيب شده و گزارش مقايسه اي تلفيقي كه پايه و اساس تصميم گيري را تشكيل مي دهد ايجاد مي شود. اين مرحله تضمين كنندة بهترين استخدام است كه منجر به نگهداشت مناسب مي‌شود. مشاوران در اين مرحله جلسه اي نهايي با كارفرما براي بحث دربارة شايستگي داوطلبان پيشنهاد شده برگزار مي كنند كه اين بحث، بر اساس نتايج ارزيابي هاي به عمل آمده، مصاحبه ها و گزارشهاي مقايسه اي شغلي / استعداد هستند. اين فرايند به سازمان كارفرما كمك مي كند كه در مرحلة انتخاب، زمان و هزينه را با استفاده از فرايند بهينه كاوي شغلي و ارزيابي استعداد، كاهش دهد.

سنجش ها
همان‌گونه كه اشاره شد، در اين روش، سه عامل الگوي رفتاري، ارزشها و ضريب وظيفه، مورد بررسي قرار مي گيرند.
در زمينة الگوي رفتاري، عوامل زير مورد ارزيابي قرار گرفته، از صفر تا ده نمره دهي مي شوند:
1. رقابت پذيري؛
2. تعيين ضرورت؛
3. تغيير مداوم ؛
4. محل كار سازمان يافته ؛
5. تجزيه و تحليل اطلاعات؛
6. تطبيق پذيري؛
7. مشتري مداري ؛
8. تعامل پيوسته با ديگران.
سپس سه ويژگي اصلي رفتاري، براي شغل مورد نظر اولويت بندي مي شود.
و در مورد ارزشها به بررسي موارد زير پرداخته خواهد شد:

1. نگرش نظري و علمي؛
2. نگرش سودمندي عملي ؛
3. نگرش هنري همراه با حس زيبائي‌شناسي‌؛
4. نگرشهاي اجتماعي ؛
5. نگرش فرد گرايانه ؛
6. نگرشهاي سنتي.
در اين بخش نيز موارد يادشده از صفر تا ده نمره دهي شده، اولويت بندي مي‌شوند.
نكتة‌ داراي اهميت اينكه وقتي در مورد ضريب وظيفه صحبت مي شود، منظور بررسي اين سه مورد است:
1. وظايف روزمره: وظايفي هستند كه كاملاً قابل پيش بيني هستند و مي بايست به سرعت انجام شوند.
2. وظايف مربوط به رفع عيب: وظايفي كه غير قابل پيش بيني هستند و مي بايست به سرعت انجام شوند.
3. وظايف پروژه اي: وظايفي كه قابل پيش بيني هستند ولي الزاماً نبايد به سرعت انجام شوند.
روش ارزش دهي اين بخش، به اين صورت است كه جمع سه مورد بالا از100 درصد محاسبه شده، براي هر مورد درصدي تعيين و اولويت بندي مي شوند.

نتيجه گيري
مزاياي فرايند بهينه كاوي شغلي و ارزيابي هماهنگي شغلي / استعدادي، با استفاده از تحليل سه عاملي، عبارتند از:
_ فرايند بهينه كاوي شغلي مؤيد اين است كه شركت به طور كافي نيازمنديهاي شغلي را شناخته است. حتي با وجود شايستگي هاي تعريف شده، اين فرايند مسئوليت هاي اصلي و حقيقي را تأييد مي كند و رفتار، ارزشها و نوع فعاليتهاي مورد نياز براي شغل را تعريف كرده، تا افراد بر مبناي آنها انتخاب شده، بالاترين كارايي را نشان دهند.
_ در فرايند پاداش‌دهي مشوقها و ارزشهاي دروني داوطلبان شناسايي شده و مبناي كار قرار مي گيرند. اين امر باعث نگهداشت طولاني مدت فرد در موقعيت مطلوب مي‌شود.
_ فرايند بهينه كاوي شغلي، پرسشهاي مناسب براي مصاحبه را ايجاد مي كند كه گامي است در انتخاب درست افراد.
_ فرايند بهينه كاوي شغلي در موقعيت مديريتي، دوباره مي تواند در فرايند ارزيابي كارايي مديران آن منصب و حتي كارشناسان مربوطه نيز مورد استفاده واقع شود.
به طور خلاصه، ارزيابي و بهينه كاوي با استفاده از روش تحليل سه عاملي كه بر مبناي الگوي رفتاري، ارزش / نگرش و ضرايب وظيفه افراد هستند، فرايند انتخاب و نگهداشت نيروي انساني را به شكل قابل ملاحظه اي بهبود مي بخشد. اولاً، اين فرايند جابه‌جايي نيرو را كاهش مي دهد. ثانياً، در انتخاب استعدادهاي مناسب براي هر شغل به مسئولان كمك مي كند تا مانع صرف هزينه هاي سنگين استخدام شوند كه بيش از سه برابر حقوق ساليانه است. اين هزينه مي تواند تا 14 برابر حقوق ساليانه به ويژه در سطوح اجرايي، باشد (Cheryl, 2006). در پايان، اين فرايند تضمين كنندة نگهداشت بلند مدت استعدادهاي مناسب، در شغل مطلوب است.
ارزيابي دوباره كارمندان بر اساس بهينه كاوي شغلي به منظور هدايت مجدد يا كاريابي مجدد به منظور رسيدن به حداكثر كارآيي و رضايت شغلي كه منجر به نگهداشت طولاني مي شود.
در مقايسه با ساير فرايندهاي استخدام كه به طور عمده بر مبناي مهارتها و دانش فني، تحصيلات و تجربه‌هاي افراد هستند، فرايند بهينه كاوي شغلي ضمن در نظر گرفتن اين معيارها، رفتار، ارزشها و ضرايب، وظيفه مشاغل و افراد را نيز موردنظر قرار مي دهد. اين روش نه تنها بهترين داوطلب را انتخاب مي كند، بلكه تضمين كنندة رضايت و عملكرد بالاي آنها براي نگهداشت بلند مدت، نيز خواهد شد.‌

منابع

Bonnstetter, Bill J., The Universal Language DISC: A Refernce Manual, 4 th edition, Eleventh Printing, 2007.
Eduard Spranger, Types of Men (Lebensformen; Halle (Saale): Niemeyer, 1914; translation by P.J.W. Pegors: New York: G. E. Stechert Company, 1928).
TTI Success Insights Personal Interests, Attitu;des and Values, Target Training International Success Insights Flyer, 2007, p1.
Kevin D. Gazzara, THE RELATIONSHIPS AMONG THE MIXTURE OF TASK TYPES, PERFORMANCE, SATISFACTION, AND THE IMPLICATIONS FOR FLOW, Pro Quest Information and Learning Company, UMI Microform 3082002, 2003, p3.
Dr. Kevin D. Gazzara, Using Task – Quotient @ (TQ) to maximize individual motivation & Job satisfaction, Intel Corporation, 2004. p1.
Chery1 Thomas, Hire Right the First Time, The Business Corridor, July 23 2006, p47.

_ ساسان مومني: كارشناس ارشد مديريت اجرايي و مديرعامل شركت راهبران دانش مديريت رادمان
_ _ لي لي مولوي: كارشناس ارشد مديريت اجرايي و مدير توسعه كسب و كار شركت راهبران دانش مديريت رادمان