استاندارد مديريت پرتفوليو

نويسنده / توليد: موسسه مديريت پروژه
مترجمان: فرين فرزدي و كيان قدكساز
ناشر: انتشارات سازمان مديريت صنعتي
زمان چاپ: چاپ اول، 1387
معرفي: سيدمحمد باقري زاده

1. شناسنامه كتاب
كتاب «استاندارد مديريت پرتفوليو» در يكصد و سي و شش (136) صفحه ترجمه و منتشر شده است. كتاب شامل، سخن ناشر، سخن مترجمان، پيش گفتار، ديباچه، چهار بخش و سه فصل مي باشد. فصل اول به درآمدي بر مديريت پرتفوليو، فصل دوم به شرح اجمالي در زمينه فرايند مديريت پرتفوليو و فصل سوم به فرايندهاي مديريت پرتفوليو پرداخته است. پيوست‌هاي «الف»، «ب»، «ج» و «د» در بخش سه ارائه شده و بخش چهار به واژه‌نامه ها اختصاص يافته است.

2. مقدمه و معرفي
نظر به روند رو به رشد پروژه ها در ابعاد بسيار گسترده و عظيم، به ويژه در صنعت نفت، گاز و پتروشيمي دركشور درسالهاي اخير، همچنين با درنظر گرفتن اينكه بسياري از پروژه هاي درحال اجرا در اين حوزه، نياز به برنامه‌ريزي و كنترل با رويكرد فراتر از يك پروژه دارند و گاهي در تعريف و جايگاه يك برنامه و طرح قرار مي گيرند، ترجمه و انتشار كتاب را ضرورتي در حوزه مديريت يك پرتفوليو دانسته اند.
پرتفوليو به معاني طرح، برنامه، سبد و مانند اينها ترجمه شده است. اما به دليل آنكه در اين كتاب تعريف جامعي از يك پرتفوليو و مشخصات آن ارائه شده است، از همان كلمه پرتفوليو (Portfolio) به جاي ترجمه آن استفاده نموده اند.
مديريت پروژه، يكي از اصطلاحاتي است كه داراي چندين معني مي‌باشد. اين واژه، شامل مديريت پرتفوليو و مديريت برنامه نيز هست. استاندارد مديريت پرتفوليو، به تشريح مجموعه اي از فرايندها مي پردازد كه منجر به انجام فعاليتهاي مطلوب و سازمان‌دهي شده در مديريت پرتفوليو، مي شوند. بيش از آن، اين استاندارد به تشريح روابط موجود ميان نتايج مشابه، قابل پيش بيني و موفقيت‌آميز پروژه مي‌پردازد كه به تحقق هدفهاي استراتژيك انجاميده است.
استاندارد مديريت پرتفوليو، نياز به مجموعه اي از فرايندها را موردتوجه قرار مي دهد كه منجر به اقدامهاي مطلوب در زمينه مديريت پرتفوليو، مي شوند. درحالي كه مديريت پروژه و برنامه، به طور سنتي بر انجام كار به گونه درست تمركز كرده‌اند، مديريت پرتفوليو بر انجام درست كار تاكيد دارد.

3. محتواي كتاب
1-3. ساختار مديريت پرتفوليو
استاندارد مديريت پرتفوليو، به خلاء موجود در عرصه مديريت برمبناي پروژه‌ها، در انواع مختلف سازمانها مي‌پردازد. اصطلاح پرتفوليو مدتهاست كه مورداستفاده قرار مي گيرد. اين اصطلاح معاني مختلفي را دربرمي گيرد. به عنوان مثال: در بخش مالي، پرتفوليو به مجموعه‌اي از ابزارهاي سرمايه گذاري – سهام، اوراق قرضه، موسسات كارگزار بورس، محصولات و غيره – اشاره دارد. اين استاندارد درصدد پرداختن به اين گونه پرتفوليوها نيست. هيچ گونه تلاشي در راستاي مرتبط ساختن اين استاندارد با انواع ديگر پرتفوليو صورت نمي گيرد. اين استاندارد بر مديريت پرتفوليو پروژه تمركز مي كند كه از آن به عنوان مديريت پرتفوليو ياد خواهدشد (20).
نخستين هدف استاندارد مديريت پرتفوليو، تشريح فرايندهاي مورد قبول مرتبط با مديريت پرتفوليو مي‌باشد. پرتفوليو مجموعه اي از پروژه‌ها و يا برنامه‌ها و ديگر كارهايي است كه در يك مجموعه قرار مي گيرند تا مديريت كارآمد بر آن فعاليتها را تسهيل كنند، به گونه اي كه هدفهاي تجاري استراتژيك محقق شوند.
مديريت پرتفوليو عبارت است از مديريت متمركز يك يا چند پرتفوليو كه شامل: شناسايي، اولويت‌بندي، تفويض اختيار، مديريت و كنترل پروژه‌ها، برنامه‌ها و ديگر كارهاي مربوط براي تحقق هدفهاي تجاري استراتژيك است(23).
سازمانها براي دستيابي به هدفهاي استراتژيك خود بر پروژه‌ها و برنامه‌ها تكيه مي‌كنند. به كارگيري مديريت پرتفوليو كه به اشتراك گذاشتن هدفها و تخصيص منابع را موجب مي شود، امكان برقراري ارتباط ميان پروژه ها و برنامه ها را فراهم مي آورد (26).
فرايند مديريت پرتفوليو، بايد موضوع‌ها و فرايندهاي عملي و نتايجي را كه در طول دوره مديريتي آن حاصل مي‌شود و موردتوجه قرار دهد. ميان مديريت عمليات و مديريت پرتفوليو ازطريق، تامين اعتبار، بازاريابي، ارتباط سازماني، مديريت منابع انساني روابط روشني برقرار است (31).
مدير پرتفوليو بايد درك درستي از مديريت پروژه و برنامه، از پيشرفت و بهبود مداوم فرايند، از مهارتهاي مديريت و رهبري مطلوب داشته باشد.
معيارهاي مديريت پرتفوليو، شامل: سنجش ميزان تحقق هدف استراتژيك عايدي مالي، حفظ و گسترش دارايي‌ها، رضايت مشتري، رضايت ذي‌نفعان، ميزان ريسك و قابليت منابع مورداستفاده باشد.
اطلاعات مالي و ارزشي كه براي سازمان حاصل مي شود، معيارهاي مهمي هستند كه براي انتخاب اجزاي پرتفوليو مورداستفاده قرار مي گيرند. آنها شاخص‌هاي مهمي هستند كه توازن و محتواي پرتفوليو را مشخص مي كنند (36).

2-3. فرايند مديريت پرتفوليو و سازمان
مديريت پرتفوليو، فرايندي است كه به مديريت اجرايي براي تحقق نيازها و انتظارهاي سازمان كمك مي كند. مديريت پرتفوليو، چه به طور مستقيم و چه از راه برنامه ها موجب افزايش شفافيت و كارايي تصميم‌گيري‌هاي مربوط به پروژه ها مي‌شود. مديريت پرتفوليو، در گسترده‌اي فراتر از خود پرتفوليو و از راه نقشها و فرايندهاي مربوط به آن صورت مي گيرد.
مديريت پرتفوليو، شامل فرايندهاي جمع آوري، شناسايي، دسته بندي، ارزيابي، گزينش، اولويت بندي، ايجاد توازن، تنفيذ و بازبيني اجزاي پرتفوليو مي باشد تا اين مسئله را موردارزيابي قرار دهد كه آنها به چه طريقي مي توانند براساس شاخص هاي كليدي و برنامه استراتژيك سازمان، بهترين عملكرد را موجب شوند (38).
مديريت موفقيت آميز پرتفوليو، به معني آن است كه همه سطوح مديريتي بايد به طور موثر از تلاشهاي مرتبط حمايت كنند و به طور شفاف و مستمر، نتايج فعاليتهاي مديريت پرتفوليو را به سازمان منعكس كنند (43).

3-3. فرايندهاي مديريت پرتفوليو
مديريت پرتفوليو از راه فرايندها، به كارگيري دانش، مهارتها، ابزارها و تكنيك‌هاي مربوطه محقق مي شود. مديريت پرتفوليو، يك فرايند تجاري است كه بر لزوم ارتباط تك تك فرايندهاي پرتفوليو با يكديگر در يك توالي پايدار تاكيد مي كند تا روند تصميم‌گيري نهايي و توازن پرتفوليو تسهيل شود.
براي اجراي فرايندهاي پرتفوليو، شرايط زير بايد وجود داشته باشد (48):
الف. سازمان – ازجمله مديريت – به تئوري مديريت پرتفوليو اعتقاد داشته باشد.
ب. تعدادي پروژه و برنامه وجود داشته باشد.
پ. دسترسي به پرسنل داراي مهارتهاي مناسب براي مديريت پرتفوليو امكان پذير باشد.
ت. فرايندهاي مديريتي پرتفوليو وجود داشته باشد.
ث. نقشها و مسئوليت‌هاي سازماني، تعريف شوند.
ج. يك برنامه تبادل اطلاعات براي انعكاس تصميم‌هاي تجاري در سراسر سازمان تنظيم شده باشد.
گروههاي فرايند مديريت پرتفوليو به دو دسته شامل، گروه فرايند هم ترازكننده و گروه فرايند كنترل و نظارت تقسيم مي‌شوند.
گروه فرايند هم، ترازكننده عبارت است از: شناسايي، دسته بندي، ارزيابي، گزينش، اولويت بندي، توازن پرتفوليو و تنفيذ.
گروه فرايند نظارت و كنترل عبارت است از: گزارشگري و بازبيني پرتفوليو، تغيير استراتژيك.
هنگامي كه شرايط محيطي داخل و خارج سازمان تغيير مي كند، معيار مربوط به تعيين تركيب و مسير پرتفوليو ممكن است تغيير كند. رهبري جديد ممكن است بخواهد تا استراتژي‌ها را براساس هدفهاي متفاوت تنظيم نمايد(78).

4-3. پيوست‌‌ها
1-4-3. پيوست يك (86):
الف. توسعه مقدماتي استاندارد مديريت پرتفوليو
ب. فعاليتهاي مقدماتي
پ. تهيه پيش نويس براي استاندارد مديريت پرتفوليو
ت. ارائه و تعيين استاندارد مديريت پرتفوليو
2-4-3. پيوست دو (96):
الف. ياري دهندگان و بررسي كنندگان استاندارد مديريت پرتفوليو
ب. تيم اصلي پروژه استاندارد مديريت پرتفوليو
پ. ياري دهندگان اصلي
ت. اعضاي تيم پروژه مديريت پرتفوليو
ث. منتقدان و ياري دهندگان پيش نويس نهايي
ج. گروه مشاور عضو در برنامه استانداردهاي مديريت پروژه
Project Management Institute)=PMI)
چ. كاركنان توليد.
3-4-3. پيوست سه
اين پيوست خلاصه اي از ابزارها و تكنيك‌هايي را ارائه مي كند كه از سوي سازمانها براي اعمال مديريت پرتفوليوهاي پروژه، به كار گرفته مي شود (137-97):
الف. ابزارها و تكنيك‌هاي فرايند شناسايي
ب. ابزارها و تكنيك‌هاي فرايند دسته بندي
پ. ابزارها و تكنيك‌هاي فرايند ارزيابي
ت. ابزارها و تكنيك‌هاي فرايند گزينش جزء
ث. ابزارها و تكنيك‌هاي فرايند اولويت بندي اجزا
ج. ابزارها و تكنيك‌هاي فرايند متوازن سازي پرتفوليو
چ. ابزارها و تكنيك‌هاي لازم براي تنفيذ
ح. ابزارها و تكنيك‌هاي فرايند گزارشگري و بازبيني پرتفوليو
خ. ابزارها و تكنيك‌هاي فرايند پيگيري تغيير استراتژيك.

4. بهره مندان از كتاب
كتاب استاندارد مديريت پرتفوليو مي تواند زواياي تازه‌اي را پيش روي مديران ايراني قرار دهد. اين كتاب به مديران كمك مي كند تا تعريف درستي از پروژه موفق داشته باشند. كتاب مي تواند براي مجريان ارشد، پرسنل مديريت كه متصدي استراتژي سازمان هستند، مديران پرتفوليو، مديران برنامه و پروژه، مشتريان، ذي‌نفعان، آموزش‌دهندگان، مشاوران، مربيان و پژوهشگران استاندارد مفيد و موثر باشد.